Управляй как бог менеджмента. Инструменты выдающегося руководителя

Отсутствие конспектирования способствовало тому, что подчинённые меньше говорили о работе. И хоть в некоторых случаях это ценилось, в большинстве из них об отсутствии конспектирования отзывались c неприязнью. Без них Теты были как личная встреча, а не деловая. На самом деле Тет-а-Теты – деловые встречи, на которых обсуждаются результаты и иногда личные темы.

Проблема Тета, во время которого менеджер не делает записей, не в их отсутствии; она в намёке на отсутствие ответственности за это.

Тет-а-Теты – часть вашей работы. На какие совещания вы ходите без блокнота и ручки? В нашем удостоившемся премий подкасте Career Tools один из выпусков озаглавлен как «Блокнот и Ручка» [На Эту Тему Есть Подкаст™].

Метод, в соответствии с которым мы рекомендуем делать записи, прост. Мы предлагаем пользоваться большим блокнотом с вкладками, отделяющими записи о подчинённых, или, если вам так будет удобней, использовать несколько тонких блокнотов, для каждого из сотрудников.

Мы также советуем использовать документ, который лучше всего подойдёт для ведения записей во время Тет-а-Тета. Для большинства людей структурированность способствует лучшему запоминанию. У нас есть стандартная форма, и мы протестировали многие формы, предложенные пользователями, на нашем сайте. Они доступны для бесплатного скачивания и представлены в формате. doc, так что вы сможете приспособить их под ваш стиль и методы. Существуют также версии этих форм на иностранных языках. Сделайте несколько копий форм для Тет-а-Тетов (ФТТ) или приготовьте блокнот(ы) для первой недели.

Что вам точно не нужно использовать, так это ваш обычный блокнот для совещаний, в который вы заглядываете, когда пытаетесь вспомнить, кто что и когда сказал. Если вы будете пользоваться этим блокнотом, все ваши записи с Тет-а-Тетов затеряются среди заметок с других совещаний, что сделает подготовку к грядущим встречам один на один почти невозможной. Вы не сможете найти то, о чём договаривались, в чём состояли проблемы, или не сможете дать обратную связь, не перелистывая кучу страниц. (Если вас сбило с толку то, что я говорю о ручке и бумаге, а не о цифровом устройстве, пожалуйста, обратитесь к нашим рекомендациям по использованию ноутбука и планшета, которые вы найдёте ниже.)

Есть некоторые вещи, на которые мы предлагаем обращать особое внимание при конспектировании на каждом Тет-а-Тете. Вы можете сами придумать способ для обозначения и записи самого важного. Мы имеем в виду то, что сразу будет видно, всегда, с первого взгляда, в любой форме.

Формы для Тет-а-Тетов не представляют собой документы по общей стратегии. Для каждого менеджера, с Тет-а-Тетами которого мы знакомы, встреча представляет собой нечто детальное, очень конкретное, то, что происходит прямо сейчас – то есть на текущей неделе. Из-за этого будет трудно провести такое совещание и не поговорить с подчинёнными о задачах и обязанностях, связанных с повседневной работой. Помимо этого, поскольку Тет-а-Теты также связаны с взаимоотношениями, доверие имеет особую важность. Это значит, что менеджерам нужно быть уверенными, что они делают то, что должны. Таким образом, помнить о выполнении того, чему мы себя посвятили, – очень важно.

Обведите в круг то, что вы пообещали сделать, подчеркните, пометьте звёздочкой, выделите важное – ваши обещания, – чтобы увидеть их при первом взгляде.

Мы рекомендуем вам отмечать разговоры или обязанности различными способами. К любым записям, требующим действий в рамках любой формы коммуникации с кем угодно, мы применяем тот же различительный принцип. Всё это также можно классифицировать как важную информацию, но некоторые считают, что необходимо выделять. Может быть, вы будете использовать рамки или двойное подчёркивание.

Советуем делать заметки об обратной связи (о которой мы поговорим позже), но не детально и не слишком тщательно. Вы хотите следить за эффективностью подчинённых, потому что обязаны делать это. В особо трудных случаях вам понадобятся записи об эффективности того, кто рискует получить выговор или увольнение.

Несмотря на то что знает или скажет вам большинство менеджеров, стандарт оформления «документации» невероятно низок. Вам не нужно вдаваться в детали ради того, чтобы что-то запомнить или сделать официальную запись, когда речь заходит об обратной связи. Вам не нужна длинная служебная записка (MFR) для краткой записи кейса. Вам потребуются сырые данные, которые позволят HR и юристам увидеть перед собой человека, который часто разговаривает с подчинёнными об их эффективности. Главным в этой документации является не форма или формальность или длина, а «единовременность», то есть бумаги должны оформляться примерно в то же время, когда происходит общение.