1. Время: когда должно состояться обсуждение? Как долго оно должно продолжаться?
2. Место: где должно состояться обсуждение?
3. Каковы цели (цель) обсуждения?
4. Какие пункты стоят на повестке дня?
5. В каком порядке должны обсуждаться эти пункты?
6. Сколько времени следует уделить каждому пункту?
7. Если будет не хватать времени, какие темы можно пропустить?
8. Кто принимает участие в обсуждении? Кто будет высказываться по определенным пунктам повестки дня? (Список участников)
9. Кто за какой пункт повестки дня отвечает?
10. Кто должен представить какие-либо документы? До какого срока они должны быть затребованы и предъявлены?
11. Как следует оформить результаты обсуждения? Кто этим займется?
12. Какие средства коммуникации будут использованы?
13. Кто и до какого срока должен разослать приглашения на заседание? Какую информацию при этом следует передать (повестка дня!)?
14. Кто соберет все необходимые документы и проследит, чтобы все было в наличии? Кто займется отправкой документов (если это необходимо)?
15. Кто возьмет на себя организационные обязанности (снятие помещения, размещение гостей, средства коммуникации, таблички с именами, фуршет, напитки)?
Проведение обсуждения
Само обсуждение – это главная сложность. Вы можете использовать аналитическое мышление и придерживаться основной нити содержания при ведении встречи:
1. Вводная фаза: приветствие участников, ознакомление с повесткой дня, ориентировочная информация (продолжительность заседания, основные пункты содержания, особые участники…).
2. Три основные фазы заседания: внимание!
Эти фазы применяются отдельно для каждого пункта повестки дня!
– Информационная фаза: введение в тему можете осуществлять как вы сами, так и другие.
– Рабочая фаза: обсуждение темы – обмен вопросами, информацией и аргументами.
– Результативная фаза: подведение итогов, голосование, планирование дальнейших действий, распределение заданий и выбор ответственных за их выполнение (кто, что до какого срока должен выполнить)
3. Конечная фаза: благодарность всем присутствующим, отметить позитивные результаты. Затем короткое прощание и обсуждение срока следующей встречи, если необходимо.
Пожалуй, самая большая сложность – это управление ходом процесса. При спорах, отступлениях и отклонениях от темы будет непросто найти основную нить и вернуться к теме заседания. В такой ситуации Пауль намерен дышать глубоко и ровно, сохранять спокойствие и с дружелюбной настойчивостью возвращаться к соответствующему пункту повестки дня, при необходимости указав на время.
Гармоничность