Кайдзен. Японский метод трансформации привычек маленькими шагами

Специалисты по психологии поведения признают, что электронная почта невероятно быстро вызывает привыкание, потому что имитирует так называемый режим подкрепления с переменным интервалом. На обычном языке это означает, что каждое письмо требует нашего внимания, потому что мы постоянно ждем следующего интересного послания. Даже если что-то важное будет содержаться лишь в одном из двадцати полученных сообщений, мы будем регулярно проверять всю почту, чтобы ощутить удовлетворение от этого важного сообщения, невзирая на то что все остальные – это спам или жалобы на засор в мужском туалете. Точно так же, как заядлые игроманы продолжают играть на слот-машинах в Вегасе, надеясь получить кучу денег, мы продолжаем ждать следующего интересного письма. Пусть это не так вредно, но все же бессознательное компульсивное побуждение проверять электронную почту, особенно когда вы не на работе, может привести к формированию вредной привычки, способной оказать чрезвычайно сильное негативное воздействие на вашу социальную и семейную жизнь. Даже если вы занимаетесь этим на работе, это означает, что вы постоянно находитесь между задачами и не «входите в зону». Предлагаю несколько идей осуществления мелких шагов, направленных на трансформацию вашего этикета электронной почты.

Не проверяйте почту по дороге на работу. В 2018 году были опубликованы материалы исследования, согласно которым половина всех офисных работников заглядывают в свой почтовый ящик по дороге на работу. Помните, что за это время вам никто не заплатит, так что лучше посвятите его себе.

Первый шаг кайдзен: выберите на неделе одно утро, когда вы не станете проверять электронную почту или вообще не будете думать о работе, пока не переступите порог офиса.

Отключите уведомления о сообщениях. У вас бывает так, что во время работы над каким-то заданием вдруг приходит письмо, срочно требующее вашего внимания? Со мной такое случалось очень часто, но однажды я (случайно) отключила уведомления и обнаружила, что мне гораздо легче концентрироваться.

Составьте график проверки почты. Он будет обусловлен характером вашей работы, но если вам приходится решать множество разнообразных задач, тогда подумайте, сможете ли вы каждый день в какие-то периоды времени не следить за электронной почтой и без помех заниматься другими делами. Когда вы не будете пытаться работать в режиме многозадачности, постоянно разрываясь между ответами на сообщения и другими делами, и вместо этого на длительное время сконцентрируетесь на чем-то одном, ваша продуктивность значительно повысится. Отключите функцию почтовых уведомлений и сконцентрируйтесь на каком-нибудь задании, которое требует вашего абсолютного внимания. Когда справитесь с ним, загляните в почтовый ящик. Практика показывает, что я почти никогда не пропускаю ничего важного, если на полчаса или сорок пять минут прекращаю следить за почтой. В тех случаях, когда людям нужно со мной связаться в срочном порядке, они звонят по телефону или приезжают, чтобы меня найти.

Сохраняйте в ящике для входящей корреспонденции только срочные сообщения. Если вы каждый день получаете массу писем и ваш ящик входящих сообщений разбухает до таких чудовищных размеров, что не дает вам спать по ночам, попробуйте сохранять в нем только те сообщения, которые требуют неотложных действий. Все остальное можно рассортировать по папкам и просмотреть позже. Приступить к этой задаче довольно трудно, особенно если писем скопилось очень много, поэтому попробуйте переместить все содержимое ящика в отдельную папку и затем извлекать из нее срочные задания. Удалить из папки остальные сообщения вы сможете позже, когда у вас будет больше времени.

Если вы получаете сообщение, вызывающее у вас гнев, оставьте его на полчаса. Лучше не отвечать на него сразу, когда вас переполняет ярость, это не поможет разрядить ситуацию. Вместо того чтобы чувствовать себя обязанным немедленно дать отправителю надлежащий отпор, оторвитесь на какое-то время от монитора или посоветуйтесь с кем-нибудь из умудренных опытом коллег.

Первый шаг кайдзен: попробуйте воспользоваться этим советом в следующий раз, когда получите раздражающее сообщение, и посмотрите, как это повлияет на ваше самочувствие.