Технологии эффективной работы

• Сокращайте информацию. Не стоит хранить то, что вы уже знаете, или то, что вам совершенно не нужно. Сжимайте, вырезайте и очищайте все, что можете, перед тем как положить на хранение.

• Храните информацию там, откуда вам легко ее взять. Храните материалы там, где вам удобно ими пользоваться. Разумный поиск информации — это первое решение, которое приходит в голову, когда вы складываете ваши исследовательские материалы в стопки.

Совет менеджера

Придерживайтесь выбранной линии. Поощряйте своих сотрудников, чтобы они разрабатывали и распространяли основные правила по поводу того, что сохранять, а от чего избавляться. Вы можете установить эту практику и для юридического отдела, и для бухгалтерии, и для всего штата сотрудников. Американская ассоциация оперативного учета поместила инструкции по этому вопросу на своем сайте. Вы облегчите сотрудникам возможность сохранить полезное пространство для содержания документов. Можно использовать списки «Избавляюсь в процессе работы» как рекомендацию, от чего вы хотите, чтобы они избавлялись. Поскольку эти тенденции развиваются, вы можете пойти дальше и один день в году целиком посвятить разборке залежей, дав людям время освободить рабочее пространство. Закажите пиццу, пусть сотрудники оденутся попроще и займутся расчисткой. Если вы считаете, что все это не стоит затраченного времени, рассчитайте стоимость каждого квадратного метра, занятого свалкой материалов, или стоимость важного клиента, ушедшего разочарованным. Самые успешные компании устраивают такой день раз в шесть месяцев, позволяя своим сотрудникам рассортировать, упростить и избавиться от лишнего, чтобы кабинеты были светлыми, чистыми и в них эффективно работалось.

«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — электронная почта

• Вся старая почта.

• Все, полученное в виде машинописных копий (пусть за это отвечает инициатор отправления).

• Просто приятные, ничего не значащие сообщения.

• Сообщения по поводу дат собраний и бизнес-ланчей.

• Объявления по поводу каких-то мероприятий, с которыми вы уже ознакомились.

• Ранние текстовые строки (оставьте только финальную строку, которая включает всю корреспонденцию).

«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — контакты

• Адреса людей, переехавших много лет назад, в контактах с которыми вы не заинтересованы.

• Старые визитные карточки, валяющиеся на дне ящика больше трех лет.

• Любая информация о человеке, которого вы не можете вспомнить.

• Когда-то кем-то врученные вам визитные карточки, и вы даже приблизительно не можете вспомнить, кем и при каких обстоятельствах.

• Все бумажные визитные карточки, когда-то перенесенные в компьютер, в адресную книгу, в банк данных (зачем их хранить?).

• Телефонные номера без имени.