Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных

Для каждого вида анализа есть подходящие и неуместные диаграммы. Например, не стоит отображать помесячную динамику на круговой – для динамики мы рисуем линию. Хотя на временной шкале вы могли видеть и столбчатые диаграммы. Тогда и возникает вопрос: какой вариант подойдет лучше?

В первую очередь это зависит от объема данных: 5 столбцов – это одно, а 15 – уже другое. Я расскажу о рекомендуемых правилах, но их нельзя считать строгим алгоритмом. Сталкиваться с исключениями из правил вы будете постоянно, потому что выбор диаграммы зависит и от других нюансов, например от длины подписей категорий и места, которое отводится диаграмме на экране.

А еще выбор диаграммы зависит от того, сколько рядов данных вы хотите на ней поместить: просто фактические показатели или их сравнение с планом, прошлым годом, отраслевым бенчмарком. В этой главе мы начнем с простого: как выбирать диаграммы для рейтинга, динамики и структуры с одним рядом данных.

Диаграммы для рейтинга

Для визуализации количественного сравнения используем фигуру под названием «столбец». По-английски это bar, отсюда и пошло общее название Barchart, у которого может быть горизонтальная или вертикальная ориентация.

Но в MS Office это две отдельные диаграммы: вертикальная называется гистограммой, а горизонтальная – линейчатой. Обе подходят для рейтинга с одним рядом данных, но не всегда они взаимозаменяемы. Разберемся, в каких случаях не стоит применять любимую всеми гистограмму.

Выбирайте по числу категорий

Когда на гистограмме много столбцов, подписи категорий не помещаются по горизонтали, а под углом сложно определить, к какому столбцу относится подпись.

Для решения этой проблемы диаграмму нужно перевернуть, и тогда подписи категорий можно будет легко прочитать по горизонтали слева направо. Как правило, если у вас до 10 столбцов, подписи помещаются на вертикальном барчарте, а свыше 10 – на горизонтальном.

Напоминаю, что 10 категорий – это примерный ориентир, нужно принимать во внимание и другие нюансы.

Учитывайте длину подписей

В этом примере всего 8 видов услуг, но у них очень длинные названия, которые снова встали под углом.

Здесь опять выручит линейчатая диаграмма. Хотя я рекомендую подбирать сокращенные названия для длинных видов услуг или статей затрат. Пространство нужно использовать для визуализации, а не для избыточного текста.

Оцените доступное место на экране

Выручка по 7 филиалам на гистограмме будет наглядной, если она занимает хотя бы половину ширины экрана дашборда или слайда. Но здесь у нас примерно четверть экрана, и подписи опять не умещаются. А для линейчатой диаграммы такой проблемы нет – она хорошо выполняет свою функцию.

Краткие выводы: когда гистограмма не подходит

● Если нужно сравнивать больше 10 объектов.

● Если подписи категорий не умещаются по горизонтали.

● Если на дашборде недостаточно места для гистограммы.

Диаграммы для динамики

Чтобы показать, как изменялся со временем один показатель, лучше подходит линейный график или гистограмма. В некоторых случаях также можно использовать график с областями, заострять внимание на нем пока не буду.

Разберемся, когда выбирать диаграмму с вертикальными столбцами, а когда линейный график. Критерий все тот же – количество точек данных, только здесь оно увеличивается до 12.

12 периодов будут наглядными как на графике, так и на гистограмме, потому что названия месяцев сокращены. Но если на дашборде будут появляться и месяцы следующего года, получится перегруз.

График в таком случае лучше сфокусирует внимание на линии тренда и избавит от лишнего визуального шума.

Меньше 6 периодов

Обратная ситуация, когда у нас лишь несколько точек данных, например IV квартала года. На своих лекциях я показываю две диаграммы рядом: предупреждаю, что данные одинаковые, и спрашиваю, какая больше нравится на первый взгляд. Большинство выбирает столбцы.

Я с ними согласен: график выглядит оторванным от шкалы и каким-то пустым. Смущают и ровные линии между точками, потому что рост или падение редко бывают настолько равномерными. Для убедительной линии тренда мало данных, к ней нет доверия. А на гистограмме больше акцент на сумме за квартал, но при этом сохраняется хронологический порядок.

Частая ошибка с направлением шкалы

Иногда на дашбордах прямо под карточками KPI (или даже вместо них) добавляют мини-диаграммы с динамикой, например за несколько лет. И часто для этого используют горизонтальные барчарты, то есть линейчатые диаграммы.

Не допускайте такой ошибки! Временную шкалу мы располагаем строго по оси X, то есть по горизонтали. А значит, для таких мини-диаграмм выбираем мини-гистограммы с вертикальными столбцами.

Краткие выводы: вертикальные столбцы или линии?

● Если меньше 6 периодов, выбирайте гистограмму.

● Если периодов максимум 12, подойдет и то и другое.

● Если периодов больше 12 – только линейный график.