Бюджетирование на компьютере

Подготовка данных для бюджетов в книгах финансовых операций

Выше уже говорилось о том, что в модуле «Управление бюджетом» значения бюджетных показателей можно вводить как в ручном, так и в автоматическом режиме. Ручной способ заключается в том, что значения бюджетных статей вводятся с клавиатуры в режиме редактирования бюджета. Однако в полной мере оценить возможности системы «Галактика» в части бюджетирования можно лишь при использовании автоматического способа. Отметим, что он более удобен, оперативен, и сводит к минимуму вероятность всевозможных ошибок, обусловленных в том числе и пресловутым «человеческим фактором».

Автоматическое заполнение бюджетных показателей осуществляется на основании данных, содержащихся в книгах финансовых операций. Каждая финансовая операция представляет собой отражение в учете того или иного хозяйственного процесса либо события.

Финансовые операции можно регистрировать в книгах финансовых операций в автоматическом или ручном режиме. Автоматический режим подразумевает использование механизма типовых финансовых операций, которые привязываются к первичным и иным документам бухгалтерского контура и контура логистики системы «Галактика». Сведения, содержащиеся в книгах финансовых операций, используются впоследствии в качестве источника данных для формирования и расчета показателей бюджетов (это осуществляется с помощью команды главного меню Операции→Расчет показателей бюджета).

Возможности программы предусматривают ведение трех видов книг финансовых операций: книга плановых финансовых операций, книга фактических финансовых операций и книга финансовых операций «по данным бух. учета». Для перехода в режим работы с этими книгами предназначены соответствующие команды меню Документы. Поскольку порядок работы с этими книгами во многом аналогичен, то знакомиться с ними мы будем на примере книги плановых финансовых операций.

Доступ к книге плановых финансовых операций осуществляется с помощью команды Документы→Книга плановых операций – при ее выполнении отображается окно, которое представлено на рис. 3.57.

Рис. 3.57. Книга плановых финансовых операций

Этот интерфейс имеет двухпанельное представление. Вверху содержится перечень зарегистрированных ранее финансовых операций, для каждой из которых представлены перечисленные ниже сведения.

• Дескриптор пользователя.

• Дата документа, на основании которого сформирована операция.

• Номер документа, на основании которого сформирована операция.

• ЦФО, к которому относится операция.

• Краткое наименование (аббревиатура) – при наличии такового.

• Статья бюджета.

• Сумма финансовой операции.

• Период планирования.

• Валюта операции.

Финансовые операции можно помечать с помощью клавиши Insert – например, для осуществления групповых операций (групповое редактирование аналитики, удаление группы операций, и т. д.). Для отображения признака помеченной записи предназначена крайняя колонка слева. Отметим, что пометку можно снять – для этого повторно нажмите Insert.

Что касается нижней части окна, то в нем представлены дополнительные сведения о текущей финансовой операции. В поле Содержание отображается текстовая формулировка операции (при отсутствии такового данный параметр может быть незаполненным). В поле Документ выводится наименование типа документа, например, договор, накладная и т. п., а в поле, расположенном ниже – краткое содержание документа, отражающее его суть. В поле Состояние отображается текущее состояние документа (например, активный).

Поле ТФО будет заполнено только в том случае, если данная финансовая операция была создана на основании типовой финансовой операции – в данном случае здесь отображается наименование этой типовой финансовой операции.