Управление в социальной работе

В общем случае осуществление основных технологических функций контроля, как и осуществление управленческих функций, всегда начинается с постановки цели. Это позволяет определить, с какой целью (задачами), в какой форме и по каким показателям нужно осуществлять контролирующую деятельность. Эти показатели должны соответствовать нормам, по которым оцениваются повседневная деятельность организации, состояние или ход реализации принятого решения в соответствии с принятым критерием. Они обычно встроены в систему информации, используемой в процессе контроля, и являются составной частью отчетности. Нормы деятельности (действия) должны соответствовать таким требованиям, как обоснованность, гибкость, сопоставимость, а также установленным требованиям руководящих документов и др.

Когда цель (подцели, задачи) известна, необходимо выразить, если это возможно, желаемый (уяснить запланированный) результат в измеряемых величинах (количественных, качественных, дискретных, непрерывных и т. д.). Его определение предполагает выбор исходных показателей, а также требуемого уровня их достижения, возможных отклонений. Кроме того, для контроля достижения поставленной цели (подцели, задачи) и степени выполнения поставленной задачи необходимо определить критерии контроля, объем предстоящих контрольных мероприятий и необходимых затрат, а также требуемые ресурсы и их размер.

В процессе выполнения технологических функций контроля контролирующие субъекты руководствуются соответствующими принципами, основными из которых являются:

• личное участие должностных лиц – руководителей в осуществлении контроля (проверок);

• концентрация контроля на объектах и предметах, определяющих достижение целей;

• комплексность осуществления контроля, обеспечивающая выявление причинно-следственных связей;

• упреждающий характер контролирующей деятельности по отношению к возможному отклонению в действиях подчиненных.

Кроме того, руководящими документами, регламентирующими контролирующую деятельность (проведение проверок), предусмотрена необходимость сочетания контроля с оказанием помощи в устранении выявленных недостатков.

Технологические функции контроля, выполняемые с использованием указанных соответствующих принципов контроля, осуществляются различными методами. Независимо от контролирующего субъекта и вида контроля методы контроля можно классифицировать исходя из сущности выполнения технологических функций контроля, последовательности выполнения этапов процесса контроля и др.

В зависимости от сущности выполнения технологических функций контроля выделяют машинные (автоматизированные и неавтоматизированные) и немашинные (аналитические и ситуационно-логические) методы.

• В последнее время широко используются автоматизированные системы контроля, на основе которых строятся методы внутреннего административного контроля. Они представляют собой человеко-машинные системы на основе использования современных средств вычислительной техники и связи, обеспечивают отслеживание хода и результатов выполнения поставленных задач и, при необходимости, корректирующее воздействие на управляемый объект. Подчиненные звенья регулярно и оперативно представляют в эту систему соответствующую информацию о ходе выполнения решений (поставленных задач), их завершении или продлении сроков, а также данные об исполнительской дисциплине.

• Неавтоматизированные методы контроля предусматривают использование соответствующих средств (локальные сети и управленческие табло, графические приборы и т. п.) и находят достаточно широкое применение при выполнении тех или иных функций контролирующей деятельности.

• Среди аналитических методов контроля наиболее широкое применение получили методы проверки, наблюдения и самоконтроля. Метод проверки используется как при внутреннем, так и при внешнем контроле во всех его видах и формах; при этом решаются как общие, так и частные задачи контроля.

Наблюдение – достаточно эффективный, широко применяемый аналитический метод контроля. Оно осуществляется постоянно или в течение времени, необходимого для достижения целей контроля. Наибольшее распространение этот метод получил при контроле выполнения в организации принятых руководством решений; применение метода наблюдения не исключается в сочетании с другими методами контроля. Различают сплошное, выборочное, частное наблюдение, а также наблюдение по ключевым параметрам.