От разработчика до руководителя

Сложности в распределении времени возникают тогда, когда вы утрачиваете ощущение важности проблемы. Срочность обычно воспринимается острее, чем важность. Хорошим примером здесь может служить подготовка ответов на сообщения, пришедшие по электронной почте. В e-mail легко потонуть как в отвлекающем моменте, поскольку красные точки говорят: пришли новые сообщения, срочно нужно обозначить их получение. А на самом деле как часто электронные сообщения бывают по-настоящему срочными? Электронная почта — пожалуй, самый плохой способ передачи срочных, чувствительных ко времени посланий. Может быть, это сообщение и выглядит как срочное, но по существу таким не является. Именно поэтому нам рекомендуют выделять для прочтения и подготовки ответов на электронные сообщения специальное время в течение дня. Мы также склонны подменять категорию заметное на категорию срочное в определении подлинной важности сообщений. Если какое-то совещание внесено в календарь, то это заметно; вы должны бы присутствовать на нем. Но на самом ли деле это совещание срочное или вы используете его просто как предлог, чтобы не задумываться о более рациональном использовании времени?

Есть много вещей, кажущихся срочными, но только кажущихся. Новости, Facebook, Twitter. Срочным может показаться чат, но чат настолько же плох для передачи действительно срочной и важной информации, как и e-mail, особенно в случае связанной команды. Сегодня на рабочих местах мы сместили значительный объем обмена информацией с e-mail на чаты типа Slack или HipChat. У этого есть и преимущества, и слабости. Однако важно заметить, что переместить общение в другие программы не значит прекратить общение. Слова и информация продолжают течь, просто поток уходит в другое пространство. А постоянство потока информации в чате может вас отвлекать еще больше, чем раньше.

Может быть и так, что вы тратите много времени на то, что срочно, но не слишком важно. И жертвуете вещами важными, но не срочными. Пример важной, но не срочной задачи — подготовка к совещаниям: подготовившись, их можно проводить эффективно и продуктивно. Совещания требуют усилий всех участников, а культура превращать их в короткие, но полезные требует усилий от всех сторон. Руководя несколькими командами, вы можете сэкономить много своего времени, если будете формировать в них правильную культуру проведения совещаний. Заставляйте людей нести ответственность за подготовку к совещаниям, наполненным смыслом. Просите заранее тщательно прорабатывать повестку дня. Любое стандартное совещание с участием группы людей, будь оно посвящено планированию, оценке прошлого опыта или разбору сильных и слабых сторон завершенного проекта, должно иметь понятную процедуру и ожидаемые результаты.

Одно из принципиальных отличий вашего положения как менеджера нескольких команд от предыдущей роли в том, что руководитель будет вправе считать вас достаточно зрелым, чтобы руководить собой и командами независимо. Это означает, что ваш руководитель априори доверяет вам заниматься всеми важными, но не срочными проблемами еще до того, как они превращаются в срочные, и в особенности срочные для него. Никто не может подсказать, как вам нужно формировать свой календарь, чтобы иметь на это время. Я видела, как некоторые менеджеры терпели неудачу, потому что не могли организованно жонглировать всеми проблемами.

Совещания могут относиться к категории вещей срочных, но не важных. И вы можете решить не посещать те, где в вашем участии нет видимой необходимости. В то же время в новом качестве будьте осторожны с чрезмерным применением этой тактики. Ведь ответственность за то, чтобы ваши команды успешно продвигались вперед, а люди в них были вовлечены в работу, лежит на вас. Если вы перестанете посещать внутренние совещания, то рискуете потерять ключики, открывающие тайны возникновения проблем на самом раннем этапе. И одной из проблем может быть как раз излишнее количество скучных совещаний. Присутствуя на них, не упускайте возможности внимательно вглядываться в лица членов своих команд, чтобы фиксировать интерес к общему делу. Если половина спит, смотрит пустым взглядом в пространство, припала к смартфонам или лэптопам или как-то по-другому игнорирует происходящее или демонстрирует незаинтересованность, то совещание становится пустой тратой времени. Ваше участие частично преследует цель контролировать динамику развития ситуации в команде и поддерживать моральный дух ее членов. Счастливая команда всегда будет ощущать прилив энергии и интерес. Несчастливая команда без мотивации к работе будет чувствовать опустошенность и апатию.