Как правильно применять «упрощенку»

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Ведомости по формам № Т-49 и Т-53 регистрируются в специальном журнале, который составляется по унифицированной форме № Т-53а.

В расчетно-платежной и платежной ведомости указывается сумма, которая должна быть выдана работникам. Однако возможно, что не все работники смогут получить причитающиеся им деньги. Поэтому на сумму фактически выданной заработной платы оформляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2). А в расчетно-платежной или в платежной ведомости (соответственно графы 23 и 5) против фамилий тех работников, которые не получили начисленные суммы, нужно сделать пометку «Депонировано».

Учет расчетов с депонентами ведется в специальном реестре или в книге учета депонентов. Налог на доходы физических лиц с депонированной заработной платы в бюджет не перечисляется.

В книге учета доходов и расходов указывается только сумма заработной платы и прочих выплат, которая фактически выдана сотрудникам.

Если организация перечисляет заработную плату работникам на личные банковские счета, то составляется только расчетная ведомость (форма № Т-51).

11.3. ПРИЗНАНИЕ РАСХОДОВ НА ОПЛАТУ ТРУДА В ЦЕЛЯХ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ

Так как все организации (предприниматели), применяющие упрощенную систему налогообложения, используют кассовый метод признания доходов и расходов (ст. 346.17 НК РФ), расходы на оплату труда учитываются в целях налогообложения на дату:

– выдачи работникам денежных средств из кассы;

– перечисления денежных средств с расчетного счета организации на личные банковские счета работников;

– передачи работникам продукции в счет заработной платы.

!!! ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Суммы отпускных, начисленные за два месяца или более, включаются в состав расходов на оплату труда единовременно в момент списания денежных средств с расчетного счета или выплаты из кассы (письмо Минфина России от 1 1.12.2007 № 03-1 1-04/2/298).

Что касается выплаты зарплаты в натуральной форме, то бухгалтеру нужно иметь в виду следующее. Статьей 131 ТК РФ установлено, что не менее 80% заработной платы должно выплачиваться деньгами и только 20% суммы, подлежащей выплате сотруднику, может быть выдано в натуральной форме – продукцией, товарами, работами или услугами.

Следуя требованиям Трудового кодекса РФ, работодатели обязаны выплачивать заработную плату 2 раза в месяц (ст. 136 ТК РФ). Часть заработной платы, которая выплачивается за первую половину месяца, принято называть авансом, а заработную плату за вторую половину месяца – окончательным расчетом.

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателей в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, которая причитается ему за определенный период. Для этого бухгалтеру необходимо выдавать работнику расчетные листки.

Аванс выплачивается уже после того, как первая половина месяца полностью отработана. Перед тем как выплатить аванс, бухгалтер должен начислить заработную плату за первую половину месяца и выдать каждому работнику расчетный листок.

Следовательно, сумму выплаченного аванса бухгалтер может учесть в составе расходов текущего месяца. Записи в книге учета доходов и расходов делаются на основании платежной ведомости.

Сумма денежных средств за вторую половину фактически отработанного месяца выплачивается, как правило, в начале следующего месяца. Поэтому учесть в составе расходов на оплату труда сумму окончательного расчета можно лишь только в следующем месяце.

11.4. НУЖНО ЛИ УДЕРЖИВАТЬ НДФЛ С АВАНСА

Организации (предприниматели) должны выполнять функции налоговых агентов и удерживать налог на доходы физических лиц с выплат сотрудникам. Кроме того, они обязаны оформлять налоговые карточки по учету доходов своих сотрудников. Типовая форма налоговой карточки (форма № 1-НДФЛ) утверждена приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583.

Согласно п. 3 ст. 226 НК РФ налоговый агент обязан рассчитать сумму НДФЛ в конце того месяца, в котором были начислены доходы в пользу работника. В тот день, когда организация выплачивает работнику начисленный доход, нужно удержать сумму НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ).

Возникает вопрос: нужно ли удерживать НДФЛ с авансов?

При выплате доходов в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком дохода является последний день месяца, за который был выплачен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому авансы, выплаченные за первую половину месяца, доходом работника в целях налогообложения не признаются.