Убедительное письмо. Как использовать силу слов

В этом примере повторяются однокоренные слова «полученный» и «получен» в первом предложении, так что одно из них можно вычеркнуть. Кроме того, «контракт» упоминается дважды, так что на это тоже надо обратить внимание. «Передача документа должна быть выполнена». Видно, автор перестарался. Вычеркиваем. «Мне хотелось бы отметить» и «Позвольте привлечь ваше внимание» точно попадают в категорию излишней вежливости.

Помните: реакция читателя равна результату. Цель этого текста – высказать читателю свое недовольство и проследить за тем, чтобы проблема не повторилась. Однако никаких последствий не видно, если проблема все-таки повторится. Так, может, стоит их добавить? Если мы действительно хотим добиться цели, лучше написать так:

«Мы получили документ 24 октября. В контракте четко сказано, что он должен был прийти не позднее 20 октября. Если в дальнейшем документы будут приходить с опозданием, мы прекратим сотрудничать с вами».

Хотя тон довольно-таки жесткий, это вполне приемлемо в жалобе. Убрав все ленивые слова, мы получим по-настоящему деловой текст.

Как всегда, нарушайте правила для большей убедительности. Слова, которые кажутся лишними, могут на самом деле быть крайне необходимыми для достижения убедительности. Иначе реклама выглядела бы так: «Покупайте мыло Х, оно дешевое и хорошо очищает». Как вы знаете, реклама выглядит совершенно по-другому, следовательно, можно предположить, что так называемые лишние слова не лишены смысла. Надо только тщательно проанализировать каждую фразу, чтобы убедиться, что они действительно нужны.

Правило 16: исключите все слова, которые не помогают убедить читателя.

Примеры, сравнения и аналогии

Возможно, вы думаете, зачем говорить об аналогиях и примерах в разделе о краткости? Однако вспомним наше определение лаконичности:

«Лаконичность позволяет достичь нужной читательской реакции самым эффективным способом».

В эту книгу вошла масса примеров, потому что намного проще показать лишние слова, чем говорить о них. Как мы отмечали в главе 3, мозг представляет собой сеть нейронов. Нейронные сети учатся, сравнивая события с существующим опытом. Если можно сравнить новую информацию с имеющимся образцом, мозгу легче будет понять ее.

Правило 17: используйте примеры и аналогии, чтобы помочь читателю понять текст.

Перечислим самые эффективные методы сравнения в деловых документах.

Примеры: думаю, не нужно приводить пример примера. Честно говоря, мне даже ничего в голову не приходит…

Сравнения: когда одно понятие описывается через сходство с другим. Например, «он ходил, как Джон Вейн». Это намного проще и лучше запоминается, чем если бы вы принялись подробно объяснять его походку.

Метафоры: когда вы утверждаете, что одно равноценно другому. Чаще всего метафоры используются в литературе, а не в формальных отчетах, однако они все же имеют место быть. Например, в главе 6 глагол описывается как «рабочая лошадка любого предложения». Понятно, что речь идет не о лошади, но фраза стала более емкой и эффектной, чем такая: «Глагол – это слово, указывающее на действие, следовательно, можно сказать, что он “выполняет всю работу” в предложении».

Аналогии: как сравнения аналогии показывают сходство между двумя понятиями. В целом аналогия подробнее раскрывает общие черты, чем сравнение, позволяя провести более развернутое сравнение. Например: «Он писал, как неумелый метатель кинжалов – когда пунктуация все же попадала на страницу, она обычно застревала не в том месте, с предсказуемым мучительным результатом».

Семь шагов к лаконичности

Вы можете следовать этому плану, чтобы писать и редактировать документы, когда строго ограничено количество страниц или слов. Возможно, эти рекомендации пригодятся вам и в других документах. Эта схема была разработана для составления заявок на Британскую правительственную программу. Каждый раздел был строго ограничен по размеру, так что краткость ценилась превыше всего. Однако документ при всем при этом должен был быть убедительным; ведь, в конце концов, это была конкуренция за финансирование. Хотя сюда не входят все методы, которые мы обсуждали выше, здесь хватит информации на каждый день.

Шаг 1. Списки

Спланируйте документ, используя понравившийся метод (см. главу 8). Сделайте оглавление с названиями разделов. Составьте план каждого раздела, отразив в его пунктах только самые важные идеи.

Шаг 2. Рассказ