Знакомьтесь, информационные технологии

Система позволяет пользователям сохранять, редактировать и восстанавливать файлы и документы любого формата. К ним относятся редактируемые файлы, текстовые, графические, звуковые, цифровое видео и любые другие в исходном формате прикладной программы. Документы, отсканированные на Document Centre и сохраненные при помощи PaperPort, записываются в виде многостраничных графических изображений. В системе можно присваивать документам заголовки и описания, а также объединять документы в коллекции и папки. Для передвижения по этим коллекциям и для поиска документов используются гиперссылки. Теперь можно найти нужный документ при помощи контекстного поиска или по атрибутам файлов. DocuShare автоматически выполняет полнотекстовую индексацию документов в формате наиболее распространенных редакторов, широкоформатных таблиц и презентаций, таких как WordPerfect, Microsoft Word, PowerPoint и Excel.

Пакет MS Office также обеспечивает совместную деятельность нескольких пользователей с разными приложениями.

Компания Lotus Development Coip. разработала одну из самых известных и распространенных в мире программных систем для коллективной работы с документами – Lotus Notes. Эта система позволяет реализовывать многие функции коллективной работы с документами, в том числе регистрацию входящих и исходящих документов, сохранение версий документов в базах данных системы, создание профилей документов. А также полномасштабные средства текстового поиска и получения информации. Lotus Notes предоставляет четыре вида обмена и управления информацией:

• электронная почта;

• общие базы данных, обеспечивающие доступ к документам всех членов группы;

• управление потоком документов, т. е. управление электронным документооборотом. Это управление настраивается в соответствии с требованиями конкретной организации;

• доступ к ресурсам Inernet.

В развитие Lotus Notes компания создала также Domino.Doc – приложение, предназначенное для работы рабочей группы (в какой бы точке Internet не находились сотрудники). Члены группы могут поддерживать связь, координировать работу и сотрудничать с кем угодно в безопасной и надежной среде. Такая модель вычислительной работы называется распределенной средой. Web-cepeep Domino учитывает требования этой среды, включая безопасность, идентификацию пользователей, репликацию данных, поддержку мобильных и отключенных пользователей.

Lotus также разработала систему взаимодействия в реальном масштабе времени, названную Sametime 2.0. Здесь также реализованы мультимедийные возможности, включая интерактивные аудио– и видеоконференции и возможность распространения аудио– и видеопрезентаций в корпоративной сети и Internet. Система включает в себя средства перевода Lotus Translation Services for Sametime (LTSS), позволяющие вести многоязыковые сессии. В результате, можно просматривать входящие сообщения на родном языке, независимо от языка отправителя.

Другая программа – Lotus QuickPlace – также позволяет организовать совместную работу внутри рабочей группы.

От данных к знаниям

Просто набор данных уже не позволяет эффективно работать в офисе: необходимо сопровождать их логическими пояснениями, ссылками, дополнять взаимными связями. Иными словами, стоит задача перехода от данных к знаниям. Сегодня все понимают, что избавление от дефицита знаний является критически важной задачей для процветания электронного бизнеса.

Необходима возможность обмена и управления знаниями. Lotus предлагает решения, позволяющие ликвидировать дефицит между накопленными знаниями и теми знаниями, которые еще необходимо получить. Это дает возможность компаниям развиваться, используя знания. Lotus называет это «прозрачностью знаний». В таком случае обеспечивается не только более эффективный поиск необходимых данных, но и достигается более продуктивная работа с документом. В результате повышается скорость развития компании.

Компания Lotus разработала K-station, первый продукт в рамках проекта по управлению знаниями Raven. K-station – это портал, созданный для кристаллизации составляющих процесса принятия решений.

Для работы со знаниями Lotus и Xerox создали решение для управления документами и знаниями – KnowledgeShare. Новое решение также обеспечивает электронный документооборот – хранение, поиск и коллективную работу над документами многих сотрудников внутри организации.

Lotus Discovery Server – это новый сервер управления знаниями, который предоставляет средства поиска и специальные решения, созданные для сбора соответствующей информации и коллективного опыта с целью их применения в рамках выполнения проектов или работ. Для осуществления этой задачи Discovery Server собирает, анализирует, категоризирует структурированную и неструктурированную информацию для обнаружения связей между содержанием, людьми, темами и пользователями в организации. Lotus Discovery Server – это второй продукт из серии Lotus Knowledge Discovery System, ранее известной как Raven, который состоит из Lotus Discovery Server и портала знаний Lotus K-station.