Agile Life. Как вывести жизнь на новую орбиту, используя методы agile-планирования, нейрофизиологию и самокоучинг

Даже если телефона нет под рукой (что в ряде случаев полезно для продуктивной работы и отдыха), я могу внести задачу в список с помощью умных часов.

Важно фиксировать задачи строго в одном месте. Если одна часть дел записана в ежедневнике, другая – на листиках, а третья — в приложении на телефоне, то толку от такой системы не будет. Еще раз повторю: все задачи — в одном месте. Это место называется «Входящие».

На этапе внесения задач в список не нужно их сортировать, категоризировать, раскладывать по папкам, планировать на какой-то день. Просто выгружаете из мозга, не обрабатывая.

Идете по магазину и вспомнили, что нужно купить второй половинке подарок на день рождения, — запишите задачу в список.

Едете в машине, и пришла идея эксперимента по маркетингу для клиента — надиктуйте ее, чтобы не потерять.

Во время разговора с командой появилась задача, которую вы должны проконтролировать, — внесите ее в список.

Ключевое правило — делать это сразу, не откладывая. Удерживать задачу в оперативной памяти — это как оставить включенным фонарик на телефоне: батарейка сядет моментально, а если понадобится решать важные задачи, то ментальной энергии не останется.

ОБРАБОТКА ЭЛЕКТРОННОЙ

ПОЧТЫ И СООБЩЕНИЙ

Когда вы проверяете почту и рабочие мессенджеры? Когда выдается минутка или как только всплывает уведомление? Это очень неэффективная практика.

Согласно опросу более 500 работников интеллектуального труда в США, проведенного компанией RescueTime, 9 из 10 респондентов признались, что их рабочий день находится вне их контроля.

Отсутствие контроля над происходящим — угроза для амигдалы, отдела безопасности, со всеми вытекающими последствиями: выгоранием, нарушением сна и памяти, способности приоритизировать.

Разумеется, контролировать все невозможно, но есть вещи, на которые вы можете повлиять. Первое, что можно сделать — выставить щит, который укроет вас от бомбардировки входящих сообщений. Этот щит — кнопка «Не беспокоить» в настройках телефона.

Проверка почты и рабочих мессенджеров должна происходить по расписанию, а не когда придется. В зависимости от характера вашей работы она может происходить пару раз в день или каждые полтора часа, но она не может быть постоянной.

Вашему директору, префронтальной коре, нужно время на концентрацию. Если дверь его офиса слетит с петель от постоянных визитеров, то работать ему будет некогда.

Думаю, у вас такое было: безумная неделя, куча беготни… А потом смотришь на реально проделанную работу и понимаешь, что все это броуновское движение. Время работы и время обработки новых задач нужно разграничивать.

Итак, вам нужно определить время для обработки входящих сообщений. Я рекомендую выделить для этого 25 минут до обеда (сразу после выполнения приоритетных задач) и 25 минут в конце рабочего дня ^[17] . Это время можно сразу заблокировать в календаре.

Как происходит обработка электронной почты.

1. Я читаю сообщение или письмо. Если в нем содержится задача (для меня или другого сотрудника, когда результат я должна проконтролировать), то у меня есть три варианта действий.

Если задача требует менее 2-х минут, то я выполняю ее сразу же. Например, в письме коллега предлагает созвониться по поводу нового проекта и спрашивает, свободна ли я в пятницу в 16:00. Проверить календарь, добавить новое событие и отправить ответное письмо я могу за пару минут, поэтому делаю это сразу.

Если задача требует более 2-х минут и ее нужно выполнить прямо сегодня, то я оцениваю временной бюджет задачи в помидорках и бронирую время на ее выполнение в календаре. Для таких ситуаций и нужно буферное время.

Если задача требует более 2-х минут, но сегодня ее делать не нужно, то я вношу ее в список задач «Планы». Разница с «Входящими» в том, что все дела здесь уже обработаны, указан дедлайн, приоритет задачи и бюджет времени.

2. Если в письме содержится идея или предложение без конкретного дедлайна или необходимых от меня действий, то я фиксирую ее в списке «Идеи».

3. После обработки все письма переносятся в архив. Сортировать их нет смысла: в будущем, чтобы найти письмо, достаточно воспользоваться поиском.

Задача обработки — сделать так, чтобы во входящих сообщениях в почтовом клиенте было пусто. Zero inbox — это очень приятно, попробуйте. Аналогично в рабочих мессенджерах после обработки должно быть 0 непрочитанных сообщений.

ТЕМАТИЧЕСКИЕ БЛОКИ

В КАЛЕНДАРЕ

Я долгое время пользовалась исключительно бумажными ежедневниками (даже издала собственный!), но сейчас перешла на электронный формат.

Он предполагает большую гибкость: задачи удобно перетаскивать, если график съезжает, можно запланировать встречи на несколько месяцев вперед и настроить повторяющиеся события. Ну и календарь всегда под рукой (или даже на руке, если пользоваться смарт-часами).

Первое, что полезно сделать со своим еженедельным расписанием, — это выделить в нем тематические блоки.