Убедительное письмо. Как использовать силу слов

В эту категорию входят такие методы, как группирование, графические схемы связи и другие схематичные методы. В основном все они строятся по одному принципу: нарисовать круги и/или линии, связывающие мысли и ключевые слова.

В середине листа напишите основную тему своего документа. Вокруг набросайте все свои мысли относительно этой темы. Затем соедините линиями темы и сгруппируйте их. Отредактируйте схему, чтобы тщательно структурировать свои концепции.

Приведем пример визуального плана.

Любой визуальный план все равно придется превратить в список, отражающий структуру вашего документа.

Аналитический план

Это красивый термин для составления списка. Я большой поклонник бумажных списков, но с электронными списками намного проще работать. Больше особо нечего сказать на эту тему.

И в том и в другом случае вам понадобится некая структура, которую вы будете заполнять своими мыслями. Об этом мы поговорим чуть позже.

Черновой вариант

Все очень просто: вы записываете свои мысли на бумаге.

Основные рекомендации:

• Напишите заголовок «Черновой вариант». Это напомнит вам, что не нужно заботиться об аккуратности.

• Начав писать, не останавливайтесь. В противном случае вам понадобится намного больше сил, чем при непрерывном процессе письма.

• Если же вам обязательно надо прерваться, запишите для себя подсказки и напоминания, чтобы вспомнить, о чем вы хотели написать, когда вернетесь к тексту.

• Если не знаете, что писать, сделайте примечание или поставьте какой-нибудь символ. Это напомнит вам, о чем вы хотели здесь написать, например: >>> Написать о примечаниях <<<. Только обязательно выделите это примечание: очень неприятно обнаруживать такие примечания в тексте после отправления его адресату, особенно если там есть нелестный отзыв об аудитории.

• Установите сроки для составления чернового варианта, чтобы полностью сосредоточиться на этой задаче.

Недостаток составления черновика заключается в том, что он требует дополнительного времени на редактирование, особенно если вам нужно уложиться в ограниченный объем текста. В этом случае лучше составить черновик в виде отдельных пунктов, как показано в разделе «Семь шагов к лаконичности» в главе 5.

Редактирование

Об этом мы уже говорили в главах 5, 6 и 7. Перечитайте весь документ, страницу за страницей, исправляя ошибки, избавляясь от длинных, заумных слов и приводя в порядок структуру.

Если есть возможность, попросите кого-нибудь прочитать текст, прежде чем отправлять его адресату. Не знаю ни одного писателя, который мог бы сам найти все свои ошибки.

Обычно легче редактировать поэтапно, а не весь текст сразу. Вот примерная последовательность:

1) длина предложений и слов;

2) глаголы;

3) правописание;

4) композиция;

5) поправки другого человека.

Редактировать следует очень тщательно и внимательно – нельзя читать по диагонали. Найдите тихое, спокойное место и уделите этому много времени.

Статистика читабельности

Возможно, вам понадобится статистика читабельности во время редактирования. Большинство современных электронных программ редактирования текста содержат такую опцию, давая информацию о «читабельности» текста. Например, Microsoft Word использует Flesch Reading Ease и Flesch-Kincade Grade Level. Первая программа дает процентный результат, указывающий, насколько ваш текст легко читать. Вторая программа переводит этот результат в уровень образования по американской системе. Это показывает, сколько лет должно быть вашим читателям, чтобы они легко поняли ваш текст с первого раза.

Для того чтобы получить возраст аудитории, добавьте пять к уровню образования. Приведем примеры:

«Нам противостоят непрекращающиеся попытки доминирующих организаций навязать свои неоправданные и неконкурентные услуги существующему рынку, не задумываясь о том, как это повлияет на общество. Мы будем ревностно защищать малый и средний бизнес от притеснений со стороны более крупных организаций, особенно когда социальное и экологическое воздействие противоречит интересам государства».

Читабельность: 0 %.

Уровень образования: 23,6 (возраст 28,6).

«Эта кошка рыжая. Я люблю кошек. Я хочу погладить эту кошку. Ты любишь кошек?»

Читабельность: 100 %.

Уровень образования: 0 (возраст 5 лет).

Внимание! Статистика легкости чтения – это всего лишь показатель, и его следует использовать, учитывая особенности аудитории. Помните о следующем.