Убедительное письмо. Как использовать силу слов

Правило 26: делайте выравнивание по ширине только при наличии 10–12 слов в строчке. В других случаях выбирайте выравнивание по левому краю.

Заголовки

Заголовки – важнейшая часть любого документа, так как они обеспечивают структуру и поддержку тексту. Как человек без скелета был бы бесформенной массой, так и ваш документ будет непригодным без заголовков.

• Делайте заголовки крупными, выделяя полужирным шрифтом. Заголовки должны привлекать внимание читателя, поэтому для них нужно выбирать полужирный шрифт большего кегля, чем кегль основного текста, чтобы усилить воздействие.

• Делайте заголовки значимыми. Помните, что читатели чаще всего просматривают текст по диагонали. Включение основных фактов в заголовки повысит шанс на получение нужной реакции читателя. Например, можно сделать заголовок «Результаты». Или такой заголовок: «Текучесть до 10 %». Какой из заголовков полезнее для читателя?

• Нумеруйте заголовки. Если вы владеете текстовым редактором, пронумерованные заголовки помогут сделать перекрестные ссылки, автоматически составить оглавление и позволят легко редактировать текст, зная, что вам не придется их перенумеровывать.

• Подзаголовки должны отличаться. В этой книге подзаголовки не пронумерованы и намного меньше основных заголовков глав. Благодаря этому заголовки глав выделяются.

• Постарайтесь начинать главы с новой страницы. Придется оставлять пустое пространство, но это дает каждой главе четкую концовку и позволяет читателю сделать паузу. Это возможно не во всех документах, но необходимо в книгах и длинных отчетах.

• Приблизьте заголовок к тексту под ним. Сделайте пробел над заголовком больше, а под ним меньше, чтобы он не висел в воздухе.

Последнее, но не менее важное:

Правило 27: сделайте как можно больше значимых заголовков, как минимум, по два-три на каждую страницу формата А4.

Списки

Лучший способ продемонстрировать ценность списков – использовать их.

• Каждая строка списка должна отражать одну мысль.

• Строки списка должны отделяться межстрочными пробелами.

• Выделите списки. Например, выделив ключевую мысль шрифтом или строки – пробелами.

• Используйте нумерованные списки, только если это обоснованно. Например:

«Существуют три золотых правила:

1) правило 1,

2) правило 2,

3) правило 3.

• Если предложение перед списком заканчивается двоеточием, то перечисления в списке должны начинаться со строчной буквы, а завершаться двоеточием, в конце списка ставится точка. Если же предложение перед списком заканчивается точкой, то перечисления в списке начинаются с прописной буквы, а в конце ставится точка.

• Списки делаются с абзацным отступом.

• Списки выглядят лучше, если выровнять их по левому краю, так как отступ сокращает количество слов в строчке, увеличивая вероятность больших пробелов при выравнивании по ширине.

• Не делайте слишком длинных списков, особенно на несколько страниц. Этот список и так уже слишком длинный, но я сделал это как пример (честно!).

Таблицы и диаграммы

Иногда информацию легче воспринимать, если она представлена графически. Помните, что цель любого документа – убедить, и если таблица или диаграмма помогут читателю, это повысит шансы на достижение желаемого результата. Но есть один подвох: неудачные диаграммы причиняют больше вреда, чем неудачный текст.

Убираем лишние слова

Как правило, списки и фактические данные можно представить в виде таблиц. Приведем примеры тавтологий, которых следует избегать:

объединиться вместе, вернуться назад,

тихо подкрасться, слиться воедино,

упасть вниз, прошлый опыт,

повторить снова, основной по своей сути.

Эти примеры можно было представить в виде списка. Однако вместо списка мы использовали колонки. Это та же самая таблица, только без линеек. Это помогает визуально изменить текст, а также более эффективно использовать пространство. Фактические данные еще проще включить в таблицу. Например:

«Северный филиал принес около 23 000 фунтов в июле, 24 000 фунтов в августе и 28 000 фунтов в сентябре. Для сравнения: Южный филиал принес только 22 000, 23 000 и 25 000 фунтов соответственно».

Но лучше представить эти данные в виде таблицы:

Несколько слов о таблицах:

• для представления фактических данных больше подходят шрифты без засечек;

• лучше выравнивать цифры по правому краю – так проще сравнивать их;

• «головка» таблицы должна выделяться;

• нумерация таблиц помогает редактировать их и делать перекрестные ссылки.

Один рисунок стоит тысячи слов?