Agile Life. Как вывести жизнь на новую орбиту, используя методы agile-планирования, нейрофизиологию и самокоучинг

Группировка задач одного типа в один блок здорово увеличивает продуктивность. Переключение контекстов приводит к потере энергии, плюс наличие структуры в расписании успокаивает нашу вахтершу-амигдалу.

Миллиардер Джек Дорси одновременно управляет двумя огромными компаниями: Twitter и Square. Чтобы структурировать свое время, он использует тематические блоки для каждого дня недели.

Понедельник

Управление и операционная деятельность

Вторник

Развитие продукта

Среда

Маркетинг и внешние коммуникации

Четверг

Вопросы разработки и работа с партнерами

Пятница

Наем сотрудников и культура компании

Стив Джобс придерживался схожей системы: понедельники были посвящены встречам с топ-менеджерами компании, по средам он занимался вопросами рекламы. Помимо тематических дней, ежедневно после обеда он проводил встречи по дизайну с Джонатаном Айвом.

Даже если вы не управляете многомиллиардной компанией, тематические блоки в расписании помогут вам повысить продуктивность. Вот что делаю я...

Блок для синхронизации с командой. По понедельникам я созваниваюсь с каждым членом команды, находящимся в моем прямом подчинении. Помогаю оперативно решить проблемы, которые мешают им двигаться вперед, обсуждаем план работы на неделю. Выделение двух часов раз в неделю на такие встречи (большинство из них длится всего 10–15 минут), снижает необходимость в ворохе имейлов. Сотрудники знают, что все несрочные вопросы можно будет обсудить на ближайшей еженедельной встрече.

Блок для стратегии и «большой картинки».  По четвергам я выделяю несколько часов на работу над стратегией. В это время я генерирую идеи для будущих направлений, анализирую, что происходит в компании, что работает, а что требует изменений. Это время я провожу вне офиса, чтобы вынырнуть из повседневного рабочего потока и задать альтернативный контекст для мозга.

Писательский блок. Каждое утро, после пробежки, медитации и чтения, я в течение 25 минут пишу. Это могут быть полезные посты для социальных сетей или наброски глав для книги.

Что, если вы не руководитель, а, например, фотограф? Выделите тематические блоки в своем расписании, когда вы занимаетесь обработкой отснятого материала или работой над продвижением своего блога для привлечения клиентов.

Одна моя знакомая, крупный YouTube-блогер с многомиллионной аудиторией, с помощью тематических блоков выделяет время на создание контента. В один день она сразу снимает несколько роликов, в другой — занимается подготовкой и редактированием материалов, в третий — продвижением канала и работой с партнерами.

ЗАДАНИЕ № 1

Проанализируйте свои рабочие задачи и подумайте, какие тематические блоки будут уместны для вашей деятельности.

Название блока

Какие задачи в него попадают?

1

2

3

4

5

ЗАДАНИЕ № 2

Подумайте, сколько потребуется времени на каждый из них и на какие дни недели вы можете их запланировать ^[18] .

Пн

Вт

Ср

Чт

Пт

8:00

9:00

10:00

11:00

12:00

13:00

14:00

15:00

16:00

17:00

18:00

19:00

20:00

Даже если у вас нестабильное расписание и распланировать неделю по тематическим блокам не представляется возможным, постарайтесь сформировать хотя бы два-три получасовых «островка» в своем графике, когда вы точно знаете, чем будете заниматься.

Смысл этих островков в ощущении контроля над расписанием. Если будет «штормить», вы будете знать, что вам есть где «пришвартоваться».

Я советую внести эти тематические блоки в календарь. Наличие такой структуры здорово упростит задачу планирования дел, к которой мы приступим прямо сейчас.

ПЛАНИРОВАНИЕ НЕДЕЛИ

Каждое воскресенье ^[19]  я провожу 25-минутную сессию и формирую свой график на будущую неделю.

Первым делом я удаляю из списка «Входящие» дела, которые утратили актуальность.

Если не уверена, хочу ли я тратить на задачу время в ближайший месяц, она переносится в третий список — «Идеи».

Остальные задачи переношу в «Планы», установив приоритет, дедлайн и приблизительный бюджет в помидорках.

На выходе список задач «Входящие» должен остаться пустым.

Далее перехожу к разбору списка «Планов». Все задачи в этом списке уже имеют дедлайн, приоритет и бюджет в помидорках.

Я выбираю задачи на будущую неделю (включая просроченные задачи, которые не были выполнены) и блокирую на них время в календаре с учетом тематических блоков.

Важно не перерасходовать бюджет — в день можно запланировать не более 12 помидорок (6 часов) рабочего времени.

АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ ДНЯ

Дополнительно к недельному планированию я провожу экспресс-корректировку расписания в конце рабочего дня. Это происходит сразу после финальной за день обработки почты, перед тем как уйти из офиса.

Отмечаю в списке запланированных дел все задачи, которые были выполнены за день.

Для невыполненных задач нахожу новое место в календаре.