Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных

Порядок столбцов диаграммы на листе «Чистовик» изменится автоматически и примет логичный для восприятия вид.

Я делаю сортировку, настраиваю формат и разрядность чисел сразу же после создания сводной таблицы. Это помогает не возвращаться к этому позже при оформлении диаграммы.

Сортировка столбцов на линейчатой диаграмме

С линейчатой диаграммой все не так просто: в ней Excel по умолчанию выстраивает категории данных в обратном порядке.

Даже если вы установите в таблице сортировку «По убыванию», как мы сделали с гистограммой, на диаграмме категории выстроятся ровно наоборот.

Чтобы исправить это, в выборке данных нужно настроить обратную сортировку – «По возрастанию». Тогда (о, чудо!) на линейчатой диаграмме они встанут по убыванию. Не буду останавливаться на причинах такого построения, просто смиритесь – Excel есть Excel.

То же самое происходит и с порядком столбцов «План» и «Факт». На соседней диаграмме и в легенде и в столбцах первым идет «План». И только в линейчатой диаграмме первым идет «Факт». Исправим это с помощью настройки формата оси.

Выделите категории на оси Y правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт «Формат оси».

На появившейся панели в разделе «Параметры оси» укажите следующее:

● в группе «Горизонтальная ось пересекает» выберите «в максимальной категории»;

● в группе «Положение оси» поставьте галочку «Обратный порядок категорий».

Эти параметры автоматически расставят ряды в соответствии с последовательностью полей в выборке, и нам ничего не придется делать дополнительно.

Рекомендую для настройки линейчатой диаграммы всегда выбирать второй способ.

Чек-лист оформления диаграммы

Отработаем тонкости оформления на диаграмме «Расходы по подразделениям»: настройте этот визуальный элемент с помощью краткого чек-листа.

■ Включить метки (подписи) данных, выбрать для них размер шрифта 12 пт.

■ Изменить разрядность чисел до тысячи или миллиона, чтобы в подписях оставалось 3–4 знака.

■ Удалить шкалу и линии сетки.

■ Покрасить метки данных в цвет ряда (на тон темнее), фон для меток не добавлять.

■ Скрыть кнопки полей водной таблицы.

■ Разместить легенду сверху (иногда слева).

■ Убрать из легенды автоматические надписи.

■ Добавить название диаграммы, выбрать для него размер шрифта 16 пт.

■ Между столбцами диаграммы сократить боковой зазор до 50 %.

■ Настроить сортировку столбцов от большего к меньшему.

3.5 Настраиваем шаблон диаграммы

Работа над каждой диаграммой монотонна – такое нравится далеко не всем и требует времени. Этот процесс тоже можно оптимизировать, если один раз настроить диаграмму и сохранить ее в качестве шаблона, который пригодится и для других работ.

Мы сделаем шаблон из диаграммы «Расходы по подразделениям», которую уже настроили по нашему чек-листу.

Как сохранить шаблон

Тут все просто: кликаем по блоку с диаграммой «Расходы по подразделениям» правой кнопкой мыши и выбираем в контекстном меню «Сохранить как шаблон». Выделить можно как всю диаграмму, так и только область построения – отличаться будет только длина контекстного меню, но нужный пункт есть в обоих вариантах.

Никогда не меняйте путь к папке для сохранения. Excel автоматически подгружает пользовательские шаблоны только из нее.

Не забывайте при сохранении давать шаблонам понятные названия, чтобы потом легко находить в списке нужную диаграмму. Наш шаблон сохранен с именем «Диаграмма1».

Новая диаграмма с помощью шаблона

Чтобы применить готовый шаблон к другой (ненастроенной) диаграмме, делаем следующее:

выделяем диаграмму целиком или область построения на ней;

в контекстном меню (правой кнопкой мыши) выбираем «Изменить тип диаграммы».

Откроется окно с меню слева – заходим в папку «Шаблоны» и выбираем наш сохраненный шаблон «Диаграмма1».

К выделенной диаграмме автоматически применяются все настройки нашего шаблона: расположение и цвет подписей, разрядность чисел и все остальное. Остается изменить название на «Расходы по статьям».

Адаптация шаблона под диаграмму

Расходы по статьям нам нужно визуализировать в виде линейчатой диаграммы с горизонтальными столбцами. Но при использовании шаблона изменился и вид визуального элемента – столбцы стали вертикальными. Исправим это повторным выбором типа диаграммы.

Выделяем всю диаграмму или только область построения.

Вызываем контекстное меню и выбираем пункт «Изменить тип диаграммы».

В открывшемся окне выбираем тип «Линейчатая диаграмма».

После выполнения этих шагов диаграмма «Расходы по статьям» принимает нужный вид в соответствии с макетом.