Как использовать перемены себе во благо

Вместо того чтобы бесконечно проверять почтовый ящик и отвлекаться от основной деятельности, лучше предусмотреть в своем ежедневном графике перерывы на работу с электронной корреспонденцией. Таким образом вы сможете не только больше успевать в течение дня (что также снизит уровень стресса), но и контролировать свое время. Считается, что реактивная деятельность (когда требуется постоянно решать проблемные ситуации, как, к примеру, представителю службы по работе с клиентами) является более стрессовой, чем проактивная (связанная с планированием необходимых действий и предотвращением проблемных ситуаций). Если при поступлении сообщений издается звуковой сигнал, попросите администратора службы поддержки отключить эту функцию. В результате такого, казалось бы, простого приема, как упорядочение работы с офисной корреспонденцией, можно в значительной мере снизить психическое и умственное напряжение, возникающее в течение дня.

Телефон

Мы сидим за столом, с головой погрузившись в работу, и тут звонит телефон. Это коллега по работе хочет выяснить какой-то вопрос. Но всегда ли он сразу переходит к делу? Не всегда. Как правило, вначале он решает поговорить о погоде, сообщить о том, как провел выходные, или обсудить планы на отпуск. И хотя телефоном сейчас пользуются гораздо реже, чем раньше, телефонные разговоры отнимают достаточно много активного рабочего времени. Время, которое мы тратим на деловые звонки, можно было бы значительно сократить, разговаривая по существу дела. Однако полностью исключать личные контакты также не стоит. Общение между сотрудниками помогает улучшить взаимоотношения в коллективе и сделать рабочую обстановку более приятной, что способствует укреплению сотрудничества и повышению эффективности командной работы. Поэтому в разговоре с людьми следует придерживаться приветливого тона, но в то же время стараться быть кратким. Если ваш собеседник продолжает углубляться в тему, не имеющую отношения к работе, вежливо ответьте: «Я бы с радостью послушал об этом вечере, но у меня, к сожалению, совсем нет времени», – и вернитесь к обсуждению деловых вопросов.

Когда мы кому-то звоним, нам часто приходится ожидать, пока человек закончит разговор по другой линии и ответит нам. Если это не срочное дело, оставьте сообщение на автоответчике, в котором кратко изложите суть вопроса и предложите обсудить его по телефону, электронной почте или при личной встрече.

Если вы все же решили подождать, постарайтесь провести эти несколько минут с пользой. Можно сделать записи в своем ежедневнике, проверить почту, упорядочить бумаги на рабочем столе или выполнить другую мелкую работу. Для человека, который ежедневно совершает большое количество звонков, эффективное использование этих минут может сэкономить до получаса рабочего времени в день.

Посетители

Мы поднимаем взгляд от рабочего стола на дверь и видим, что там стоит Лукаш Лоу У нас абсолютно нет времени слушать его постоянные жалобы на жизнь. И нам совсем необязательно приглашать его войти. Поднимитесь со своего места, пройдите и станьте перед столом, загораживая Лоу путь к стульям для гостей. Поговорите с ним стоя, поскольку люди склонны гораздо быстрее заканчивать разговор, когда они стоят, а не сидят. Если вопрос, который человек хочет обсудить, касается работы и имеет важное значение, мы всегда можем предложить ему присесть. Если нет – вежливо проводить его за дверь.

Марго, писатель-фрилансер, работает у себя дома. Одно время каждое утро к ней заходила соседка, чтобы просто поболтать. У Марго совсем не было времени на кофе-паузы. Хотя ей нравилось общаться с людьми, она поняла, что не успеет закончить работу вовремя, если не прекратит эти визиты. Она откровенно поговорила с соседкой и объяснила ей ситуацию, что помогло решить проблему, не испортив их отношения. Люди понимают, что время не безгранично, но иногда приходится им об этом напоминать.

Работа с документами

Несмотря на то что электронные коммуникации и документы вытеснили значительную часть бумаг из нашей повседневной деятельности, нам все еще приходится думать о том, как правильно организовать бумажную работу. Постарайтесь возвращаться к работе над одним и тем же документом как можно реже; иногда достаточно и одного раза. Сначала бегло просмотрите документ. Если он больше не нужен, не кладите его обратно, а отправьте в корзину для мусора. Если какое-то дело требует срочного рассмотрения, займитесь им незамедлительно, не откладывая на потом. Что касается служебных записок, то во многих случаях бывает достаточно сделать на ней пометку от руки, сэкономив тем самым время на официальный ответ. Сократив объем бумажной работы, мы сможем добавить себе в «копилку» дополнительное количество времени подобно тому, как мы уже делали с другими хронофагами.