Форма предоставления результатов зависит от уровня, результаты мониторинга оформляются в виде следующих документов: Отчет о ходе реализации портфеля проектов (стратегический уровень); Отчет о ходе реализации крупномасштабного проекта / программы (тактический уровень); Еженедельный отчет о статусе проекта (оперативный уровень); Отчет о выполнении задачи / работы (операционный уровень) (письмо электронной почты / отчет инструментального средства управления проектами, например, MS Project). Результаты мониторинга: рассматриваются на заседании Комитета по мониторингу крупномасштабных проектов и программ при Совете директоров (Наблюдательном совете) компании и утверждаются Решением Комитета (стратегический уровень); рассматриваются на заседании Управляющего совета проекта / программы и утверждаются Протоколом заседания (тактический уровень); рассматриваются на заседании Оперативного совета проекта / на совещании о статусе проекта и утверждаются Протоколом заседания/совещания (оперативный уровень); рассматриваются на совещании рабочей группы проекта и утверждаются личным решением руководителя рабочей группы проекта (операционный уровень). Пример проведения комплексного мониторинга представлен на рисунке.
Рис. Пример проведения комплексного мониторинга
Результаты, полученные в ходе проведения мониторинга, тесно связаны с процедурами управления
Остановимся на процессе управления рисками более подробно.
1) выявление и анализ рисков;
2) планирование реагирования на риски;
3) мониторинг и администрирование рисков.
1. Выявление рисков
Выявление рисков проекта – это итерационный процесс, который выполняется на протяжении всего жизненного цикла проекта всеми участниками проектной команды и заключается в определении тех рисков проекта, которые способны повлиять на проект, и документальном оформлении их характеристик.
Источниками информации для выявления рисков могут являться договорные документы, технические решения, ресурсы, план-график проекта, подрядчики и др.
Выявление рисков может выполняться путем:
– анализа документации проекта (планов, допущений, архивов предыдущих проектов и других документов) на предмет их соответствия предъявляемым требованиям;
– сбора информации (используются различные методы: мозговой штурм, метод Дельфи, проведение опросов, SWOT-анализ и др.);
– анализа контрольных списков (формируются на основе исторической информации и знаний, накопленных в ходе исполнения прежних аналогичных проектов, а также из других источников);
– анализа допущений проекта;
– формирования диаграмм (например, причинно-следственных связей (диаграмма Ишикавы), зависимостей процесса, диаграмма влияния и др.).
По каждому выявленному риску Руководитель проекта формирует соответствующую запись в документе –
2. Анализ рисков
Анализ рисков проводится в разрезе качественных и количественных показателей рисков.
– вероятности возникновения риска;
– степени влияния (воздействия) риска на достижение целей проекта (в случае реализации риска);
– устойчивость проекта к данному риску (исходя из ограничений проекта по бюджету, срокам, содержанию и качеству и пр.).
Расстановка
Для расстановки приоритетов рисков используются следующие ранги: