Технологии эффективной работы

Создайте список «Необходимо сохранить» и прикрепите его внутри обложки каждой папки в начале любого проекта. По завершении работы выделяйте в расписании двадцать минут на сортировку и просто следуйте списку, что сохранить, а от чего избавиться. Не считайте, что проект завершен, пока не проделаете эту работу. Эти двадцать минут становятся способом сохранения времени и сил и вкладом в будущую работу. Посмотрите, для каких проектов вы можете создать список «Необходимо сохранить».

«Необходимо сохранить» — клиентские проекты

• Оригинальное предложение.

• Подписанный контракт.

• Окончательный рабочий проект.

• Корреспонденция (замечания, электронные сообщения, письма).

• Протоколы собраний.

• Информация по контактам.

«Необходимо сохранить» — мероприятия

• Заключительная версия пресс-релизов.

• Список прессы.

• Список приглашенных.

• План рассаживания гостей.

• Общий бюджет мероприятия.

• Список участников.

«Необходимо сохранить» — устные переговоры

• Финальная версия комментариев.

• Главная копия тезисов.

• Подписанный контракт.

• Рекламные материалы встречи.

• Контактная информация по планированию встречи.

 Горячий совет!

Если вы поручаете процесс сортировки младшему сотруднику, необходимо сравнить ваш список автосохранения со списком «Избавляюсь от ненужного в процессе работы» (например, все черновики, кроме финальной версии), чтобы предотвратить опасность любого возможного «а вдруг», когда будет по ошибке уничтожено что-то важное. Если вы руководите сотрудниками, убедитесь, что ваши распоряжения соответствуют той же политике.

ДЛЯ КОНФЕРЕНЦИЙ

Если вы посещаете мастер-классы, курсы или семинары, возможно, вы возвращаетесь домой с охапкой материалов. Если вы действительно находите время, чтобы просмотреть все материалы, когда приходите домой, отлично. Но если вы заталкиваете их, так и не распакованные, в дальний угол своего стола вместе с сорока двумя такими же папками, вам необходимо заняться чисткой!

Вместо того чтобы поддаваться желанию все сохранить, лучше каждый вечер посидеть со стопкой материалов в гостиничном номере и просмотреть все, что вы намереваетесь везти домой, оставив часть в урне.

«Необходимо сохранить» — конференции

• Визитные карточки людей, с которыми вы обязательно будете сталкиваться. (Нет необходимости сохранять визитки людей, которые вам вручили их по собственной инициативе.)

• Тезисы семинаров, где вы узнали что-то новое (нет необходимости сохранять информацию, подтверждающую то, что вы уже знаете).

• Проспекты продукции, которую вы собираетесь покупать.

• Тезисы, заметки по поводу вещей, которыми вы намереваетесь пользоваться, или информация, пользуясь которой, вы собираетесь действовать в дальнейшем.

Горячий совет! Скоросшиватель «Золотые самородки»

Если вы тщательно следите за работой каждого семинара, записывайте на листе бумаги все новые факты, советы и информацию, если вы собираетесь ими воспользоваться. Потом поместите лист в скоросшиватель (или соответствующую тематическую папку), подписанный «Золотые самородки». В дополнение к тому, что это сбережет его от уничтожения вместе с бесполезной информацией, вы получаете еще одно преимущество — вы будете иметь к нему более свободный доступ.