Убедительное письмо. Как использовать силу слов

Когда вы пишете так, как говорите, получается много лишнего. Это нормально в устной речи, но на бумаге выглядит скучно и утомительно. Та же проблема возникает и при использовании нарочито официального стиля – смысл может утонуть в «воде». Возьмем, например, следующий отрывок:

«Комитет по будущему финансированию тщательно изучил последнюю информацию, присланную главным офисом. Комитет посчитал, что предложение о том, чтобы команда вернулась обратно к первоначальным инструкциям по поводу финансирования, помешает дальнейшему развитию, так как ключевые рекомендации совета директоров больше не соблюдаются в полной мере».

Не очень элегантно, как видите. Итак, как избавиться от «воды»? Воспользуйтесь следующими советами, чтобы правильно применить этот метод.

Прилагательные и наречия

Правило 13: реже используйте прилагательные и наречия.

Прилагательные и наречия характеризуют существительные и глаголы соответственно.[13] Оба – важнейшие элементы языка, но их чрезмерное использование делает текст тяжеловесным и нудным. Например:

«Я медленно и мучительно анализировал длинный, толстый, тяжелый документ, который прислал мне молодой, энергичный сотрудник из отдела маркетинга».

Скучно, не так ли? Выбрав более удачные глаголы и существительные, можно передать тот же смысл, но намного интереснее:

«Я устало перелистывал фолиант, присланный блестящим молодым человеком из отдела маркетинга».

Если «фолиант» – слишком экзотично, можно вставить одно-единственное определение – «огромный» перед словом «документ».

«Этот» и «тот»

Правило 14: используйте слова «этот» и «тот» только при крайней необходимости.

Часто эти слова лишние. Например:

«Директор AceCorp сказал, что эта новая система учета позволит избежать тех ошибок и тех задержек, которые имели место недавно».

Вычеркнем несколько лишних слов, немного подкорректируем, и получится вот что:

«Директор AceCorp сказал, что новая система учета позволит избежать недавних задержек и ошибок».

Прилагательное перед существительным

Правило 15: прилагательные ставьте перед существительными.

Никто не говорит «станок для фрезерования», если можно сказать «фрезерный станок». Поставив прилагательное перед существительным, вы сокращаете количество слов и делаете текст более понятным.

Избавьтесь от «ленивых» слов

Возможно, это очень жестко, но ваш текст – не благотворительность. Только самые достойные, сильные и удачные слова должны остаться после редактирования. А все остальное – нещадно вычеркнуть.

К сожалению, здесь нет жестких правил. Однако приведем пример, который поможет вам выявить этих бездельников и тунеядцев:

«Мне хотелось бы отметить, что полученный документ был получен только 24 октября. Позвольте привлечь ваше внимание к условиям контракта, в котором четко обозначено, что передача документа должна быть выполнена самое позднее до 20 октября. Я искренне надеюсь, что подобное нарушение контракта не повторится в будущем».

Итак, что можно изменить? Мы сказали, что правил нет, но существуют рекомендации. Обратите внимание:

• на повторы и лишние фразы;

• когда что-то простое принимает внушительную форму;

• на чрезмерные любезности.

Запомните: повторять ключевые моменты на протяжении всего документа – удачная практика. Только убедитесь в том, что между повторами достаточно большие промежутки.