Говори как английская королева / The Queen’s English and how to use it

Не допускайте ошибок. Убедитесь в том, что факты, данные, подробности и вся информация соответствуют действительности. Тщательно проверьте текст на наличие грамматических, пунктуационных и особенно орфографических ошибок.

Не допускайте пробелов. Включите в текст письма всю необходимую информацию и ответы на заданные вам вопросы для удобства адресата, с одной стороны, и достижения своей цели, с другой. Если есть приложение, не забудьте его прикрепить.

Будьте учтивы. Тщательно подбирайте слова, чтобы задать письму соответствующий тон, который мог бы создать у получателя «образ» дружелюбной, отзывчивой, заинтересованной личности.

Факс

Правильный факс должен быть коротким – метры факсимильной бумаги отпугнут читателя. Как и в служебной записке, в факсе должны быть указаны тема и имя получателя. Нет необходимости помещать эти данные в верхнем левом углу.

Приветствие, обращение и основная часть письма должны быть расположены в той же последовательности, что и в обычном письме. Формат факса позволяет перейти сразу к основной цели сообщения. Будьте лаконичны (но в меру), удалите устаревшие канцелярские формы, которые часто встречаются в деловой переписке.

Электронная почта

Главное в деловом общении – уметь передать суть своего послания кратко и профессионально.

Пишите электронное письмо так, как если бы вы писали традиционное письмо на бумаге и задавайте себе вопрос: «Что бы я подумал, если бы получил такое сообщение?»

Электронная почта позволяет быстро обмениваться мнениями и информацией. В таком случае можно опустить официальное приветствие и прощание в следующих за первым письмах, особенно если ваш собеседник уже так поступил. В переговорах по электронной почте в первую очередь необходимо убедиться, что между собеседниками достигнуто взаимопонимание. Переписка здесь может продолжаться в достаточно быстром темпе до тех пор, пока собеседники не будут удовлетворены достигнутыми результатами.

Электронная почта устранила пространственные преграды, но не отменила правила этикета. Поэтому в большинстве случаев следует начинать с ‘Dear Mr X’, а не с ‘Hi there!’ Никогда не обращайтесь к собеседнику по имени, если между вами не установлен личный контакт, хотя бы в письмах или по телефону. Решение деловых вопросов с помощью электронной переписки может казаться обезличенным, поэтому контакты по телефону также эффективный способ наладить связи.

Отвечайте на электронные письма немедленно. Оперативное ‘I’ll get back to you’ лучше, чем полное молчание.

Не забывайте и о том, что электронная почта не предназначена для передачи данных, не подлежащих разглашению, во всяком случае, если они не зашифрованы. При необходимости переслать конфиденциальную информацию отправьте лучше личное письмо. Отметьте письмо как конфиденциальное, если не знаете точно, кто его может прочитать.

Если в письме есть информация о прикрепленном вложении, а самого вложения нет, это может вызвать у получателя неприятное чувство досады. Убедитесь, что прикрепили все необходимые файлы.

Упражнение на нахождение ошибок

Это упражнение частично основано на реальных документах некой фирмы, только ее название и номера телефонов изменены. Найдите ошибки или пропуски, но не зацикливайтесь на пропущенных the в этих итоговых документах: