i 002456b8cccf0f26

решения сложных и запутанных вопросов, которые обязательно сопутA

ствуют закупочной деятельности, советую применить вариант, которым

я пользуюсь сама. Как бы я ни была занята, если возникает срочный

или не очень срочный, но, тем не менее, важный вопрос, я немедленно

откладываю все дела и сразу решаю его.

На первый взгляд этот подход кажется нерациональным, однако на

практике он очень удобен и оправдывает себя на сто процентов. Хотя

бы потому, что, записывая в еженедельник очередное задание, вы на

капливаете работу, вместо того чтобы делать ее.

Поскольку вы постоянно заняты другими делами, у вас очень долго

могут «не доходить руки» до решения внеплановых вопросов, изAза

чего вы наверняка будете получать регулярные «подзатыльники» от

начальства, задерживаться на работе и то и дело устранять возникаюA

щие изAза вашей нерасторопности авралы, решать многие вопросы

в суете и спешке и т. д.

Ну и, наконец, не самый крупный, но, возможно, самый неприятA

ный подводный камень — это необходимость работы с бумажными

документами. Большинство закупщиков вынуждены сами заниматься

проверкой счетов и счетовAфактур, подписанием товарных накладных

и т. д., поскольку являются промежуточным звеном между поставщиA

ками и бухгалтериями предприятий.

По данным консалтинговых компаний, при работе с бумажными доA

кументами около 15% всех документов теряется безвозвратно, до 30%

рабочего времени сотрудников уходит на поиск нужной «бумажки»,

а каждый документ в среднем приходится копировать от 3 до 10–12 раз.

Ужас! У меня лично было множество случаев, когда сдаваемые мной

в бухгалтерию для оплаты или учета документы исчезали безвозвратA

но. С одной стороны, подобные случаи выставляют закупщиков в дурA

ном свете перед поставщиками («раз у вас там такой бардак с докумен

тами, значит, вы вообще несерьезная компания!»), с другой стороны,

заставляют их делать часть работы в двойном, а то и тройном объеме.

Правильный курс: если ваша компания не планирует в ближайшем

будущем переходить на электронный документооборот, единственный

выход — завести себе специальный регистрационный журнал и запиA

сывать туда все проходящие через вас документы, а также сдавать их

ответственным лицам под роспись. Это тоже достаточно трудоемко,

152 Часть I. Как закупщик закупщику...

но дисциплинирует и позволяет хотя бы отчасти контролировать доA

кументооборот.

В целом могу сказать, что к портрету, который был схематично наA

рисован нами в предыдущей главе, стоит добавить, что из закупщиA

ков, которых не сбили с курса эти и другие «подводные камни», полуA

чаются самые лучшие рискAменеджеры и директора по управлению

рисками.

Это действительно так!

FAQ

1. На какие аспекты закупок надо обращать внимание в первую оче

редь?

На все указанные выше.

Кроме того, хочу отметить, что главный риск в сфере закупок лежит

в области охвата информации. Бывает так, что изAза огромного колиA

чества текущих вопросов закупщик забывает о какихAто более глобальA

ных вещах: планировании, проверке товарных остатков, отправке подA

писанных договоров поставщикам и т. д., и т. п. Решить эту проблему

помогает правильный таймAменеджмент, позволяющий увидеть «всю

картинку» целиком, а не разрозненные ее части.

Как бы вы ни были заняты, каждый день выделяйте не менее 15–

30 минут на то, чтобы «окинуть» взглядом все поле деятельности. ЛичA

но я решила проблему следующим образом: написание официальных

«негорящих» писем — только после работы, проверка текущих остатA

ков товаров на складах — каждые 2 дня. При решении любых вопроA

сов с «трудными» поставщиками — обязательный «контрольный» звоA

нок в конце дня.

Глава 9. О прозрачности закупок. Шесть

«классических» и шесть «оригинальных»

способов обеспечения прозрачности

Степень прозрачности предмета зависит

от его способности пропускать и преломлять световые лучи.

Из учебника физики

«Прозрачность закупок» — не путать с призрачностью! — очень поA

пулярное в последнее время словосочетание, которое употребляют по

поводу и без, вкладывая в него совершенно разный смысл. Это и «честA

ные объективные закупки», и «закупки без предвзятости и личной заA

интересованности», и «всем понятные и ясные финансовые схемы»,

и «процедуры, исключающие влияние человеческого фактора», и т. д.,

и т. п.

Так что же такое прозрачность закупок? И как добиться того, чтобы

процесс стал максимально прозрачным?

По сути, если выделить из всех вышеприведенных определений главA

ное, то можно сделать вывод, что прозрачность закупок — это такая

организация процесса, которая не позволяет никому усомниться в их

правильности и обоснованности.

Существует несколько способов добиться такого положения вещей —