Убедительное письмо. Как использовать силу слов

5. Не пишите так, как говорите. Возможно, это покажется вам странным, учитывая предыдущие главы. Однако практически во всех случаях передачи неверной информации по электронной почте виноваты люди, которые пишут точно так же, как говорят. Причина – в тоне. В личных и телефонных беседах значительная часть информации передается через тон голоса. В электронных письмах этот элемент отсутствует, что может привести к непониманию. Приведем пример:

«Я бы выбрал Дейва или, может, даже Стива. Последний, кого бы я выбрал, – это Крис».

Это значит, что он выбрал бы троих человек или двух первых, даже не подумав о третьем? В разговоре интонация помогла бы разъяснить этот вопрос (попробуйте сами). Всегда напоминайте себе, что единственный источник информации для читателя – слова. Так что помните о том, что…

6. Ваш тон будет неверно интерпретирован. В повседневных электронных письмах, текстовых сообщениях и смс мы часто используем смайлики,[19] чтобы выразить те или иные эмоции. В деловой переписке мы не располагаем такой роскошью, поэтому приходится очень аккуратно подбирать слова, чтобы адресат понял вашу мысль. Перечитывая свое письмо, обращайте внимание на те места, которые имеют неоднозначный смысл. Можете быть уверены, что читатель поймет их совсем не так, как вы задумывали. Перепишите, чтобы слова четко выражали ваши мысли. Предыдущий пример можно переписать так:

«Я бы выбрал Дейва, Стива или Криса. В таком порядке».

7. Будьте вежливы. Есть один верный способ избежать проблем с тоном и интонацией – быть вежливым. Если читатель не знает вас, свое мнение о вас он составит по тому, как вы пишете. Если вы вежливы с самого начала, он прочитает письмо, принимая во внимание то, что оно написано вежливым человеком, и это окажется для вас плюсом. Если вы грубы, каждое слово, написанное вами, будет истолковано против вас.

8. Будьте кратки, но разговорчивы. Электронное письмо – необычный документ, ведь это и не письмо в прямом смысле, и не устный разговор. Лаконичность всегда пойдет на пользу, но излишняя краткость покажется грубой и резкой. Напротив, разговорчивость поможет создать нужную интонацию, однако многословие способно заслонить содержание. Приведем три примера:

«Привет, Дейв, надеюсь, у тебя все хорошо, хм… я хотел узнать, не мог бы ты прислать мне данные на неделю, потому что у меня конференция менеджеров в четверг, и мне очень нужно сегодня доделать сводную таблицу. Если сможешь прислать до 16:00, было бы замечательно, но можно и позже, я буду здесь допоздна».

Такой текст вы, скорее всего, оставили бы на автоответчике. В письменном виде сообщение оказывается слишком длинным, перегруженным и неэффективным. Более краткий вариант:

«Дейв, пожалуйста, пришли мне данные на неделю к 16:00».

Возможно, это допустимо в некоторых случаях, но может быть воспринято как холодность и недружелюбие. Наверное, лучше выбрать золотую середину:

«Привет, Дейв, ты не мог бы выслать мне данные на неделю? Если сможешь прислать до 16:00, было бы замечательно».

9. Будьте готовы к тому, что другие люди тоже прочитают ваше письмо. В некоторых компаниях менеджеры могут читать все электронные письма. Даже если у вас это не принято, помните, что электронное письмо очень легко прочитать и переслать кому-либо. Не пишите ничего такого, чего бы вам не хотелось доверять другим. Кроме того, вы всегда рискуете случайно отправить письмо не тому человеку. Прежде чем отправлять, всегда проверяйте адрес получателя сообщения. А лучше настройте свою почту так, чтобы отправка писем задерживалась на несколько минут. Это пару раз спасло меня!

10. Почему вы отправляете электронное письмо? Пишите электронные письма только в том случае, если другого выхода нет. Телефонный звонок – более личное общение, оно помогает строить отношения и снижает вероятность непонимания. Отвечайте только тем, кого это касается, и не отправляйте письма, не имеющие никакой ценности для адресата. Например, если вы получили групповое сообщение с вопросом, куда делся степлер, не отвечайте всем «я не знаю». Помните, это и документ, и разговор, так что письмо должно быть со смыслом.