Как прожить яркую жизнь

Фокус на прошлом	Фокус на настоящем	Фокус на будущем
Анализ выручки	Обучение	Планирование преемственности
Распоряжение ожиданиями	Соответствие ожиданиям	Формулирование ожиданий

Почему данная модель дает результаты

Организующая модель «прошлое-настоящее-будущее» позволяет определить, что необходимо выполнить сегодня во всех трех категориях. Тщательно продумывая все три временные рамки — прошлое, настоящее и будущее, мы обеспечиваем грамотную организацию и адекватную подготовку.

После того как мы распределим виды деятельности по упомянутым категориям, самое время установить приоритеты: что необходимо сделать в первую очередь в каждой из категорий?

Фокус на прошлом

Что следует скорректировать? На какие сообщения ответить? Какие отчеты нужно составить или перечитать? Кто ждет ответной реакции?

Фокус на настоящем

Какие встречи запланированы на сегодня? Какие срочные вопросы возникли сегодня? Какова схема передвижений на сегодня? Какие сроки заканчиваются сегодня?

Фокус на будущем

Какие проекты или предложения следует подготовить? О чем нужно позаботиться (поездки, отпуск, приглашения, конференции)? Какие сроки подходят к концу?

Расстановка приоритетов

Факторы, мешающие распределять приоритеты:

• отсутствие целеустремленности или мотивации;

• постоянное отвлечение внимания и перерывы;

• увязание в чрезмерных деталях;

• слишком большое количество дел за чересчур короткий срок;

• недостаточный объем ресурсов;

• неграмотное планирование и плохие организационные навыки;

• склонность к промедлению;

• неумение расставлять приоритеты и придерживаться графика;

• неумение грамотно делегировать полномочия;

• неумение принимать своевременные решения;

• затяжные и безрезультативные собрания.

Основные правила расстановки приоритетов

1. Записывайте все виды деятельности. Письменно фиксируйте все обязанности, конкурирующие между собой приоритеты, задания и дела на день или неделю.

2. Определите первостепенные цели. Составьте список главных целей на день или неделю.

3. Руководствуйтесь «правилом 80/20». Определите, какие 20 % работы дают 80 % результатов, приближая вас к поставленной цели.

4. Разделите важное и срочное. Решите, какие задания являются важными, а какие — срочными. На данном этапе учитывайте степень влияния одних задач на другие и последствия невыполнения некоторых из них (например, мы должны выполнить какую-либо работу для коллеги, который без нее не сможет выполнить свою часть работы).

5. Ранжирование. Используйте систему ранжирования для планирования, например:

• задания А отличаются высоким приоритетом и должны быть выполнены без промедления;

• задания Б отличаются средней степенью важности, но должны быть выполнены сразу после заданий А;

• задания В незначительны и могут быть выполнены в любое время.

6. Составьте график. Укажите конечные сроки по каждому заданию и подсчитайте время, необходимое для их выполнения. Не забывайте о задачах, которые можно объединить для повышения производительности. Например, можете ли вы совместить менее важное задание с более важным?

7. Пересматривайте и корректируйте цели, определите награду за своевременное выполнение задания и вносите необходимые коррективы.

8. Проводите чистку. По возможности вычеркивайте из перечня пункты, находящиеся в конце, с которыми вы, скорее всего, не успеете разобраться, и переносите их в какой-нибудь резервный список.

21. Организация для качественной жизни

С помощью увеличительного стекла можно сфокусировать солнечные лучи и поджечь лист бумаги. Это полная противоположность распылению, разбрасыванию. Спорадические усилия дают такие же спорадические результаты. Целенаправленность усилий — единственный путь к успеху.

Фокусирование — залог организованности. Или наоборот? В любом случае, только после того как мы упорядочим свои графики, повседневную жизнь, работу, мы можем преодолеть любые препятствия и не спасовать перед чрезмерно детализированными обязанностями, постоянно меняющимися условиями работы и расширяющейся сферой ответственности.

Организация обеспечивает фокус

Чем выше по карьерной лестнице вы поднимаетесь и чем больше полномочий на себя взваливаете, тем сложнее становится организовывать и ранжировать ежедневные, еженедельные и ежемесячные обязанности. И на работе, и дома нам приходится исполнять взятые на себя обязательства, следить за реализацией проектов, определять текущий статус, быть внимательным к деталям и составлять планы на будущее.