Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных

Чтобы пользователь сразу понимал, что показывает диаграмма, нужно добавить ей осмысленное название. Если бы мы делали визуализацию для слайда, то в названии постарались бы сразу сформулировать вывод. Но у нас динамический дашборд, и содержание диаграммы зависит от фильтров. Поэтому в названии лаконично укажем ключевые слова.

Способ 1

На вкладке «Конструктор» нажмите на кнопку слева «Добавить элемент диаграммы». В выпадающем списке выберите «Название диаграммы» → «Над диаграммой». На графике появится поле, в которое нужно вписать название нашего графика – «Динамика расходов».

Способ 2

Нажмите на крестик справа от выделенного графика и поставьте галочку в пункте «Название диаграммы» – как и в первом способе, появится поле для заголовка.

Расположение заголовка по центру с наложением помогло бы увеличить рабочую область графика. Но этот вариант подходит только для статичных слайдов, если линия или столбец не перекрывают название. На динамическом дашборде мы выбираем вариант «Над диаграммой», чтобы такого перекрытия не произошло при изменении или фильтрации данных.

Осталось задать размер шрифта для заголовка диаграммы: он должен быть крупнее меток и легенды – от 14 до 18 в зависимости от свободного пространства. Для этого выделим блок с заголовком и на главной вкладке меню в разделе «Шрифт» установим нужное значение – я выбрал 16.

Резюме

На диаграмме должен быть минимум текста – только то, что помогает пользователю легко считать и понять информацию. Чтобы решить эту задачу, мы выполнили несколько действий.

1. Настроили расположение легенды над диаграммой, чтобы содержание графика было понятно сразу.

2. Удалили из легенды «автоматические» надписи, изменив названия полей в сводной таблице.

3. Убрали из области диаграммы бесполезные кнопки полей, доставшиеся в наследство от сводной таблицы.

4. Дали графику понятное название и расположили его сверху.

5. Увеличили размер шрифта для заголовка диаграммы до 16 пт.

Легенда и кнопки полей: урок на YouTube

https://rebrand.ly/field-buttons

Как удалить сумму по полю из легенды графика: урок на YouTube

https://rebrand.ly/sum-by-field

3.4 Оформляем столбчатые диаграммы

Метки данных, формат и разрядность, удаление оси и сетки на диаграмме, легенда, лишние кнопки, название – все это актуально для настройки любого визуального элемента, а не только для графика.

Но в диаграммах на нашем дашборде есть элемент, которого нет на графике, – это столбцы. Формально «Расходы по подразделениям» и «Расходы по статьям» – это разные типы визуализации:

● с вертикальными столбцами – гистограмма;

● с горизонтальными столбцами – линейчатая диаграмма.

На профессиональном сленге и ту и другую могут называть барчартами. Принципы настройки у них одинаковые, за исключением одного нюанса.

Чтобы было проще воспринимать и сравнивать информацию, настроим расстояние между столбцами и зададим их сортировку – так будут сразу видны лучшие и худшие показатели.

В этой главе я буду иллюстрировать действия на уже настроенных диаграммах, чтобы лишние элементы не отвлекали ваше внимание. Вы же добавите эти настройки позже, с помощью специального чек-листа в конце главы.

Расстояние между столбцами

По умолчанию между столбцами с планом и фактом образовалась пустота. Нам же нужно, чтобы по каждому подразделению эти показатели выглядели единым элементом. Для этого склеим столбцы.

Кликом мыши выделяем любой ряд столбиков.

Вызываем контекстное меню.

Выбираем пункт «Формат ряда данных».

На открывшейся панели справа в разделе «Параметры ряда» настраиваем значения:

● «Перекрытие рядов» – 0 %;

● «Боковой зазор» – 50 %.

Теперь столбцы с плановым и фактическим показателями по каждому подразделению выглядят как единые элементы, и это помогает акцентировать внимание на разнице между ними.

Сортировка столбцов по убыванию

Воспринимать упорядоченные показатели всегда легче. Чтобы глаза не метались между столбцами разной высоты, а последовательно шли от большего к меньшему, мы настроим сортировку.

Очередность столбцов на диаграмме зависит от последовательности строк в сводной таблице. График динамики у нас выстроен по названию месяца – они сразу были упорядочены верно. А в выборках для двух других визуальных элементов нужно настроить эту сортировку в поле «Факт» от большего числа к меньшему.

Для сортировки столбцов на гистограмме есть два способа.

Способ 1

На диаграмме

Выделяем ряд столбцов на диаграмме «Расходы по подразделениям». Так как мы хотим сравнивать подразделения в первую очередь по фактическим результатам, у нас это столбцы «Факт». Правой кнопкой мыши вызываем контекстное меню и выбираем в нем «Сортировка» → «Сортировка по убыванию».

Способ 2

В сводной таблице

На листе «Черновик» ставим курсор в ячейку выборки «Расходы по подразделениям». Правой кнопкой мыши вызываем контекстное меню, выбираем «Сортировка» → «Сортировка по убыванию».