Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

Клиент – представитель юридического лица

Передать клиенту:

• один экземпляр (оригинал) договора на срочную поставку товаров;

• квитанцию из операционной кассы, чек кассового аппарата или корешок приходного ордера;

• счет на оплату заказа товаров;

• счет-фактуру установленного образца.

Информировать ответственного исполнителя склада о сформированном договоре на срочную поставку запасных и передать ему второй экземпляр подписанного текста договора.

Процедура комплектации и выдачи товаров со склада

Сформировать ведомость комплектации на выдачу товаров, указав маршрут отборки и количество хранящихся на местах товаров.

Любые действия с товарами, которые числятся на складе, можно осуществлять только при наличии распечатанного документа – ведомости комплектации. Кладовщик имеет право выдать товар со склада только при наличии ведомости комплектации.

Кладовщик принимает от службы реализации товаров ведомость комплектации в работу.

В ведомости комплектации в соответствующих графах указаны наименование детали, каталожные номера товаров, их количество, адрес на складе.

В шапке документа указан получатель, т. е. то подразделение, куда следует передать товар (зона отгрузки или магазин при складе), а также номер заказа, для которого распечатана эта ведомость комплектации.

Имея на руках ведомость комплектации, кладовщик выполняет следующие операции:

♦ ориентируясь на адреса хранения, отобрать требуемые товары;

♦ убедиться, что все указанные в ведомости комплектации товары в наличии и не имеют внешних дефектов;

♦ сверить еще раз номенклатуру и количество отобранных товаров с теми, что указаны в ведомости комплектаци;

♦ передать товары получателю;

♦ передать ответственному исполнителю получателя отобранные товары, подписать ведомость комплектации самому и получить подпись ответственного лица;

♦ передать ведомость комплектации для архивирования.

Если кладовщик не обнаружил на полке запрошенного товара:

♦ сообщить об этом получателю,

♦ сообщить своему непосредственному руководителю,

♦ дождаться от службы реализации товаров удаления строки с этим товаром из ведомости комплектации (необходимо удалять строчки с ненайденными или отбракованными позициями),

♦ распечатать «возврат на склад» на отмеченные службой реализации позиции,

♦ передать «возврат на склад» для архивирования.

В случае, когда товар необходимо посмотреть клиенту, кладовщик не должен выпускать товар из поля своего зрения, так как несет полную ответственность за данный товар.

При сборе и выдаче товаров нужно сверять номера, которые указаны на упаковках товаров с номерами в ведомости комплектации, т. к. не исключено, что на полке, закрепленной за нужным товаром, может по ошибке лежать другой товар.

Если необходимо выдать «мерный» товар (масло, антифриз и п.), нужно очень внимательно отнестись к единицам измерения, в которых оприходованы данные товары.

Если возникают сомнения по поводу правильности своих действий, необходимо проконсультироваться у начальника склада, прежде чем выдавать товар.

В процессе отбора товаров проверить и записать количество остающихся на местах товаров (ежедневная инвентаризация).

Процедура учета упущенных продаж

Каждый продавец должен вести «Журнал упущенных продаж». В этот журнал записывают наименования и номера запасных частей, которых не оказалось в наличии в день запроса клиентом. Каждый вечер информация из журналов всех продавцов вводится в компьютер и анализируется товароведом по управлению запасами. Если запрошенные детали включены в торговую номенклатуру магазина, но закончились или поставляются только под заказ, принимают меры к ускорению их закупки. Если запрошенные детали не включены в торговую номенклатуру магазина, но имеются в прейскурантах поставщиков, принимают решение об их закупке, о нормах хранения, ценах реализации и включении в прейскурант. Если запрошенные детали не включены в торговую номенклатуру и в прейскуранты поставщиков, анализируют причины возникновения спроса и находят решение – либо в подобных случаях предлагать деталь вместо узла или наоборот, либо посоветовать клиентам подобрать аналог детали от другой модели с подгонкой и т. п. Перечень таких «проблемных» деталей должен постоянно пополняться и находиться у каждого продавца.

Процедура возврата товаров

При возврате непроданных или возвращенных клиентом товаров на склад проверить состояние возвращаемых товаров, а также целостность их упаковки.

Проверить фактическое соответствие наименований и количества возвращаемых товаров перечню, указанному в накладной.

В случае расхождений фактического наличия и списка товаров в накладной, включая количество, вернуть накладную на переоформление.