Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут

Не попасть в прогноз даже после третьей переоценки, не уложившись и в треугольники, — серьезный провал. Вам следует проанализировать, почему вы снова и снова недооцениваете задачу. Может быть, следует разбивать дела на более мелкие и не такие сложные. Большие и сложно устроенные задачи по самой своей природе не поддаются точной оценке.

Вчерашняя погода

Как вы уже знаете, один помидор — это рабочая итерация длительностью 25 минут. Более крупная ежедневная итерация охватывает несколько помидоров. Каждый день начинается с планирования и заканчивается ретроспективным анализом. Внутри помидора вы позволяете себе сосредоточиться строго на одном деле. Однако сколько дел следует планировать на день в целом?

Национальная метеослужба потратила колоссальные деньги на новую систему прогнозирования погоды. В этой системе были задействованы все новейшие технологии, а точность ее прогнозов составляла почти 70%. А затем кто-то умный бросил вызов этой суперсистеме, используя гораздо более простой алгоритм. Этот алгоритм назывался «вчерашняя погода» и утверждал, что завтра будет таким же, как сегодня. И знаете что? Точность прогноза по этому алгоритму оказалась такой же, как у суперсистемы.

Оценка будущих достижений строится на предположениях. Так почему бы не обратиться к истории, допустив, что она повторится? Если вы можете численно выразить свои ежедневные достижения, то можете предположить, что это число описывает и вашу завтрашнюю скорость. День за днем измеряя количество помидоров, вы можете даже регулировать свою скорость в среднем [6].

Оценки в протоколе

В конце дня позаботьтесь о том, чтобы данные мониторинга были записаны в протокол. К каждой из оценок можно добавить два столбца.

Вот как выглядит процесс: сначала я для каждого из завершенных сегодня дел записываю количество оставшихся пустых квадратиков. Допустим, одно из дел я переоценил на три помидора (+3), еще два — на два помидора каждое (+2 и +2), а еще одно дело недооценил на два помидора (−2). В общем и целом я добавил в список дел на день пять лишних квадратиков. Моя суммарная погрешность оценивания составляет +5.

Дальше я использую самый правый столбец, чтобы отметить количество переоценок. На скольких строках есть кружки (одна переоценка), а на скольких — кружки с треугольниками (две переоценки)?

Цель — получить нули в обоих столбцах. Однако, поскольку одним из источников погрешности оценивания служат перемены в мире и поступление новой информации о задаче, расхождения между оценками и реальным количеством использованных помидоров будут всегда. В любом случае сумма значений из первого столбца должна быть равной нулю. Новые сведения могут как снижать, так и повышать плотность дел. В конечном счете эти ошибки скомпенсируют друг друга.

Барабан — буфер — веревка

Среднее количество завершенных за день помидоров — это ваш барабанный ритм. Сумма всех оценок для дел из реестра дел образует ваш буфер. Наконец, веревка — способ сообщить вышестоящему процессу о том, что надо снизить или увеличить темп.

Веревка одним концом находится у вас в руках, а другим уходит в буфер. С ее помощью вы можете «вытягивать» новые дела на рабочий стол своего мозга. Когда буфер заполнен, веревка «провисает». Когда буфер пуст, веревка растянута до максимума: вы «тянете», но новых дел не появляется.

Вам необходимо избегать как «голода», так и «переедания». «Перееданием» называется ситуация, когда в вашем реестре дел скапливается слишком много задач. Некоторые дела могут находиться там в течение длительного времени без какого бы то ни было прогресса. Такой реестр дел лишен гибкости, подавляет и даже вводит в заблуждение. «Голод» — противоположная ситуация: короткий реестр дел в один прекрасный продуктивный день может остаться пустым. Теория ограничений подсказывает, как регулировать размер реестра дел таким образом, чтобы избежать обеих ситуаций.

Я стараюсь удерживать десятидневный буфер дел из расчета, что в день я завершаю девять помидоров. Это означает, что сумма всех оценок в реестре дел должна давать примерно 90. Если это число оказывается значительно превышено, мне следует заняться расстановкой приоритетов. Если сумма оценок падает заметно ниже 90, я могу добавить в реестр новые дела. Если существенная часть дел в моем реестре связана с моим начальником или кем-то из клиентов, мне может потребоваться их помощь в расстановке приоритетов или дополнении списка [19].

Самоанализ: оценка

 Удается ли вам придерживаться своего рабочего плана на день?

 Приходилось ли вам изменять свои оценки после начала работы?

 Знаете ли вы, сколько времени потребуется на выполнение всех данных вами обещаний?

 Насколько большой может быть ваша оценка дел — в днях, часах, минутах?

 Насколько малой может быть ваша оценка дел — в днях, часах, минутах?

Глава 6

Адаптация

О’Гурчик и Арти Шок в театре

О’Гурчик: Привет, Арти! Что новенького, дружище?