Ценность ваших данных

Основные данные требуют выявления и (или) выработки достоверной версии правды (trusted version of truth) для каждого экземпляра концептуальных сущностей, таких как продукт, место, счет, физическое лицо или организация, и поддержания этой версии в актуальном состоянии. Главная трудность при управлении основными данными связана с разрешением сущностей (entity resolution) – процессом определения различий и управления связями между данными различных систем и процессов. Экземпляры объектов, описываемых строками таблицы основных данных, в отдельных системах организации обычно представлены по-разному. В рамках управления основными данными должны быть отработаны механизмы разрешения этих рассогласованностей, иначе не получится однозначно и непротиворечиво идентифицировать одни и те же экземпляры каждой сущности (будь то клиенты, продукты и т. п.) в различных контекстах. Этим процессом необходимо управлять постоянно, чтобы не допустить рассогласования идентификаторов экземпляров сущностей основных данных на протяжении всего времени их использования.

Таким образом, управление основными данными (master data management, MDM) подразумевает контроль значений и идентификаторов, обеспечивающий их согласованность во всех системах и наиболее точное отражение актуальных сведений об основных бизнес-сущностях. Цели MDM включают обеспечение доступности точных текущих значений основных данных и минимизацию риска, связанного с их неоднозначной идентификацией (т. е. c появлением в системах идентификаторов, относящихся к нескольким экземплярам одной и той же сущности или соответствующих двум или более сущностям)[421].

12.3.4. Специфика управления справочными данными

Как уже отмечалось, справочные данные – это любые данные, которые используются для определения характеристик или классификации других данных, или же для соотнесения данных внутри организации с внешней информацией. Классификации могут, например определять статусы или типы (например, статус заказа: новый, обрабатывается, закрыт, отменен). Внешняя информация может включать данные о географическом местонахождении или применимых стандартах (и определяться, например, кодом страны).

Справочные данные отличаются от основных и транзакционных данных наличием только им присущих характеристик:

● справочные данные, как правило, менее изменчивы, чем другие виды данных, за некоторыми исключениями (например, данные об обменных курсах валют) они меняются нечасто;

● они обычно проще по структуре и менее объемны, чем наборы транзакционных или основных данных, т. е. таблицы справочных данных содержат меньше столбцов и меньше строк;

● никаких трудностей с разрешением сущностей при управлении справочными данными не возникает (в отличие от основных данных).

Управление справочными данными (reference data management, RDM) подразумевает контроль допустимых множеств значений данных и их определений. Цель RDM – обеспечить организации доступ к полному набору точных и актуальных текущих значений всех представляемых справочными данными понятий.

Одна из главных трудностей в управлении справочными данными – правильно определить их владельца, т. е. лицо, отвечающее за их определение и ведение. Часть справочных данных может поступать в организацию из внешних источников; другая часть – быть разбросанной по различным подразделениям и не иметь формального владельца; еще какие-то справочные данные могут генерироваться и учитываться в одном подразделении, а полученные значения использоваться в других подразделениях. Поэтому определение ответственных за сбор и обновление данных – важная функция RDM. Отсутствие распределения ответственности в сфере RDM порождает риск, поскольку разночтения в справочных данных влекут за собой неправильное понимание контекста данных (например, когда два бизнес-подразделения по-разному классифицируют одно и то же понятие)[422].

12.3.5. Контекстная диаграмма области знаний «Справочные и основные данные» и уровни зрелости соответствующих функций

Контекстная диаграмма области знаний «Справочные и основные данные» представлена на рисунке 12.6.

* DAMA. DAMA-DMBOK: Data Management Body of Knowledge: 2nd Edition. Technics Publications, 2017. (Русский перевод: DAMA-DMBOK: Свод знаний по управлению данными. Второе издание / Dama International. – М.: Олимп-Бизнес, 2020.)

Проблема управления справочными данными связана с их использованием. Чтобы управление справочными данными было эффективным (обеспечивало актуальность и согласованность в рамках различных приложений и областей применения), оно должно осуществляться с помощью технологии, позволяющей потребителям данных (сотрудникам и системам) оперативно получать к ним доступ в процессе совместной работы на многих платформах.