Курьерские функции часто исполняли «надёжные» люди посла или посланника, а в общем-то — люди совершенно случайные, обладавшие одним достоинством: они ехали по своим делам туда, куда нужно было доставить дипломатическую почту. В конце 1820-х годов должность курьера мог справлять личный слуга посланника — так, во всяком случае, в своих воспоминаниях пишет известная А. О. Смирнова-Россет. Лакей её мужа Н. М. Смирнова одновременно справлял должность дипломатического курьера.
В конце XIX века миссиям и посольствам официально разрешалось отправлять своих курьеров в другие миссии и в Центр, и ещё в начале XX века в штатах миссий и посольств продолжали состоять курьеры и кавасы (например, на территории Османской империи), выполнявшие функции связников с соседними миссиями, посольствами и консульствами России.
В XX веке доставка дипломатической почты была уже поставлена на регулярную основу, в Министерстве иностранных дел была создана специальная курьерская служба, а курьеры зачислены в штат министерства. Их дорожные накладные и прогонные регулировались специальными постановлениями и носили странное и привлекающее внимание название «курьерские дачи». В Департаменте личного состава и хозяйственных дел был разработан специальный табель выдачи курьерам подорожных денег, в котором по горизонтали и по вертикали перечислены все пункты, обслуживаемые курьерами, а в квадрате пересечения строк и столбцов — сумма курьерской дачи.
Разработано было и расписание курьерской почты. Одну курьерскую линию, включавшую в себя несколько городов и столиц, обслуживали двое курьеров. Расписание составлялось на каждый обслуживаемый город, и в Центре, и в посольствах, миссиях и консульствах дипломаты уже знали, в какие дни ожидать прибытия почты из Петербурга и к какому дню нужно было готовить почту для отправки в Петербург. Курьеры выезжали из Петербурга и возвращались в Петербург с максимальным грузом, оставляя или подбирая его по пути в посольствах и миссиях.
Прибытие и убытие курьеров происходили раз в две недели. Это был, по всей видимости, оптимальный срок для доставки несрочной почты. Срочная информация шла «поверху» (секретные депеши при этом кодировались), с использованием телеграфа, а потом и радио. (Подобный порядок сохранился, кстати, и в годы работы советской дипломатии.)
Покажем это расписание на примере Санкт-Петербурга:
Заметим, что порядок следования в Петербург был иным, нежели в обратном направлении: в первом случае курьеры в Берлин попадали из Вены, в Рим — из Парижа и т. д, во втором случае из Берлина ехали в Париж, а Рим оказывался конечным пунктом маршрута. Объяснялось это, скорее всего, особенностями железнодорожного транспорта.
Курьеры следовали по строго утверждённому в Центре графику, используя точно указанные виды транспорта. Никаких отклонений от предписанных маршрутов и расписания им не дозволялось. Во второй половине 1898 года число курьерских отправлений между Вашингтоном и Нью-Йорком вместо восемнадцати (один раз в две недели) составило девятнадцать, и 1-й Департамент не преминул запросить посла Кассини о том, каким образом произошёл сбой в расписании и перерасход денег на курьерские дачи и почему вместо одного курьера ехали двое. (Вполне возможно, что под видом курьеров в Нью-Йорк в туристическую поездку ездили дипломаты миссии.)
Российское генеральное консульство в Индии привилегиями собственной курьерской службы не пользовалось — в Индию наши курьеры не ездили. Прибегали к услугам французской