Убедительное письмо. Как использовать силу слов

В некоторых профессиях писательский процесс ограничивается написанием текста. Однако если именно вы отвечаете за подготовку и выпуск документа, придется задуматься о форматировании. Это возвращает нас к формуле «Реакция читателя = Результат». Если читатель легко найдет нужную информацию, он с большей вероятностью отреагирует так, как хотите вы.

В этой главе мы рассмотрим:

• выбор шрифта;

• внешний вид;

• заголовки;

• списки;

• таблицы и диаграммы.

Выбор шрифта

Как вы понимаете, одни шрифты легче читать, чем другие. Если вы выберете слишком витиеватый шрифт или слишком плотный, читателю будет сложно понять, что вы написали, и он потеряет интерес к документу.

По поводу читабельности различных шрифтов ведутся бурные споры, одни отстаивают шрифты с засечками,[16] другие – рубленые шрифты. Рубленые шрифты выглядят проще и четче шрифтов с засечками, что хорошо видно по букве «Т» в следующих примерах.

Троллейбус ехал по дороге (с засечками).

Троллейбус ехал по дороге (без засечек).

На самом деле читабельность от этого практически не зависит, так что выбор за вами. Некоторые исследования показывают, что в плотном печатном тексте шрифты с засечками читаются чуть лучше, но это зависит еще и от аудитории.

Как общее правило, большинство людей привыкли читать рубленые шрифты с экрана и шрифты с засечками в печати. Молодые люди (и представители некоторых профессий, например, инженеры) больше привыкли к рубленым шрифтам, так что главное – подобрать шрифт к определенной аудитории.

Единственная область, в которой рубленые шрифты имеют явное преимущество, – это воздействие. Освобожденные от лишних элементов, они производят более выгодное впечатление, поэтому идеально подходят для заголовков и выделений в тексте.

Примеры шрифтов с засечками (кегль 10 [17] )

Примеры рубленых шрифтов (кегль 10)

Какой шрифт выбрать?

Для документов формата А4 шрифт Times New Roman 12 – самый приемлемый.

Не старайтесь выбирать более мелкий шрифт при ограниченном объеме документа. Конечно, шрифт Arial Narrow позволит уместить на странице гораздо больше слов, чем Palatino, но его намного сложнее читать. Вместо этого воспользуйтесь методом лаконичного письма, сократив количество слов.

В двух словах, выбор шрифта из огромного их количества – личное дело каждого. Главное – убедиться в том, что аудитория сможет прочитать текст.

Внешний вид

Здесь есть одно очень простое правило:

Правило 25: чем больше «воздуха» – тем лучше.

Возможно, это покажется странным, но, поверьте мне, свободное пространство помогает выделить текст. Сплошной текст на странице с узкими полями, без межстрочных интервалов, без заголовков и выравнивания по ширине очень трудно читать. Приведем пример (рис. 1).

Рис. 1

Этот фрагмент взят из заявки на финансирование. Он содержит более 1600 слов на двух страницах вместо обычно размещаемых в подобных документах 1000 слов. Однако достаточно взглянуть на эти страницы, и сердце сжимается. Это отрывок из 66-страничного документа. Если бы вам пришлось прочитать 66 таких страниц, вы бы не поняли ровным счетом ничего, вам стало бы ужасно скучно, и у вас не возникло бы никакого желания финансировать этот проект. Сравните этот отрывок со следующим примером (рис. 2).

Рис. 2

Итак, почему этот документ читается легче?

1. Меньше слов (больше «воздуха»).

2. Ключевые слова выделены.

3. Больше заголовков.

4. Списки.

5. Графические элементы.

6. Врезки, выделяющие важный текст.

7. Цвет (но немного).

8. Выравнивание по левому краю.

Стоило добавить еще широкие поля. Мы еще вернемся к этому списку. Пока скажем несколько слов по поводу выравнивания.

Насколько выравнивание оправдано?

Имеется в виду выравнивание текста по краю страницы. Текст в этой книге в основном выровнен по ширине – и по левому, и по правому краям. Это часто встречается в газетных и журнальных статьях, когда текст верстается в колонках, а также в сборниках рассказов. Если взглянуть на большинство выровненных по ширине текстов, можно заметить, что в строчках меньше десяти слов. Когда в тексте узкие строчки и широкие поля, выравнивание по ширине выглядит профессионально. Выравнивание по ширине при маленьких полях сужает свободное пространство, и текст выглядит очень плотным.

В тех случаях, когда выравнивание по ширине неуместно, используйте выравнивание по левому краю. Оно также подходит и тогда, когда в строчках мало слов, поскольку при выравнивании по ширине останутся огромные пробелы между словами. Наконец, выравнивание по левому краю увеличивает свободное пространство на странице.

Выравнивание по правому краю используется редко в большинстве документов, так как выглядит беспорядочно и неаккуратно. Не думаю, что его стоит использовать и в ваших текстах.

Итак, простое правило: