25 оттенков русского. От древних славян до бумеров и зумеров

И ещё один важный момент: точка после подписи в деловом письме не ставится. Она выступает в функции реквизита, а в реквизитах точек нет.

С уважением, Иван Иванов — правильно;

С уважением, Иван Иванов. — неправильно.

Текст. Этой части письма нужно уделить особое внимание. Ваша задача выдержать в переписке деловой стиль общения, но при этом быть предельно простым и понятным. Осмелюсь дать несколько советов для такого письма, которое не будет никого раздражать.

Совет первый. Пишите сразу о деле. Не стоит начинать издалека и вспоминать прошлое. Даже если прошлое имеет значение в настоящем, лучше упомянуть об этом потом.

1. Мы предлагаем вам свои услуги по проведению мероприятия, так как наша компания имеет в этом большой опыт (+ перечисление). — правильно.

2. Наша компания имеет большой опыт в проведении мероприятий (+перечисление). Именно поэтому мы предлагаем вам свои услуги. — неправильно.

Совет второй. Не пишите длинных писем, их всё равно никто до конца не прочитает. Французский математик Блез Паскаль сказал гениальную фразу: «Это письмо такое длинное потому, что у меня не было времени написать его короче». И правда, чтобы составить лаконичное письмо, нужно попотеть. Старайтесь не включать в письмо ничего лишнего. Пишите коротко — витиеватые конструкции, сложные предложения, причастные и деепричастные обороты затрудняют понимание и крадут время.

Совет третий. Если в письме вы отвечаете на какой-то вопрос, то цитируйте этот вопрос. Иначе получатель письма может неверно состыковать ответ и вопрос, и в результате неправильно вас поймёт. И здесь возникает вопрос: нужно ли исправлять ошибки в вопросе, ведь это ошибки вашего собеседника? Ответ: нужно, но только используя при этом косвенную речь. И это будет уже не исправление, а ваш текст без ошибок. Таким образом вы и собеседника не обидите, и себя не выставите безграмотным двоечником.

Вот примеры:

1. В своём письме вы спрашивали о перспективах нового проекта. — правильно.

2. В своём письме вы спросили: «Как вы расцениваете пирспиктивы нового проекта?» — неправильно.

3. В своём письме вы спросили: «Как вы расцениваете перспективы нового проекта?» — неправильно.

Совет четвёртый. Не употребляйте слова, точное значение которых не знаете. Или проверяйте их значение в словаре. Если используете редкие или сложные слова, которые может не знать собеседник, то объясняйте их.

Совет пятый. Исключайте сленговые слова, просторечия, уменьшительно-ласкательные слова, модные заимствованные слова. Никаких ок, сорян, проектик, договорчик, бро, мыло (в значении e-mail), меня бомбит, плющит и колбасит'.

Совет шестой. Не используйте сокращений. Никаких пож или пжл, спс, нзч, здр, 15к, тчк, мб, др, тз, чс!

Совет седьмой. Избегайте отглагольных существительных.

1. Пишу проект — правильно.

2. Занят написанием проекта — неправильно.

3. Изучаю данные — правильно.

4. Занимаюсь изучением данных— неправильно.

Совет восьмой. Избегайте пассивного залога.

1. Изучили, согласовали, отправили — правильно.

2. Было изучено, было согласовано, было отправлено — неправильно.

Совет девятый. Избегайте глагольно-именных сочетаний вместо глаголов.

1. Участвовать, расследовать, развивать — правильно.

2. Принимать участие, проводить расследование, содействовать развитию — неправильно.

Совет десятый. Избегайте канцеляризмов, штампов. Они делают письмо тяжёлым, затрудняют понимание, «закапывают» смысл.

1. Ввиду того, что…; в силу того, что — заменяем на «из-за».

2. В разрезе, в части — заменяем на «в».

3. В соответствии с вышесказанным — заменяем на «поэтому».

4. В данный момент — заменяем на «сейчас».

5. На основании сказанного — заменяем на «таким образом», «итак».

Ну и главное правило: перечитайте письмо перед тем, как отправить. Желательно вслух, ещё лучше — кому-нибудь. Самые серьёзные огрехи вы заметите сами!

Надеюсь, мои советы помогут вам оказаться на высоте в деловой переписке. А для вдохновения хочу привести письмо, которое я однажды получила. Обратите внимание — в нём почти нет орфографических ошибок. Зато всё остальное «эпично». Я не изменила в нём ничего — оставила в том виде, в каком получила, за исключением фамилии (её я просто убрала). Оцените этот шедевр!