Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

Описание процессов

Примерная карта процесса приемки

Карта процесса позволяет увидеть все части процесса и насколько эти части соответствуют друг другу, а также слабые стороны и излишние сложности в процессе наряду с сильными сторонами. Карта процесса также позволяет разрабатывать и выбирать различные альтернативы существующему процессу.

Процедура оприходования товара

Ответственный за оприходование товара должен:

♦ сверить наличие и правильность оформления поступивших документов (товарная накладная, счетфактура), реквизиты поставщика и покупателя,

♦ сверить количество поступившего с количеством заказанного

товара,

♦ создать новую накладную, указать поставщика, код склада назначения,

♦ внести в накладную поступивший товар, цену, количество, ГТД, страну происхождения,

♦ при наличии новых позиций завести карточку товара (указать название, артикул, цену к продаже, единицу измерения, указать аналоги и применяемость),

♦ сверить получившуюся сумму с суммой в документах на поставку,

♦ распечатать лист раскладки и передать кладовщику для размещения товара на складе (лист раскладки должен содержать: наименование, артикул, кол-во товара по сопроводительным документам, адрес хранения).

Процедура обработки заказа

При ответе на телефонный звонок или личной встрече представиться в соответствии с корпоративным стандартом.

Выяснить цель его обращения в склад.

Разъяснить клиенту существующий в складе порядок продажи, заказа товаров

По данным клиента сформировать перечень необходимых ему товаров.

Сообщить клиенту приблизительную стоимость выбранного набора, округлив ее до первого целого числа в сторону увеличения.

В процессе подборки товаров проверить их наличие на складе. В том случае, если товары отсутствуют на складе, разъяснить клиенту порядок и сроки заказа товаров

В завершении выбора, узнать у клиента принятое им решение о приобретении товаров из подобранного перечня. На основе комплекса услуг предприятия, убедить его приобрести подобранные товары.

При невозможности предоставить клиенту необходимую информацию, выяснить его контактный телефон и заполнить персональную карточку неудовлетворенных звонков.

Попрощаться с клиентом в соответствии с корпоративным стандартом.

Оформление договора и передача товара

Сформировать и передать комплектовщику склада заявку, на основе которой он может начать подбирать товары.

Клиент – физическое лицо

Внести в БД в соответствии с инструкцией пользователя, данные клиента – Ф.И.О., дату рождения, адрес и номер контактного телефона.

Клиент – представитель юридического лица

Внести в БД в соответствии с инструкцией пользователя, данные организации, которую представляет клиент – Организационноправовую форму, название, ИНН, почтовый индекс, адрес и номера контактных телефонов.

Проверить корректность оформления представленной клиентом доверенности, забрать ее и внести в БД данные представителя организации – Ф.И.О., дату рождения и адрес, а также данные доверенности

– номер, дату начала и завершения действия доверенности.

Описать в БД данные договора купли-продажи товаров – внести наименование организации продавца, в соответствии с юридическими положениями схемы их продажи, установленными на Предприятии.

Сформировать в БД перечень приобретаемых клиентом товаров, указав их количество и стоимость.

Принять товары у комплектовщика, сверить их количество и номенклатуру с подготовленными накладными. Предъявить покупателю.

Распечатать один экземпляр накладной на передачу товаров без формирования сквозных номеров этих документов.

Передать клиенту для ознакомления подготовленные документы, включающие окончательную стоимость приобретаемых товаров.

Клиент – физическое лицо

В зависимости от существующей схемы продажи товаров распечатать и передать клиенту направление в операционную кассу для оплаты товаров через кассу банка.

По квитанции операционной кассы убедиться, что оплата произведена полностью, забрать у клиента направление в операционную кассу, оставив ему квитанцию.

При отсутствии операционной кассы банка принять наличную оплату у клиента и оформить кассовый чек.

Клиент – представитель юридического лица

По информации бухгалтерии Предприятия или с помощью программного обеспечения убедиться в том, что безналичных денежных средств организации клиента, полученных Предприятием ранее, достаточно для оплаты стоимости сформированного списка товаров.

В том случае, если безналичных финансовых средств организации клиента недостаточно для оплаты стоимости сформированного списка товаров подготовить счет на оплату на недостающую сумму и сообщить об этом Руководителю. Подписать счет у Главного бухгалтера и Директора Предприятия.