Управление рисками, аудит и внутренний контроль

Итак, мониторинг – это непрерывный процесс наблюдения за определенными параметрами (показателями) объекта (объекта мониторинга) и их регистрация (учет) по определенным правилам (критериям). Информация, собранная в процессе мониторинга, используется для последующего анализа на предмет выявления несоответствий (отклонений), определения причин их возникновения и разработки предложений по их устранению (результаты мониторинга). Результаты мониторинга используются для последующей подготовки корректирующих и упреждающих действий (мероприятий). В рамах группы процессов проектного управления мониторинг проводится на всех уровнях управления на протяжении всего жизненного цикла проекта / программы / портфеля проектов. Различают следующие уровни мониторинга: стратегический, тактический, оперативный и операционный. В зависимости от уровня:

– методические рекомендации по управлению рисками проектной деятельностимониторинг проводится со следующей периодичностью: ежегодно, по полугодиям, ежеквартально (стратегический уровень); ежеквартально, ежемесячно (тактический уровень); ежемесячно, раз в две недели, еженедельно (оперативный уровень); ежедневно (операционный уровень).

– объектом мониторинга являются: программа / крупномасштабный проект (стратегический уровень); проект программы, фаза / этап проекта (тактический уровень); этап / задача проекта (оперативный уровень); задача / работа проекта (операционный уровень).

– мониторинг проводится следующими субъектами: Комитетом по мониторингу крупномасштабных проектов и программ при Совете директоров (Наблюдательном совете) компании (стратегический уровень); Управляющим советом проекта / программы (тактический уровень); Оперативным советом проекта / Руководителем проекта (оперативный уровень); Руководителем рабочей группы проекта (операционный уровень).

Наблюдаемыми показателями в рамках мониторинга являются: критичные риски и проблемы программ / крупномасштабных проектов, ключевые показатели портфеля проектов (стратегический уровень); критичные риски и проблемы проектов программы, ключевые показатели программы (тактический уровень); ключевые показатели проекта (оперативный уровень); выполнение задач / работ проекта, промежуточные результаты проекта (операционный уровень). В зависимости от уровня и периодичности проведения мониторинга, при анализе используются показатели, собранные за следующие прошедшие периоды времени: год, полгода, квартал (стратегический уровень); квартал, месяц (тактический уровень); месяц, две недели, неделя (оперативный уровень); один день (операционный уровень). Сроки проведения анализа также зависят от уровня и периодичности проведения мониторинга, например, анализ собранных показателей должен быть проведен: до конца первого квартала нового года (ежегодный мониторинг); до конца второго месяца нового полугодия (мониторинг по полугодиям); до конца первого месяца нового квартала (ежеквартальный мониторинг); до конца первой декады нового месяца (ежемесячный мониторинг); до конца первой недели (мониторинг раз в две недели); до среды (еженедельный мониторинг); в первой половине следующего рабочего дня (ежедневный мониторинг).

Мониторинг должен быть результативным – это один из основных принципов данного процесса. выявлять факты Отклонений, определять основные причины (факторы) их возникновения, а также формировать перечень мероприятий по их устранению. Для определения основных причин Отклонений используется система классификации по классам и типам наиболее часто встречающихся (типовых) причин. Использование такой системы классификации позволяет сформировать набор типовых мероприятий по устранению отклонений. В зависимости от уровня, объекта мониторинга и результативности проведенного анализа результатами мониторинга являются:

1) фактические значения ключевых показателей портфеля проектов,

2) перечень корректирующих действий для критичных проблем портфеля проектов / программ / крупномасштабных проектов, 3) перечень упреждающих действий для выявленных критических рисков портфеля проектов / программ / крупномасштабных проектов (стратегический уровень); 1) фактические значения ключевых показателей программы, 2) перечень корректирующих действий для критичных проблем проектов программы, 3) перечень упреждающих действий для выявленных критических рисков проектов программы (тактический уровень); 1) фактические значения ключевых показателей проекта, 2) перечень корректирующих действий для проблем проекта, 3) перечень упреждающих действий для выявленных рисков проекта (оперативный уровень); информация о фактическом ходе выполнения отдельных задач / работ проекта (операционный уровень).