Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

Подготовку проектов заказов компьютером следует программировать по различным алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений. Быстро оборачивающиеся запасные части заказывать по методу фиксированных интервалов между заказами. Средне оборачивающиеся запасные части, а также очень дешевые детали заказывать по методу «точки заказа». Дорогие агрегаты, а также новые детали для первых партий заказывать путем ручной подготовки расчетов. Принадлежности и материалы, поставляемые из той же местности, заказывать чаще по методу фиксированных объемов заказов.

Любой компьютерный проект заказа должен корректироваться товароведом – компьютер не может учесть, например, ожидаемого всплеска спроса на запчасти в связи с окончанием гарантийного периода у машин или падения спроса из-за списания машин у клиентов, замены детали на новую и т. п. Для управления запасами и корректировки заказов поставщикам товароведы должны при помощи компьютерных выборок выделять в отдельные группы детали по степени спроса, по оборачиваемости, по необходимости формирования страховых запасов.

Ниже приведен пример современной базы данных о запасных частях. Намеренно вперед вынесены признаки (коды) для управления запасами и ценами.

Признаки (коды):

♦ признак группы спроса – ABC (автоматически вводит программа после анализа за период);

♦ коэффициент оборачиваемости запаса данной детали фактический (автоматически вводит программа после анализа за период);

♦ признак неликвидности (вводит товаровед вручную после анализа);

♦ признак ручного контроля;

♦ признак важного резерва;

♦ признак наличия страхового запаса;

♦ группа материалов (черные или цветные металлы, пластмассы и т. д.);

♦ группа оборудования (топливка, электрика, резинотехнические и т. д.);

♦ коэффициент соотношения розничной и закупочной цен;

♦ коэффициент рентабельности фактический в периоде;

♦ признак категории калькуляции розничных цен;

♦ признак категории изменения розничных цен;

♦ признак группы скидок с розничных цен;

♦ признак группы стоимости XYZ;

• признак степени конкуренции;

• признак показательных цен;

• коэффициент общего изменения цен;

• признак группы цен;

• признак группы скидок;

• признак необходимости снижения цен поставщика;

• фактический коэффициент пересчета закупочных цен в розничные текущий;

• коэффициент пересчета нетто цен после коррекции;

• коэффициент пересчета нетто цен после максимальной скидки.

Основные данные:

• название изготовителя машин (группа);

• номер детали по каталогу изготовителя машин;

• номер детали по каталогу изготовителя комплектующих;

• номер детали – аналога по каталогу изготовителя неоригинальных деталей (несколько полей);

• наименование на русском языке;

• наименование на английском языке;

• код изготовителя детали (несколько полей);

• код и название подгруппы;

• в какой комплект или сборку входит – если не поставляется отдельно;

• модели машин, для которых предназначена деталь;

• применяемость (неограниченно полей);

• период применения на машине;

• VIN код применяемости;

• код модели двигателя;

• какой деталью заменена (после снятия с производства);

• вместо какой детали введена в конструкцию;

• код взаимозаменяемости;

• код наименования;

• срок службы расчетный;

• возможность восстановления после износа;

• единица измерения;

• вес;

• объем;

• количество на 1 машину;

• количество в комплекте;

• вид упаковки;

• количество в упаковке;

• вид тары.

Складские данные:

• адрес хранения;

• наличие на складе фактическое;

• наличие на других складах;

• минимальный запас или точка заказа;

• максимальный запас;

• страховой запас;

• неприкосновенный запас – до решения руководства.

Ценовые данные:

• закупочная цена в валюте;

• закупочная цена в рублях;

• розничная цена в валюте;

• розничная цена в рублях.

Данные для заказов и отгрузок:

• срок поставки;

• минимальное количество для заказа, норматив поставщика;

• оптимальное количество для заказа по параметрам: количество – скидка – срок поставки;

• заказано у поставщика;

• подтверждено поставщиком к поставке;

• недопоставлено поставщиком по подтвержденным заказам;

• неудовлетворенный спрос, штук;

• недогружено заказчику (долг), штук.

Статистические данные:

• продано в периоде – нарастающим с начала года, штук;

• продано в периоде, кг;

• продано в периоде, м3;

• продано в периоде в закупочных ценах;

• продано в периоде в розничных нетто ценах;

• валовой доход в периоде;

• продано в году “текущий -1”, штук;

• продано в году “текущий -2”, штук;

• продано в году “текущий – X”, штук /до 5 и более лет/; Аналитические данные:

• сбыт на 1000 машин в год в штуках;

• сбыт на 1000 машин в год в кг;

• сбыт на 1000 машин в год, м3.

При учете предусматривают возможности:

♦ заказы на закупки, продукция собственного производства, возвраты товаров;

♦ полное управление партиями на уровне склада;

♦ отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;

♦ операции по учету удовлетворения претензий.

♦ перемещения между складами;

♦ отслеживание отгрузок, товаров в пути и приемки.

♦ Для обеспечения анализа учетных данных предусматривают:

♦ определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;

♦ определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;

♦ определение параметров для контроля качества и надежности учета.

Правила контроля неликвидов

Рискованность содержания запасов состоит в постоянной, ежедневной опасности образования неликвидов – нереализуемых запасов товаров. Они могут образовываться по следующим причинам:

– падение спроса из-за появления конкуренции;

– падение спроса из-за ликвидации потребителя;

– ошибочные закупки излишних количеств;

– ошибочные закупки устаревших товаров;

– порча товаров из-за повреждений, повышенной влажности;

– брак, не замененный поставщиком по рекламациям;

– появление новой модификации товаров, заменяющей прежние;

– оприходование по ошибке;

– пересортица в поставках;

– не списание реализованных товаров;

– пересортица из-за неверной раскладки, обнаруженная при поиске других товаров;

– потери на складе из-за небрежности в указании адресов или нанесения их нестойкой краской, обнаруженные при инвентаризации.

На первый взгляд кажется, что подобные случаи нечасты. Однако если склад работает с номенклатурой более сотни наименований товаров, неликвиды возникают и нарастают быстро. Ежемесячно проверяйте перечень товаров, не имевших спроса с начала года. Ведите статистику поквартальной реализации каждого товара в штуках, чтобы отслеживать колебания спроса и анализировать их причины. В договорах с поставщиками добивайтесь права возврата ошибочно заказанных товаров, удовлетворения рекламаций по количеству и качеству. Только тщательный учет и хорошая организация управления запасами избавят вас от образования неликвидов. Вот некоторая информация, которую складская служба должна готовить руководству для управления:

– ежемесячный перечень товаров, не пользовавшихся спросом более месяца или двух – критерий устанавливается руководством. Это необходимо для принятия мер по ускорению реализации, т. е. высвобождению “замороженных” в товарах средств для дальнейшего использования и предотвращению образования неликвидов, приносящих убытки;

– еженедельный или ежемесячный перечень товаров, запас которых снизился меньше установленного минимума – это нужно для своевременного размещения заказов;

– ежеквартальные расчеты оборачиваемости по каждому наименованию – это необходимо для принятия мер по оптимизации сроков и объемов заказов новых партий;

– ежемесячный перечень товаров, переданных на реализацию и находящихся у посредников сверх установленных сроков – это нужно для решения вопросов продления сроков реализации или возврата;

– ежеквартальные предложения по списанию испорченных, утерянных, похищенных и неликвидных товаров.

Допустимым объемом неликвидов по стоимости считают не более 5 % – иначе расходы по содержанию, налоги на имущество, обесценение денег и т. д. съедают прибыль без всякой надежды на компенсацию – неликвиды не просто лежат – они дорожают с каждым годом, они занимают место на складе.

К сожалению, в большинстве предприятий работа по ликвидации мертвых запасов ведется бессистемно. Желательно в компьютерных базах данных предусмотреть параметры для быстрой обработки такой номенклатуры в разных аспектах с целью ускорения принятия мер по избавлению от нее. Выявить такую номенклатуру при помощи компьютера несложно – достаточно включить в программу алгоритм:

♦ к неликвидам относить остатки товаров, не имевших спроса,

например, последние 6 месяцев;

♦ к излишним запасам относить товары, имевшие спрос, но остатки которых превышают, например, 3-месячную потребность.

Выявив неликвиды, прежде всего определяется пригодность товаров для сбыта – могут ли они вообще кому-то понадобиться.

♦ если товар можно предложить торговцам, цену стараются установить на уровне, лишь едва покрывающем себестоимость, учитывая, что в запас товары покупают неохотно и только в случае явной выгодности сделки, а также тот факт, что вторично тому же клиенту неликвиды предложить не удастся – снижение цены при повторном предложении лишь укрепит его сомнения в нужности или в качестве этих товаров;

♦ если применения товары не нашли, цены устанавливают "бросовые” за штуку или за вес и предлагают их на выбор или на вес;

♦ если избавиться от неликвидов не удалось, их списывают на убытки.

Важно систематически заниматься избавлением от неликвидов и списывать их, если приходится, как можно быстрее, иначе за год или два может накопиться такой объем, списание которого станет невозможным без процедуры банкротства.

Ниже перечислены некоторые моменты, на которые следовало бы обращать особое внимание при работе с многочисленной номенклатурой товаров при нарастающем объеме сбыта, в целях предотвращения образования неликвидов.

• Проводить перманентную инвентаризацию по утвержденному бухгалтером плану – проверку соответствия наличия учетным данным определенного количества наименований или определенной группы товаров в месяц.

• При размещении товаров на складе обеспечивать оптимальное использование площадей и объемов складов и свободный доступ к каждому товару. Это необходимо для быстрой раскладки и отбора товаров – т. е. экономии трудозатрат. Особенно это важно при увеличении числа и объемов отгрузок в день.

• Систематизировать приемку, отбор, упаковку и отгрузки товаров в целях оптимального использования рабочего времени, установив график и не допуская авралов и привлечения дополнительной рабочей силы. Например, все отгружаемые партии должны быть упакованы и снабжены документами до конца рабочего дня или до обеда – в зависимости от способов отгрузки. Получатель при самовывозе должен тратить не более часа на получение товаров и оформлять все документы в одном месте. То же касается привлеченных транспортных организаций– длительный простой удорожает перевозки. Приемку товаров (проверка по количеству и качеству, раскладка) выполнять в свободное от отгрузок время.

• Ввести и строго соблюдать систему адресов для ячеек, стеллажей и других мест хранения товара. Ведомость наличия на складе должна содержать адрес каждого товара. Своевременно корректировать в картотеках и памяти компьютера адреса при изменениях места хранения товара. Поддерживать в читабельном состоянии бирки адресов и наименований товаров во избежание ошибок при размещении и отборе.

• Обеспечивать соблюдение рекомендуемых поставщиком правил хранения каждого товара.

• Своевременно рассматривать рекламации покупателей, обеспечивать их удовлетворение.

• Вести учет полученных рекламаций, их удовлетворения или финансовой компенсации.

• Обеспечить невозможность хищений товаров со склада, повреждения товаров при перемещениях.

• Изучить и использовать все возможности компьютерной программы по складскому учету.

• Вести учет товаров, переданных на реализацию, контролировать сроки их нахождения у посредников, их реализацию и оплату, возврат и качество нереализованных.

Порядок активизации запасов

Для уменьшения риска образования неликвидов ежегодно проводится активизация запасов по результатам продаж за год. Выполните анализ частоты продаж каждого товара и по результатам анализа измените размещение товаров по принципу “чаще спрос – ближе к зоне выдачи”. Задача такого анализа – разгрузка склада от товаров редкого спроса, перемещение на их место товаров высокого спроса и упорядочение размещения для облегчения доступа.

Если нет программы такого анализа, выполните анализ по количеству продаж, установив определенные критерии, например: сделать выборки товаров, продажа которых составила, например, менее 300 шт. в год, от 300 до 1000 в год и более 1000 шт. в год. По таким выборкам примите решения. Например, если товар продан за год в количестве менее 300 штук, т. е. в среднем около 1 шт. в день, его можно хранить не в теплом, а в холодном складе.

Для сокращения складских расходов:

♦ полностью избавляются от выявленных при анализе “мертвых” неликвидных запасов;

♦ бездействующие запасы переводят на более дешевую форму хранения;

♦ удешевляют контроль по всем малоценным товарам;

♦ группируют оставшиеся на складе товары в соответствии с результатами анализа спроса для обеспечения надлежащего контроля за движением товаров.

Решиться на списание даже бездействующих и “мертвых” запасов нелегко. Основанием для этого может быть только тщательный анализ и прогноз и выяснение причин отсутствия спроса на те или иные товары. Если отсутствие спроса вызвано недостатками организации сбыта, принимают меры для продвижения товара. Если же никаких перспектив для продажи “мертвых” запасов нет, стараются от них избавиться. Некоторые дистрибьюторы сокращают бездействующие запасы на своих складах путем распределения их по частям на складах дилеров и при появлении спроса разыскивают нужный товар. Для реализации “мертвых” и бездействующих запасов организуют специальные распродажи и аукционы, предоставляют повышенные скидки. Оставшиеся нераспроданными товары устраняют из запасов. Товары, по которым не было движения в течение года (за исключением новых товаров, только введенных на рынок), снимают со стеллажей и укладывают в ящики, на которые крепят упаковочные листы. Ящики держат в таком месте, где их хранение не влечет значительных расходов. Эти товары оставляют в базе данных, но указывают другой адрес складирования. Стоимость этих товаров, как правило, списывают. Если спустя год (т. е. всего через два года) по этим товарам по-прежнему не будет никакого движения, их продают как лом или утиль, или уничтожают. После очищения складов от бездействующих и мертвых запасов принимают меры для предупреждения возможности аккумуляции подобных запасов в будущем.

Правила распределения запасов

Технологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственный цех, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах. Такая политика препятствует улучшению имиджа сервисного предприятия и развитию продаж.

Поддержание запаса товаров постоянного спроса по номенклатуре для исключения перебоев в удовлетворении заказов выполняется при помощи грамотного распределения запасов при обработке заявок потребителей и создания страхового запаса каждого товара. Для этой цели необходимо ввести (это постановка задач для программирования):

> обработку заказов сторонних потребителей не по всему наличию товаров, а по половине или другой доле – остальное должно быть резервом для цеха;

> специальный контроль и признаки распределения запаса для каждого товара – обработка разрешена по всему наличию, по половине наличия, по четверти наличия, не разрешена при наличии минимального запаса и т. д.

> каждому заказчику присвоить код важности в обработке заявок, например, цех – 1, приоритетные клиенты – 2, собственный магазин (если есть) – 3, прочие – 4, именно в такой последовательности.

Порядок удешевления контроля

Ключ к наилучшему управлению запасами часто состоит в том, чтобы меньше контролировать дешевые товары и сосредоточить все внимание на наиболее дорогостоящих. Очень часто учет дешевых товаров обходится дороже, чем их стоимость. Контроль должен быть сосредоточен там, где он себя оправдывает, – на дорогостоящих товарах. Посредством объемно-стоимостного анализа предприятия нередко приходят к заключению, что на контроль запасов кнопок они расходуют столько же, сколько на контроль за запасом дорогих товаров. Одна компания обнаружила, что 75 % номенклатурного состава ее запасов представляет только 4 % всей стоимости ее запасов.

Удешевление контроля помогает сократить расходы по содержанию запасов. Тщательный учет каждого находящейся на складе товара слишком дорог. Экономичное управление запасами предполагает, что нужно меньше контролировать дешевые товары и сосредоточивать все внимание на наиболее дорогостоящих. Менеджеры нередко обнаруживают, что на контроль за запасом, например, шайб, они расходуют столько же, сколько на контроль за запасом дорогих товаров. Ряд исследований в Англии показал, что на долю дешевых изделий приходится большая часть проводок в документации контроля запасов, в то время как в товарообороте и стоимости запасов они составляют очень малую долю. Так, выборочное обследование выявило следующие данные: на товары стоимостью менее 35 пенсов за штуку приходилось 30 % наименований хранимых товаров, 40 % проводок в документации контроля запасов, но всего 1,6 % объема реализации, 5 % стоимости запасов. Фирма систематически проводила инвентаризацию всех товаров, и учет малоценных товаров обходился дороже их стоимости. После прекращения контроля дешевых товаров издержки по содержанию запасов снизились на 34 %. Если практикуется годовая инвентаризация физических запасов, то основное внимание уделяют товарам групп, на которые приходится наибольшая доля суммарной стоимости запасов. Что же касается группы малоценных товаров, то принимают на веру данные карточек учета этих запасов.

На многих мелких складах за рубежом применяются простые и дешевые способы контроля. Используя принцип оптимального размера заказа, устанавливают, что товары малой стоимости нужно заказывать менее часто, но в больших количествах. С этой целью применяют, например, упрощенную систему визуального контроля запасов мелких товаров. При этой системе запасы каждого товара делят на три группы и размещают в одной ячейке. Группы товаров отделяют друг от друга с помощью специальных щитков или помещают в пластиковые мешки либо коробки. Каждая группа имеет цветовую кодировку: красный цвет означает минимальный запас, желтый – уровень заказа, зеленый – наличие сверх уровня заказа. На ячейке или непосредственно на партии товаров закреплена карточка, содержащая следующую информацию: код товара, адрес, наименование, категорию запаса и сведения об установленных для товара уровнях запаса. Для пополнения запаса не требуются никакие действия до тех пор, пока не начнется выбор товаров из желтой секции ячейки. В этот момент контрольная карточка снимается и передается работнику, занятому учетом запасов, для того чтобы сделать заказ. Затем контрольная карточка возвращается в ячейку с отметкой о сделанном заказе. После того, как начнется выбор товаров из красной секции, карточка снова поступает к клерку как повторное напоминание о необходимости восполнения запаса. Если выполнение ранее сделанного заказа в ближайшее время не ожидается, то размещается срочный заказ или предпринимаются другие необходимые действия.

Небольшие склады, чаще всего филиалы одного дилера, применяют простую систему пополнения запасов, известную как “система авансирования” или “пополнение количества за количество”. При этой системе в каждой ячейке склада имеется пачка талонов, состоящих из двух одинаковых частей. При упаковке товаров по заявке заказчика берется один талон и в обеих частях проставляется проданное количество. Затем одна часть талона прикрепляется к копии счета и передается в бухгалтерию, а вторая направляется на основной склад, информируя о расходе. На основании таких талонов главный склад формирует очередную партию и отгружает ее на периферийный склад в ближайший удобный день. Понятно, что весь учет концентрируется на главном складе, что позволяет экономить на контроле запасов в складах-филиалах. После введения системы авансирования в филиалах своих складов, фирма “Ditteren”, крупный торговец запчастями к автомобилям “Volkswagen” в Бельгии, сократила семь кладовщиков филиалов, т. к. операции с талонами смогли выполнять менее квалифицированные (и менее оплачиваемые) рабочие, комплектующие отгрузки по заявкам покупателей.

На некоторых складах используют систему кодирования цветом. На каждую вновь поступившую на склад единицу товара наносится небольшая цветная метка. Для каждого года хранения и квартала устанавливается определенный цвет. Нанесение этих меток не занимает много времени, зато позволяет быстро установить срок хранения изделия. При такой системе наиболее долго хранящиеся товары используются в первую очередь; кроме того, с течением времени метки позволяют выявить товары, по которым нет движения. Это особенно важно для товаров небольшой стоимости, по которым не проводится контроль запасов.