Убедительное письмо. Как использовать силу слов

• Текст должен соответствовать возрасту аудитории. Язык из второго примера, который мы привели выше, подходит трехлетнему ребенку, а выпускнику Оксфорда покажется чересчур снисходительным. Точно так же более сложный текст недоступен для понимания младшей аудитории.

• Представьте себе, что у всех взрослых навыки чтения 18-летнего подростка, если, конечно, вы не уверены в противном. Если вы знаете, что вся аудитория имеет более высокий уровень чтения и оценит более сложный текст, пишите в соответствующем стиле. Если же вы не уверены в этом, считайте, что у аудитории минимальный для взрослого уровень чтения, то есть на уровне 18 лет (уровень образования 13).

• Необходимый профессиональный жаргон. Статистика не учитывает необходимость использования профессиональных слов. Медицинская статья всегда будет названа менее читабельной, чем письмо сотрудникам компании, даже если «вспомогательный язык» в основном окажется одинаковым.

• Грамматические ошибки. Статистика не учитывает грамматические ошибки. Например, предложение с неверной пунктуацией может быть признано более «читабельным», чем предложение, написанное без ошибок.

Так что статистика читабельности – полезный показатель, но не правило. Если уровень образования текста от 10 до 13, скорее всего, этого вполне достаточно для большинства деловых документов, учитывая, конечно, что у вас нет грамматических ошибок.

Структура документа

В процессе планирования документа определяется его структура. Или же метод рассказа может диктовать определенный порядок разделов, необходимый для достижения нужного результата. Если нет, вам пойдут на пользу следующие рекомендации.

Но сначала – общее правило.

Правило 24: основная мысль текста должна быть доступной.

Это не значит, что надо постоянно говорить о ней. Просто используйте заголовки, композицию так, чтобы подвести читателя к основной мысли. Но даже в этом случае вам не помешает воспользоваться одной из следующих структур.

• Хронологическая композиция: определяется временем. Сначала рассказываете о последних событиях, чтобы добиться сильного воздействия.

• Географическая: по месту, например обзор глобальной деятельности.

• Проблема – Причина – Решение: говорит сама за себя. Еще одна удачная композиция для рассказа, привлекающая внимание читателя.

• Вопрос и ответ: обдумайте шесть вопросов (кто, как, почему, когда, где, что), выделите в виде заголовков, а затем ответьте на них. Чаще всего эти вопросы встречаются в таких разделах, как FAQ (часто задаваемые вопросы) на веб-сайтах.

• От простого к сложному: начните с информации, которой обладает читатель, а затем постепенно ознакомьте его с новыми сведениями.

• От общего к частному: представьте общую картину, прежде чем рассказывать об ее деталях и особенностях.

• По степени важности: начните со вступления, затем ошарашьте важной новостью, потом подайте второстепенную новость, затем еще более незначительную и т. д. Чаще всего эта композиция используется, как вы догадались, в новостях.

• SCRAP:

– Ситуация: о чем речь?

– Проблема: что не так?

– Решение: как это исправить?

– Действие: кто и что должен сделать?

– Вежливость: концовка в дружелюбном тоне.

• SOAP:

– Ситуация: о чем речь?

– Задача: какова наша цель?

– Оценка: покажите данные исследования/анализа.

– Предложение: что следует сделать, принимая все это во внимание?

• 5P:

– Положение: опишите ситуацию.

– Проблема: что нужно изменить?

– Возможности: каковы варианты?

– Предложение: предпочтительный вариант.

– «Оформление»: как реализовать решение.

• Формальный отчет:

– Заголовок.

– Содержание.

– Резюме/конспект.

– Введение.

– Обсуждение.

– Заключение.

– Рекомендации.

Если вы все-таки не знаете, какую композицию выбрать, пойдите выпейте чашечку чая и вернитесь к этому попозже – что-то обязательно придет в голову.

Резюме

Писать без плана, чернового варианта и редактирования практически невозможно.

• Выберите структуру текста, которая подходит именно вам, – здесь нет универсальной композиции.

• Статистика читабельности – полезный показатель, но всего лишь показатель. Помните о целевой аудитории, когда используете эти данные.

• На этапе планирования самое главное – структура.

• Если не получается выстроить структуру, воспользуйтесь образцами.

Глава 9 Внешний вид, шрифты и форматирование