Agile Life. Как вывести жизнь на новую орбиту, используя методы agile-планирования, нейрофизиологию и самокоучинг

Как только вы выстроите простую систему обработки и структурирования всей этой информации, спокойствия и пользы станет больше, а броуновского движения, съедающего батарейку, — меньше.

«ПОМИДОРНЫЙ БЮДЖЕТ»

Первый шаг — формирование общей структуры вашего дня и недели. В предыдущей главе мы договорились выставить границы рабочего времени. Для примера возьмем стандартный 8-часовой рабочий день с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед с 13:00 до 14:00.

Бюджет рабочего времени предпочитаю измерять не в часах, а в «помидорках » . Pomodoro — это, пожалуй, самая простая и действенная техника повышения личной эффективности. Рабочий процесс делится на блоки сфокусированной работы длительностью 25 минут с обязательным 5-минутным перерывом.

Можно приводить сотни исследований, подтверждающих эффективность этой методики ^[16] , а можно просто попробовать.

Поставьте таймер на 25 минут и приступайте к выполнению задачи. Когда время закончится, отдохните 5 минут. Сделайте четыре подхода. Вы удивитесь, сколько задач вы успеете выполнить за эти два часа.

Обратный отсчет времени и тикающий таймер мобилизуют внимание, а гарантированный отдых и небольшой объем задачи снимают нервозность и снижают когнитивную скуку (наш директор, префронтальная кора, не любит долго выполнять однообразную деятельность).

Мелкие задачи длительностью 5–10 минут удобно группировать в одну pomodoro ( помидорку ), а крупные проекты нужно разбивать на блоки по 25 минут.

Последнее, кстати, здорово помогает поддерживать уровень «бонусных »  нейромедиаторов. Начало каждого рабочего интервала сопровождается всплеском дофаминовой мотивации и завершается серотониновой наградой.

В 40-часовую рабочую неделю помещается 80 помидорок (16 помидорок в день). Это и есть ваш «помидорный бюджет »  на неделю. Давайте разберем, как грамотно его инвестировать.

ПРИОРИТЕТНЫЕ

И РУТИННЫЕ ЗАДАЧИ НА ДЕНЬ

Утренние часы и первые 8 помидорок моего дневного рациона я выделяю на приоритетные задачи. Это идеальное время для проработки новых идей, анализа сложных ситуаций, принятия важных решений.

Компания Redbooth проанализировала 28 миллионов (!) задач, выполненных пользователями их платформы, чтобы выявить тренды в личной эффективности сотрудников.

Результаты, полученные эмпирическим путем, совпали с выводами нейрофизиологов, которые утверждают, что пик продуктивности приходится на период через 2–4 часа после пробуждения.

Я не трачу это «золотое время» на разбор почты, рутинные звонки, встречи и бумажную работу, не требующую серьезной когнитивной нагрузки. Все задачи «второй величины» я выполняю после обеда.

Планируя рабочий день, я учитываю длительность задачи в помидорках. Например:

созвониться по проекту с подрядчиком — 🍅

подготовить презентации к выступлению — 🍅🍅🍅

обсудить бюджет на маркетинг — 🍅🍅

Из 16 ежедневных помидорок я планирую только 12, а 4 оставляю свободными на случай, если возникнет внеплановая задача или решение какого-то вопроса займет больше времени.

Выделение 25 % буферного времени (по часу до и после обеда) — спасение от цейтнота и паники, которая возникает при «наползании» одной задачи на другую.

Получается следующая структура рабочего дня.

Время

Тип задач

Блоки pomodoro

9:00–13:00

Приоритетные задачи

🍅🍅🍅 🍅🍅🍅

+ буферные 🍅🍅

13:00–14:00

Перерыв

14:00–18:00

Рутинные задачи

🍅🍅🍅 🍅🍅🍅

+ буферные 🍅🍅

Кроме стандартных 25-минутных блоков pomodoro, можно использовать двойные или тройные помидорки.

🍅

30 мин.

🍅🍅

60 мин.

🍅🍅🍅

90 мин.

Работа

25 мин.

50 мин.

75 мин.

Отдых

5 мин.

10 мин.

15 мин.

Не стоит начинать с больших помидорок! Сначала приучите себя к маленьким. Если вы без проблем удерживаете концентрацию на одной задаче в течение 25 минут, плавно увеличивайте размер блоков pomodoro.

Двойные и тройные помидорки лучше работают в первой половине дня, когда концентрация внимания на максимуме.

Использовать их стоит для комплексных задач, требующих глубокого погружения. Над задачами средней сложности или крупными рутинными проектами я советую работать блоками по 25 минут.

ФИКСИРОВАНИЕ

ВХОДЯЩИХ ЗАДАЧ

Главное правило в работе с задачами — не держать их в голове. Из первой части книги вы помните, что за кратковременную память отвечает префронтальная кора, директор. И если в архивном отделе трудится много сотрудников и на полках достаточно пространства для хранения документов, на столе в офисе директора места куда меньше.

И вообще, не годится ресурс директора огромной корпорации использовать для таких мелочей — у него есть более важные дела. Делегируйте хранение задач планировщику.

Списки дел можно вести в бумажном виде, но я настоятельно рекомендую электронный формат.

Задачи никогда не потеряются и синхронизируются сразу на всех устройствах. Я могу фиксировать их на телефоне, планшете и ноутбуке.

Можно надиктовывать задачи на ходу с помощью функции распознавания голоса, доступной на большинстве смартфонов.