Время

Вспомним многократно изображенный рефлексивный контур «анализ – моделирование – регулирование». Одним из ключевых элементов изменения всякого процесса является создание его модели. Адекватная, удобная модель процесса или объекта является основой для стандартизации соответствующих участков деятельности. Покажем, как можно анализировать, моделировать и формализовать любой процесс на примере совещаний – важного для всех деловых людей занятия, часто отнимающего массу времени.

Широко распространенный стандарт моделирования систем IDEF0 требует при описании любой системы или процесса рассмотреть четыре следующих составляющих: 1) входы; 2) выходы; 3) управление и 4) механизм.

Входы и выходы – это исходные для процесса данные и ожидаемые результаты. Например, выходами процесса «провести совещание» могут быть принятые решения, новые схемы действий, доведенная до сведения сотрудников информация, поднятый моральный дух команды и т. п.

Входами будут, соответственно, исходные данные для принятия решений, информация для доведения до сотрудников, текущий моральный дух команды и т. п. Таким образом, составляя карточку для проведения совещаний, вы можете зафиксировать на ней несколько основных типов совещаний, следовательно, несколько основных типов входящей и исходящей информации.

Исходящей информацией, в частности, могут быть решения об определенных действиях: довести результаты совещания до таких-то; поставить на контроль то-то и т. д. Все это может быть отражено в графах вашей карточки для совещаний.

Следующие важные понятия – механизм и управление. Механизм – это то, что совершает рассматриваемый нами процесс. В случае совещания это люди и технические средства. Какие люди будут участвовать в совещании? Например: ведущий, секретарь, докладчики, эксперты по таким-то вопросам, представители таких-то подразделений. Как эти люди должны быть подготовлены? Обязательно ли присутствие каждого из них на всем совещании или часть может уйти раньше? Возможно, стоит использовать «ньюмаваши»? Это очень распространенные в Японии небольшие совещания в узком кругу, предшествующие большому совещанию и позволяющие повысить его эффективность, так как люди приходят на большое совещание более подготовленными, согласовавшими свои позиции.

Роль механизмов – технических средств вряд ли необходимо особо пояснять. Наличие соответствующих пунктов в карточке подготовки совещания может быть особенно актуально для больших совещаний, требующих проектора, раздаточных материалов и т. п.

Управление – это правила, нормы, принципы, с помощью которых организуется рассматриваемый процесс. Для совещаний таковыми могут быть: регламент, очередность обсуждения вопросов, порядок принятия решений (голосование, консенсус и т. п.), нормы общения (официальные, дружеские и т. д.) и другие регулирующие ход совещания стандарты.

Скорее всего, в карточке подготовки совещаний отразятся такие аспекты управления, как регламент, выносимые на совещание вопросы, ожидаемые результаты совещания. Обычные нормы проведения совещаний удобнее отразить в стандартах более высокого уровня. Например, правила типа «Родивший гениальную идею обдумывает ее сначала сам и выносит на следующее совещание, а не нарушает ход текущего» могут быть просто вывешены на стенку с надписанием санкций за нарушение; правила, касающиеся рассылки протоколов, могут быть отражены в должностных инструкциях секретарей и т. д.

Для уточнения параметров входов и выходов любого процесса можно использовать несколько основных координат, в которых мыслит менеджер. Это, например, люди, время, деньги, информация, энергия. Создавая карточку подготовки совещаний или карточку делегирования, вы можете посмотреть на затрагиваемые в ней вопросы через призму этих основных ресурсов и таким образом уточнить свою модель процесса.

Наконец, вам может помочь декомпозиция, т. е. дробление исходного процесса на несколько меньших, и отдельное рассмотрение каждого из них. Так, процесс «организовать совещание» можно раздробить на подпроцессы «подготовить совещание», «провести совещание», «оформить результаты совещания».

Для каждого из этих подпроцессов можно применить процедуру моделирования, описанную выше, и, возможно, зафиксировать специальные стандарты.

Как и любая другая «технология упорядочения», стандартизация не должна быть всеобъемлющей. Регулируйте «широту охвата», «глубину проникновения» и детальность стандартов – тогда они станут вашими незаменимыми помощниками в борьбе за эффективность.