Как создать и управлять ТСЖ

Обязательно довести до собственников, что их ПД не будут использоваться для других целей, например, для рассылки рекламы, и не будут передаваться иным лицам, не имеющим отношения к процессу управления МКД.

→ Рекомендация

Приготовьте для заполнения формы, в которых ФИО, адрес собственника и его паспортные данные будут заполняться от руки. Подпись также должна быть собственноручной, как и проставленная дата на заявлении. Дело в том, что одну подпись можно легко подделать, и впоследствии, если собственник заявит, что не давал согласия на обработку ПД, будет сложно доказать, что подписывал это заявление сам.

Не требуется получать письменное согласие собственника на обработку персональных данных, если ТСЖ:

• исполняет договор, заключенный с собственниками помещений в МКД (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ);

• привлекает для расчетов за ЖКУ платежных агентов или банковских платежных агентов (ч. 16 ст. 155 ЖК РФ);

• предоставляет информацию контролирующим органам;

 выкладывает информацию о владельце помещения в ГИС ЖКХ

Все же оформить согласие собственников на обработку персональных данных необходимо, даже если оно на данный момент не нужно. В процессе управления домом может возникнуть ситуация, когда потребуется передать данные третьим лицам, например, чтобы привлечь:

• сторонних юристов для взыскания задолженности за ЖКУ;

• расчетно-кассовый центр (РКЦ), который не обладает критериями платежного агента, для начисления платежей;

• подрядную организацию для проведения общего собрания собственников помещений в МКД (технический сервис);

• организацию, которая выгружает сведения в ГИС ЖКХ;

• стороннего бухгалтера или организацию для расчета платы за ЖКУ и др.

Вот тогда вы сможете воспользоваться заранее оформленным документом.

С 1 июля 2017 г. ст. 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает шесть уточненных оснований, чтобы привлечь оператора по обработке персональных данных к ответственности за нарушение законодательства в этой области. Также увеличились штрафы за нарушение обработки ПД — размер штрафа зависит от вида нарушения. Максимальный штраф установлен в размере 75 000 руб. Раньше максимальный штраф составлял 10 000 руб.

► Обратите внимание!

1. Бремя доказывания наличия согласия на обработку ПД лежит на операторе персональных данных.

2. Гражданин вправе в любой момент отозвать свое согласие на обработку его персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ).

3. Если собственник свое согласие отозвал, то ТСЖ имеет право производить в дальнейшем обработку ПД независимо от наличия согласия данного собственника, но первоначально согласие должно быть получено.

Что нужно сделать председателю правления параллельно со сбором согласий на обработку ПД?

1. Издать приказ о назначении ответственного за организацию обработки ПД (п. 1 ч. 1 ст. 18.1, ч. 1 ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ).

Унифицированной формы приказа нет, поэтому его составляют в произвольной форме.

Обязанности ответственного лица установлены ч. 2 и 4 ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ:

• выполнять указания непосредственно от исполнительного органа организации;

• отчитываться перед таким органом;

• контролировать в организации соблюдение законодательства о ПД, в том числе требования к защите персональных данных;

• организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и (или) контролировать прием и обработку таких обращений и запросов;

• доводить до сведения работников оператора положения законодательства о ПД, локальных актов по вопросам обработки ПД, требований к защите персональных данных.

Целесообразно назначить два ответственных лица:

1. работника службы персонала в отношении данных сотрудников, например, кадровика;

2. сотрудника, который обрабатывает персональные данные жителей в МКД, например бухгалтер, паспортист.

2. Издать приказ об утверждении политики в отношении обработки ПД (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ).