Управляй как бог менеджмента. Инструменты выдающегося руководителя

Я бы сказал, что если у вас настолько большая команда, то проблема в структуре организации, а не в менеджменте. И, я знаю, это не ваша вина. Если вам нужна помощь в определении нужного размера команды (извините, идеальных нет), у нас есть рекомендации. [На Эту Тему Есть Подкаст™.]

Ежемесячно

Мы призываем вас не проводить Тет-а-Теты ежемесячно. Мы ни разу не видели, чтобы ежемесячные встречи способствовали улучшению эффективности. В каждом случае результат и его сохранение оставались неизменными или ухудшались.

Представьте: кто-то сказал, что хочет выстроить с вами взаимоотношения, а затем добавил: «Только нужно успеть сделать это за 30 минут, раз в месяц».

Тут вы должны почувствовать что-то неладное. Нет смысла в совещаниях (взаимоотношениях), частота которых (ежемесячно) способствует избеганию этой цели.

А подчинённые их ненавидят. Они говорят нам об этом постоянно. Они знают, что не построят с вами никаких взаимоотношений и не достигнут доверия с вами. Никоим образом вы не сможете своевременно ежемесячно давать обратную связь. Люди говорят нам, что менеджеры перед ежемесячным Тет-а-Тетом перестают отвечать на их запросы и превращают их в миниатюрный анализ эффективности или плановое совещание, в одностороннем порядке.

Во всём мире существуют сотни СЕО, проводящих МТТТ. И проводят они их еженедельно. Разумеется, иногда эти руководители их пропускают. Но они не проводят их ежемесячно из-за того, что «слишком заняты». И вы не должны.

30-минутное совещание

Наши данные показывают, что 30 минут – это волшебное число для планирования Тет-а-Тетов. Нет никаких плюсов в большей длительности, так как это может вызвать снижение «уровня согласия». Менеджеры, проводящие встречи дольше 30 минут, хотят сделать как лучше, но чаще их отменяют – так часто, что подчинённые делают определённые выводы.

Вам не нужно выделять на общение больше 30 минут – в еженедельном выражении, – чтобы получить пользу от Тетов. Может показаться, что нужно, но наши данные говорят, что их ценность может оказаться не такой, какую вы ожидали.

Дважды когда мы тестировали 45-минутные и даже часовые встречи, то не получали больше улучшений, чем при 30-минутных. С другой стороны, уровень согласия снизился: вероятность отмены совещания или сокращения времени его проведения существенно увеличилась.

Мы также испытали Тет-а-Теты, длившиеся менее 30 минут, и результат также ухудшился. Множество раз люди ссылались на то, что было «слишком мало времени». И менеджеры, и подчинённые сказали, что когда 20-минутный Тет-а-Тет начинался позже, его ценность снижалась. [Мы знаем, что многие совещания начинаются поздно. На Эту Тему Есть Подкаст™.]

Что касается «согласия» (процент, соотношение количества проведённых вами встреч с количеством запланированных), наши данные показывают, что 85 % случаев согласия выступают в роли разграничителей между желаемым результатом и меньшим. Менеджеры, проводящие по меньшей мере 85 % запланированных Тет-а-Тетов в течение нескольких месяцев, добиваются подобного результата и его сохранения, как и те менеджеры, которые проводят 100 % запланированных совещаний. Как только процент станет меньше 85, вероятность добиться желаемых результатов будет меньше. Если процент будет меньше 50, лучше прекратить проводить встречи в угоду пользе (меньше затрат) и времени.

Изучив порядок проведения совещаний, мы также узнали, что лучше провести плотное собрание, которое будет длиться 30 минут, чем ненапряжённое, запланированное на час, но из которого полезными будут только 40–45 минут. Если вы будете отводить на совещание слишком много времени, ваши подчинённые постепенно начнут хуже к ним готовиться и терять интерес. Более короткие, компактные и активные 30-минутные совещания заставят вас и коллег использовать их по максимуму и не пропускать. Кому нужно очередное часовое совещание, которое начнётся и/или закончится позже, из-за которого вы опоздаете на другую часовую встречу?

Есть одно исключение, которое я поддерживаю и рекомендую, потому что видел, как оно работает. Если вы старший руководитель, выделяйте на Тет-а-Теты один час. Один из моих клиентов, СЕО (да, СЕО нужно тоже руководить подчинёнными и проводить Тет-а-Теты), как-то сказал мне: «На Тет-а-Тет мне нужен час, и даже этого бывает мало. Мне ни за что не хватит 30 минут. Я просто не смогу каждую неделю успевать обсуждать со своими подчинёнными всё, что необходимо». Поэтому мой клиент выделил на это час. Мне кажется, это было разумно.

С каждым из ваших подчинённых

Если вы будете проводить встречи, то должны проводить их со всеми вашими подчинёнными. Это кажется очевидным, но время от времени, по мере нашей работы с менеджерами по работе с клиентами, мы слышим нечто вроде: «Я провожу их каждую неделю с одним человеком и раз в две недели с остальными».