Технологии эффективной работы

Когда мы наводили на столе Марка порядок, выяснилось, что 10 процентов документов были новыми. 10 процентов необходимо было архивировать. А 80 процентов документов, как он их называл, «зависших» — идеи и замечания для будущих собраний, отчеты, присланные ему торговыми представителями для обсуждения, или распечатанные материалы для передачи дальше по инстанциям.

Мы поступили следующим образом: поместили один ящик для входящих материалов на угол его стола ближе к двери, чтобы его помощник мог туда класть новые документы.

Вместо того чтобы держать зависшие материалы на столе, я предложила выделить место для их хранения в шкафу для документов, прямо за его спиной (который, надо заметить, почти всегда пустовал!).

В верхний ящик мы уложили папки для каждого из его торговых представителей — восемнадцать штук. Когда кто-то из них присылал ему материалы для обсуждения, Марк сразу же помещал их в именную папку. Каждый раз, когда он делал заметки или появлялись вопросы для обсуждения с кем-то из представителей, он также все это складывал в определенную папку. Если он разговаривал с представителем по телефону, можно было сразу взять нужную папку, достать материалы и быть полностью подготовленным к конкретному разговору. И на его столе теперь всегда было чисто!

Исходящая зона Марка состояла из двух ящиков, стоящих на дальнем конце того же шкафа для документов; один был подписан «Для работы», а второй — «В архив». Его помощник мог несколько раз в день вынимать из них документы, если это было необходимо.

Простым наведением порядка на столе Марка мы создали осязаемое, видимое движение его работы, которое дало ему уверенность в себе. Он стал четко мыслить, у него всегда была под рукой нужная информация. И, что самое главное, у него теперь была система, которая поддерживала его в новой роли менеджера. Теперь Марк всегда был готов к продуктивным переговорам, когда звонили его торговые представители.

ИЗБАВЛЯЙТЕСЬ ОТ НЕНУЖНОГО В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ

Как я уже заметила в начале главы, накапливание ненужной информации угнетает нас физически, эмоционально и психологически, мешает быстро принимать решения, чтобы идти в ногу с вашей работой.

Нам всем известно, что следует избавляться от лишнего, но ответы на вопросы: «Нужно ли мне это?», «Хочу ли я этого?» могут стать довольно трудными. Не нужно давать на них ответы сгоряча. Кто станет бросать дела, чтобы принять такое решение, при очень напряженном графике? Мы имеем склонность беречь нашу способность принимать решения для клиентских проектов, создания продукта, оказания услуг или для других дел, связанных с исполнением обязанностей.

Однако пока мы принимаем решение о том, что сохранить, а что убрать, документы накапливаются.

Секрет того, как избежать такой ситуации, состоит в постоянной сортировке и чистке. А чтобы облегчить этот процесс, вам потребуется ежедневно обновлять решение о том, что хранить, а что выкинуть. Воспользуйтесь следующими восемью вопросами, чтобы вам было легче принимать решение.

• Связано ли это с вашими основными обязанностями?

• Поможет ли вам это завершить проект, над которым вы работаете?