Технологии эффективной работы

«Да, но… я боюсь что-то уничтожить. Вдруг мне понадобится эта информация?»

Страх избавиться от информации может быть парализующим. Но если вы будете за все подряд цепляться, ваши усилия окажутся бесполезными, потому что объем становится слишком большим. Огромные кипы документов или перегруженные файлы наводят ужас, когда надо найти что-то необходимое. Поэтому многие люди их сохраняют, но никогда туда не заглядывают.

Быстро почистите свой компьютер и ящик электронной почты, воспользовавшись преимуществами сортировки по видам. Для Windows Explorer выйдите на полоску меню, выберите View, потом Arrange Icons By, а затем подберите метод сортировки: имя, дата, размер или тип документа и т. д. В вашей программе электронной почты вы, как обычно, можете кликнуть на полоску меню над любым разделом (дата, тема, отправитель), и почтовые ящики автоматически систематизируются в соответствии с разделом, который вы выбрали.

Вместо того чтобы думать, от чего избавляться, лучше решите, к чему вы хотите получить доступ. Существует человеческий предел того, сколько информации мы можем обработать и сохранить в памяти. Держите все кипы материалов в управляемом состоянии, чтобы в них можно было найти требуемую информацию. Никогда ничего не надо сохранять, пока у вас не появится надежный способ это извлекать. Если у вас содержится какая-то информация, но вы не можете ее найти, когда это необходимо, или вы просто забыли, что она у вас есть, смело избавляйтесь от нее. Не храните ничего из того, что вызывает сомнение в своей злободневности.

«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — остальные запасы

• Устаревшие стационарно закрепленные визитные карточки, конверты со старым адресом компании или с вашим неправильно написанным именем.

• Непрочитанная, потерявшая актуальность литература, приглашения по поводу каких-то событий и разного рода уведомления.

• Разные безделушки, которые вам не нравятся.

• Старые, сломанные, неудобные ручки, карандаши и объемные маркеры (между прочим, откуда они взялись?).

• Всякий старый хлам (вроде использованных картриджей).

СПИСКИ «НЕОБХОДИМО СОХРАНИТЬ» ДЛЯ ПРОЕКТОВ И КОНФЕРЕНЦИЙ

Списки «Избавляюсь от ненужного в процессе работы» отлично помогают в ежедневной чистке. Но я бы оказалась беспечной, если бы проигнорировала два главных источника самого большого скопления бумаги — большие проекты и конференции, для которых накопление материалов идет чрезвычайно быстрыми темпами. Вы планируете почистить все эти папки с материалами для проекта и скоросшиватели и перенести полные коробки тезисов к семинару в какое-то более подходящее место, но редко это делаете или вообще не находите времени. Прежде чем вы это осознаете, перед вами уже лежит следующий проект или вы готовитесь к следующему семинару, а когда и они закончены, у вас выстраиваются еще более высокие стопки папок, скоросшивателей и коробок, добавившихся к тому, что уже было в вашем кабинете.

Вы можете справиться с этой проблемой в зародыше, создав списки «Необходимо сохранить», которые ускорят процесс фильтрации, и вам не придется возвращаться назад.

ДЛЯ ПРОЕКТОВ