Время

ТМ-КНИГА

Глеб Архангельский. Формула времени; тайм-менеджмент на Microsoft Outlook

Для личного тайм-менеджмента существуют сотни и тысячи различных программных продуктов. Выбор ИТ-носителей для корпоративного тайм-менеджмента, напротив, сильно ограничен.

Тайм-менеджерское ИТ-решение для компании должно не просто обладать удобным функционалом планирования календарей и задач, но и мощными средствами взаимодействия пользователей, увязывания их тайм-менеджерской информации в общую систему.

В крупных корпорациях практически безальтернативными решениями для корпоративного тайм-менеджмента являются Microsoft Outlook и IBM Lotus Notes. Небольшим организациям мы рекомендуем либо облачную версию Outlook (outlook.com), либо российское решение – «Битрикс24». Очень маленьким коллективам иногда бывает достаточно календарей Google, но в них нет качественного функционала управления задачами и поручениями.

Алексей Щепалкин, ведущий ТМ-клуба «Курск», начальник отдела информационных технологий ОАО «Энергомаш» (Курск)

До прочтения книги я даже представлял, что мы с коллегами используем лишь мизерную часть возможностей уже имевшихся на нашем предприятии Outlook и Exchange Server. Книга жадно была изучена за три вечера.

Вся информация с бумажных носителей, рукописных блокнотов, обрывки почтовых сообщений, блоки переписок с руководством были перенесены в Задачи. Расставлены встречи в Календаре. Заведены Ответственные, Категории, Сроки, Проекты, Контакты.

Для удобства добавил несколько своих аналитик, например Филиал. Теперь каждая задача назначается персонально сотруднику, ставится срок, категория, приоритет. Все мои сотрудники видят всю разрешенную им аналитику.

Я как руководитель отдела всегда могу видеть данные по любым разрезам: по срокам, по сотрудникам, по задачам, по категориям, по проектам, по филиалам и т. д. Система управления оказалась очень удобной и реально работает у меня в отделе.

И главное: мои сотрудники знают, что их руководитель ничего не забывает, что задачи, исполнители, сроки, приоритеты, проекты, категории им назначены и зафиксированы в MS Outlook, каждый знает, что сегодня делать и за что его спросят.

Вячеслав Богомолов, руководитель ТМ-клуба «На правом берегу» (Новосибирск), управляющий партнер коммуникационно-маркетингового агентства SLAVA и IT-студии BrainWork

Несколько лет тому назад я буквально разрывался между несколькими коммерческими и социальными проектами. Именно тогда осознал, что нужна эффективная система управления временем. Как для личного планирования, так и для командной работы.

Поднял данную тему на интернет-форумах, и мне порекомендовали технологии тайм-менеджмента. Одной из ценных находок для меня стала книга Глеба Архангельского «Формула времени. Тайм-менеджмент на Microsoft Outlook», которую я выиграл на одном из его тренингов.

Я даже не подозревал, какие мощные возможности таит в себе «почтовая программа» (я раньше воспринимал Outlook исключительно в данной ипостаси). Все быстро настроил, следуя простым и понятным пошаговым инструкциям. Это дало резкий прирост эффективности и в то же время гибкость для тактических маневров.

Сейчас я по ряду причин уже не использую Microsoft Outlook, предпочитая другие инструменты. Тем не менее принципы, изложенные в прочитанной мной книге, актуальны по сей день. А выбор технических инструментов – это второстепенный фактор.