Управление дебиторской задолженностью

– напоминания о приближающемся сроке оплаты нейтрального содержания: «Уважаемый г-н Злодеев! Напоминаем Вам, что по условиям договора поставки грядет срок оплаты! Спасибо вам за то, что вы у нас есть!»

– напоминания о просроченном платеже: «Уважаемый г-н Злодеев! Напоминаем Вам, что по условиям договора поставки вы должны были нам деньги отдать «вчера», а уже «сегодня». Если снова возьметесь за старое, мы опять Вас накажем! Надеемся, Вы не разочаруете нас!»

– просьбы о составлении гарантийного письма: «Уважаемый г-н Злодеев! Мы так Вас любим, что обещаем: Вам ничего не сделают, если Вы укажете, в какой срок отдадите долг. Но имейте в виду, это должно произойти до указанной нами даты!»

– претензия: «Уважаемый г-н Злодеев! Мы поставили Вам товар согласно Договору на сумму 22 (двадцать два) рубля 33 копейки со сроком выплаты до «позавчера». Вами оплачен товар на сумму 1 (один) рубль 02 копейки. Ваша задолженность составляет 21 (двадцать один) рубль 31 копейку. Предлагаем Вам незамедлительно оплатить имеющуюся перед нами задолженность. В противном случае будем вынуждены!».

Отправляя сообщения, не забывайте, что вам на них могут ответить. Поэтому проверять содержимое почтового ящика стоит не реже, чем каждые 30 минут после отправки писем. Формулируя содержание письма, старайтесь быть немногословным, а отправляя его, проверьте, указаны ли все исходящие сведения, чтобы не услышать по телефону, что клиент письмо получил, но не понял от кого или не разобрался, на чей адрес переслать ответ. Для этого сразу снабдите послание всей необходимой информацией: основной темой, своим именем, фамилией, должностью, местом работы, электронным адресом, а также телефоном и почтовым адресом. Не забудьте об уведомлении о прочтении.

Личная встреча

Как правило, личные встречи с представителем должника проводит менеджер. Это начальный этап переговоров по оплате. Позже, если в этом есть необходимость, на встречу может пойти руководитель отдела продаж, кредитный контролер. Такая форма общения предполагает либо наличие очень большой задолженности, либо высокую степень заинтересованности в клиенте.

Требование графика погашения задолженности. Гарантийное письмо

Требование состоит в том, что клиент определяет срок, в который обязуется оплатить возникшую задолженность. Если бумага имеет слишком нейтральное содержание, к ней не склонны относиться излишне серьезно. Поэтому, кроме слов о том, что клиент обязуется оплатить, в ней должно находиться признание оплаты пени. Не стесняйтесь настоять на том, что гарантийное письмо должно иметь ту форму, которую диктуете вы. Проконсультируйтесь с юристом, составьте с ним образец письма, который может выглядеть так:

Генеральному директору

ООО «Кредитор»

Деловому И.О.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Гарантируем оплату за отгруженный товар по накладным таким-то на сумму 30 000 не позднее 6.06.06 г.

1.06.06 – 10 000

3.06.06 – 10 000

5.06.06 – 10 000

В случае неоплаты в указанные сроки обязуемся оплатить штрафные санкции по условиям нашего договора.

Печать.

Подпись лица, уполномоченного подписывать банковские документы, с указанием его должности и фамилии.

Примечание. Гарантийное письмо, не соответствующее установленному образцу, приниматься не будет, так как не является правильно оформленным юридическим документом.

Компенсация задолженности товаром – аналог бартеру