Как использовать перемены себе во благо

Работая с корреспонденцией, требующей определенных ответных действий, делайте на каждом письме (или прикрепленной к нему бумаге) пометки с указанием того, что необходимо сделать: собрать дополнительную информацию, дать ответ и т. д. Тогда вам не придется повторно перечитывать одно и то же письмо, когда оно опять попадет к вам в руки.

При чтении отчетов ознакомьтесь сначала с краткими выводами. Может оказаться, что изучать весь текст нет никакой необходимости – достаточно выборочно просмотреть интересующую вас информацию и не тратить время на лишние детали и подробности.

Бумажная волокита

Во многих организациях огромная часть рабочего времени тратится на заполнение бланков, создание дубликатов документов и другую ненужную канцелярскую работу.

Когда Робинсон Уайлер, вице-президент по банковским операциям крупнейшего банка Калифорнии, проходил мимо одного из офисов, он обратил внимание на то, что служащая старательно заполняет бланк заявки. «Разве вы не знаете, – спросил он ее, – что вся эта информация внесена в компьютер, и заполнять бумажные формы уже не требуется?» Она выглядела смущенной. «Конечно, знаю, – ответила она. – Я сама вношу всю информацию через компьютер, но мне никто не говорил, что больше не нужно заполнять бланки».

Как оказалось, несмотря на то что вся информация была компьютеризирована еще год назад, никто не издал приказ об отмене бумажных бланков заявок. Многие компании продолжали использовать их, затрачивая огромное количество времени, денег и усилий на ненужную бумажную волокиту – только потому, что никому не пришло в голову ее отменить.

Любой стандартный отчет, бланк письма или другой печатный шаблон документа следует периодически пересматривать на предмет его дальнейшей необходимости, поскольку бумажная документация имеет свой «срок службы». Как часто это стоит делать? Считается, что не реже чем раз в два года. Если же в организации документооборота произошли существенные изменения, связанные с внедрением новых методов или оборудования, такую оценку следует проводить после введения новой системы в действие. Кроме того, удобный случай пересмотреть бланочную продукцию представляется тогда, когда мы планируем заказать ее очередную партию. Если бы сотрудники банка Калифорнии, перед тем как печатать новые бланки заявок, поступили именно таким образом, они бы еще тогда обнаружили, что бумажные бланки больше не нужны.

Периодически следует пересматривать также шаблоны писем, как это делается с отчетами и другими документами. Если стандартное письмо является слишком обезличенным или не вполне соответствует своему назначению, его следует отредактировать. Помните, что деловое письмо формирует имидж вашей организации в глазах клиентов и деловых партнеров.

Если все бланки, отчеты и шаблоны будут периодически подвергаться критической переоценке, это не только снизит затраты времени на выполнение бесполезной работы, но и позволит нам направить свои силы и энергию на выполнение действительно важных дел и достижение поставленных целей.

Пока мы не научимся управлять временем, ничем другим мы управлять не сможем.

Питер Друкер

Подготовьтесь к неожиданностям

На любой работе могут возникать разные непредвиденные ситуации: вспыхивает пожар, ломается техника, начальник поручает срочное задание, коллега по работе доставляет нам неприятность. Конечно, мы можем этого ожидать, но не знаем, что именно и когда произойдет.

Чтобы избежать стрессовых ситуаций, связанных с нехваткой времени, следует предусмотреть в своем плане рабочего дня время на «непредвиденную активность». Проанализировав свою деятельность за некий период времени, можно определить, сколько часов в день нам для этого требуется. Если, к примеру, у нас восьмичасовой рабочий день, можно спланировать шесть часов работы, а два часа оставить как резерв рабочего времени на решение текущих незапланированных дел. Таким образом мы сможем оперативно реагировать на возможные неожиданные ситуации, неизбежно возникающие в процессе работы.

Как бы тщательно мы ни планировали свой день, жизнь постоянно вносит коррективы в наши планы. Существует огромное количество «поглотителей» и «ловушек» времени – людей, дел или процессов, отвлекающих нас от основной работы. Мы не в состоянии полностью оградить себя от их вмешательства в нашу повседневную деятельность, но можем значительно уменьшить их влияние, научившись рационально использовать свое время.

Изменения открывают новые возможности

Находясь в состоянии стресса, мы можем вернуть утраченное душевное равновесие и покой, наполнив свой ум мыслями о мире, мужестве, здоровье и надежде. Научившись сохранять спокойствие, мы сумеем легче справляться с возникающими проблемами и трудностями. Если мы смело смотрим вперед, не теряя при этом самообладание, это вызывает уважение наших друзей и коллег, а также желание помочь нам.