Читаем Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум полностью

• Снять видеоролик, демонстрирующий правильное выполнение процесса, например проведение переговоров или размещение товаров в торговом зале.

• Записать скринкаст[188] – видеоинструкцию, где опытный специалист выполняет некую задачу на компьютере (заполняет поля, переходит между экранами и т. д.) и при этом голосом объясняет свои действия.

• Написать скрипт проведения переговоров с клиентом или кандидатом на работу.

• Использовать обычную блок-схему – в наше время ее изучают в школе.

• Создать схему, которая не укладывается в какой-либо стандарт и включает символические обозначения людей, станков и т. д. Можно без слов. Это особенно удобно, когда исполнители процесса не владеют тем языком, который принят в вашей компании. Например, если у вас есть иностранные рабочие. Минус в том, что если в компании применяется много подобных разношерстных нотаций, это усиливает бардак.

• Сослаться на другие документы, действующие в компании. Однако лучше не плодить много разных типов бумаг.

Рисунок 34. Пример детализации шага процесса: чек-лист

Если вы раскрыли какой-то шаг более детально, то удобно отметить его на общей схеме процесса, например звездочкой.

Как правило, для сложных процессов на самом нижнем уровне используют текстовые описания. Или схема с текстовыми пояснениями, так как многие нюансы приходится разъяснять словами. Следите, чтобы описание сочетало в себе полноту, понятность и лаконичность. Длинную «портянку» никто не будет читать, а тем более по ней работать.

Замечу, что все это документы более низкого логического уровня, чем бизнес-процессы.

Процесс задает логику работы на верхнем и среднем уровне. В первую очередь применяется для отладки взаимодействий между людьми и подразделениями.

А документы, описанные в этой подглаве, – это самый нижний, детальный уровень. Зачастую они описывают работу одного сотрудника по выполнению шага процесса или подпроцесса.

Конечно, можно использовать, к примеру, чек-листы или текстовое описание и для бизнес-процессов. Но лишь на начальном, очень примитивном уровне зрелости компании. Если ваш бизнес чуть больше, чем микростартап, рекомендую применять технологии работы с процессами, описанные в этой книге.

Практическое задание 31

Разработайте детальные описания для отдельных шагов процесса, который вы описали раньше.

Предварительно выберите удобную нотацию с учетом вашей специфики: опыт компании в описании процессов, квалификация персонала и т. д. В любом случае не советую вам чересчур усложнять. Как говорится, будьте проще, и люди к вам потянутся.

<p>9.7. О разумной глубине формализации бизнеса</p>

Краткость – сестра таланта.

А. П. Чехов

Часто мы сталкиваемся с тем, что руководители, решившие перейти к системному бизнесу, хотят регламентировать в нем все действия сотрудников. Чтобы снизить тот самый «человеческий фактор», зависимость от «звезд» и пр.

Идея хорошая и правильная, но не нужно перегибов.

Описывать каждый чих – невозможно и не нужно[189]. Потому что:

• Требуется ОЧЕНЬ много времени и сил. Настолько много, что работать будет просто некогда.

• Количество вариаций в жизни бесконечно. И даже если вы потратите долгие годы, то все не опишете. Основные принципы и алгоритмы работы расписать нужно. При этом какое-то разумное количество свободы оставить людям.

• Жизнь меняется. И пока вы делаете очень подробное описание процессов и т. д., оно успевает устареть.

• По опыту, чем более подробна инструкция, тем хуже она выполняется на практике. Потому что она громоздкая, не укладывается в головах людей. За деревьями леса уже не видно.

• Если алгоритмы слишком сложные, падает скорость их выполнения. Возрастает количество ошибок.

• Снижается мотивация и ответственность работников, для их инициативы не остается места. Они не видят смысла в своей работе – винтику в системе результаты безразличны. Становится важнее выполнить формальные требования и не получить по шапке от руководства за отступление от инструкции, чем действительно добиться полезных результатов. Вспомните многие крупные организации…

• И т. д.

Вообще определение разумной глубины формализации – это не только наука, но и искусство. Нужен практический опыт. На что ориентироваться?

Перейти на страницу:

Все книги серии Порядок в бизнесе

Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум
Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум

Эта книга описывает простую и надежную технологию работы с бизнес-процессами: их описание, отладку, внедрение и дальнейшее совершенствование. Система создана в ходе работы с сотнями компаний России и русскоязычного пространства – самых разных отраслей: от крупных холдингов до среднего и малого бизнеса. В том числе в проектно-ориентированных сферах: девелопменте, строительстве, системной интеграции и пр. Результаты применения – далее.Конкретные инструменты: без воды и заумностей. Живо и увлекательно. Честно и искренне.Перед вами – пошаговое руководство, которое позволит навести порядок в процессах вашего бизнеса. Так, чтобы он:• приносил хорошую прибыль• стабильно работал• стал более конкурентоспособным и устойчивым к кризисам• развивался на энергии всей команды, а не только шефа• не зависел от самомнения «звезд» и разгильдяйства сотрудников• требовал от владельца минимального контроля.Наш подход позволяет сделать бизнес технологичным «механизмом», и при этом – живым саморазвивающимся «организмом». Который приносит радость собственнику, сотрудникам, клиентам и партнерам.Книга предназначена для владельцев бизнеса и топ-менеджеров. Также она будет полезна бизнес-консультантам, тренерам, коучам, психологам и т. д.Автор продолжает и углубляет темы, которые поднял Майкл Хаммер в известных работах по реинжинирингу. Пересматривает подход к улучшению процессов и их внедрению.

Михаил Юрьевич Рыбаков

Карьера, кадры
Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум
Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум

Книга «Как навести порядок в своем бизнесе» – это система практических инструментов, которые позволят вам наладить бизнес. Так, чтобы он:• приносил хорошую прибыль;• стал более конкурентоспособным и устойчивым к кризисам;• стабильно работал и развивался;• практически не зависел от человеческого фактора сотрудников;• требовал от владельца минимального контроля.Конкретные техники и рекомендации:• 130 практических заданий, выполнив которые, вы сможете усовершенствовать свой бизнес.• 123 примера и комментария от владельцев и руководителей компаний;• 418 примеров из практики автора;Книга – для собственников и топ-менеджеров: от крупных холдингов до средних и малых компаний. С 2010 года она стала настольной во многих организациях.Также книга будет полезна бизнес-консультантам и тренерам.Михаил Рыбаков (www.mrybakov.ru) – бизнес-консультант, модератор стратегических сессий. Основатель команды «Михаил Рыбаков и Партнеры». В бизнесе с 1997 года. Автор двух деловых бестселлеров, фильма «От карьеры к свободе», сотен публикаций, организатор ежегодных бизнес-мероприятий в России и за рубежом. Два образования – системный аналитик (экономика, ИТ) и психолог. Помогает владельцам и управленческим командам частных рыночных компаний русскоязычного пространства.9-е издание.

Михаил Юрьевич Рыбаков

Карьера, кадры
Стратегия бизнеса: как создать и воплотить ее в жизнь с активным участием команды. Практикум
Стратегия бизнеса: как создать и воплотить ее в жизнь с активным участием команды. Практикум

В книге дана пошаговая технология разработки стратегии. Выполнив практические задания, вы сможете ясно увидеть путь своего бизнеса из текущего состояния (точка А) в желаемое (точка Б) на основании: • понимания своих клиентов и их потребностей; • развития продуктовой линейки: товаров и услуг; • хорошего знания конкурентов; • понимания своих преимуществ и уникальности; • осознания трендов, угроз и возможностей; • умения привлекать клиентов и развивать отношения с ними; • реалистичной оценки своих ресурсов. Вы построите стратегию на крепком фундаменте миссии и ценностей. Поймете, как стратегия организации связана с ее архитектурой: бизнес-процессами, оргструктурой и пр. Сможете развивать культуру компании на основе ее стратегии, а также опираться на особенности культуры при развитии стратегии. Автор показывает, как воплотить стратегию в жизнь, чтобы она не осталась лишь на бумаге. Большое внимание уделено вовлечению команды в развитие бизнеса. Книга написана простым, доступным языком. Основана на опыте работы с управленческими командами в различных отраслях: девелопмент и строительство, всевозможные производства, услуги, торговля, ИТ, инжиниринг и т. д. От холдингов до среднего и малого бизнеса. Примеры, схемы и рисунки оживляют методику. Это система, которая будет актуальна десятилетия спустя, а не просто набор разрозненных фишек. Для собственников бизнеса и руководителей. Также книга будет полезна бизнес-консультантам и тренерам. Михаил Рыбаков (www.mrybakov.ru) – бизнес-консультант, модератор стратегических сессий, психотерапевт. Основатель команды «Михаил Рыбаков и Партнеры». В бизнесе с 1997 года. Автор двух деловых бестселлеров, фильма «От карьеры к свободе», сотен публикаций, организатор ежегодных бизнес-мероприятий в России и за рубежом. По образованию – системный аналитик (экономика, ИТ) и психотерапевт (гештальт). Помогает владельцам и управленческим командам частных рыночных компаний. Второе издание стереотипное.

Михаил Юрьевич Рыбаков

Карьера, кадры / О бизнесе популярно / Финансы и бизнес

Похожие книги

100 лучших игр и упражнений для успешного супружества и счастливого родительства
100 лучших игр и упражнений для успешного супружества и счастливого родительства

Книга известного психолога-консультанта Михаила Кипниса представляет собой сборник психологических игр, упражнений и занимательных текстов, которые помогут выстроить эффективную и увлекательную групповую работу тренерам, педагогам, семейным психологам и консультантам. Описание каждого упражнения включает в себя рекомендации по его применению, необходимые материалы, инструкции участникам, оценку необходимого для его проведения времени и размера группы, вопросы для дискуссии с участниками и выводы, к которым они должны прийти.Супружеские пары, родителей и их детей это пособие обучит открытой и конструктивной коммуникации, установлению эмоционально богатых, доверительных отношений, укрепит партнерство между взрослыми членами семьи и детьми, даст почувствовать радость, ответственность и счастье семейного общения.

Михаил Шаевич Кипнис

Карьера, кадры