Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных

Многие считают, что диаграмма «Воронка» – это символ продвинутой CRM-системы, крутой аналитики продаж. А потому, обнаружив ее в Excel или Power BI, стараются использовать при каждом удобном случае. Часто получается не к месту, и без объяснений не понять, что хотел донести до нас автор.

Здесь с помощью воронки пытались сравнить филиалы по количеству клиентов. Но со стороны это выглядит так:

● из Санкт-Петербурга 4024 клиента перешли в тюменский филиал;

● из них 2447 клиентов перешли в филиал в Перми;

● и так клиенты переходили по городам, пока не закончились.:)

Конечно, автор хотел показать другое – в каком филиале больше клиентов. То есть количественное сравнение по шкале – рейтинг. Для этого не нужно сдвигать столбцы на середину: строим их от нуля на обычной линейчатой диаграмме.

«Но в воронке ведь значения как раз идут от большего к меньшему! – говорят студенты. – Чем не рейтинг?» Объясню. Воронка нужна не для сравнения показателей.

Диаграмма «Воронка» – частный случай динамики. И нужна она исключительно для визуализации поэтапного процесса, в котором на каждом этапе происходит отсев.

Например, с ее помощью можно показать, как менялось количество клиентов от первого звонка менеджера до заключения договора. Вы видите, что после презентации мало клиентов доходят до демоверсии, зато потом высокая конверсия в коммерческое предложение и договор.

Не все пироги одинаково полезны

Круговую диаграмму в народе называют «пирогом» (от англ. Pie Chart). И чаще всего ее используют не по назначению. Давайте посмотрим на эту визуализацию проектного портфеля.

Вроде бы все сделано правильно. Для структуры выбрана круговая диаграмма, на ней всего 5 секторов, есть подписи данных, категории умещаются по горизонтали. Но кому бы я ее ни показывал, всем она не нравится: кто-то предлагает вынести подписи наружу, кто-то говорит, что нужно поменять цвета… Но ее проблема в другом.

Цель диаграммы – показать срез по этапам проектов на текущий момент. Здесь мы не сортируем этапы от большего к меньшему – они идут друг за другом: сначала планирование, потом проектирование, потом разработка и так далее. На самом деле это хронологическая последовательность, только не по календарным периодам, а по этапам проекта.

Это не структура, а динамика – ее всегда отображаем слева направо по горизонтальной оси. Сразу видно, что 50 проектов сдано, 20 – на вводе в эксплуатацию, 40 – на этапе разработки и так далее. Подписи с процентами, обычные для круговой диаграммы, здесь не нужны и только запутывают.

Еще раз стоит обратить внимание на горизонтальную временную шкалу. Кому-то может показаться, что линейчатая диаграмма подойдет лучше, особенно при более длинных подписях.

Это будет пусть не фатальной, но ошибкой. Глаз по умолчанию воспринимает горизонтальные столбцы как ранжированный список, а нам нужен акцент на динамике.

Есть и другой пример неуместного использования «пирога», в котором пытались показать, из каких возрастных групп состоит наша клиентская база.

Сектора отсортированы именно так, как и нужно на круговой диаграмме, – от большего к меньшему. Но сегменты – это интервалы распределения по возрастам. То есть снова мы имеем дело с горизонтальной шкалой от минимума до максимума.

Самый наглядный вариант – показать размер сегментов столбцами. Их уже не нужно делать цветными, как это было с секторами, и в легенде тоже нет необходимости – интервалы возрастов подписаны на оси Х.

Вы можете удивиться, почему исправления всех ошибок сводятся к диаграммам с горизонтальными либо вертикальными столбцами. Но это действительно самый функциональный способ визуализации.

Любой вид диаграмм нужно выбирать осознанно. Сначала определяем, что представляют собой данные по смыслу и какой это вид анализа данных. А уже потом выбираем подходящую диаграмму. Это не творческий, а исключительно логический процесс.

Для каждого вида анализа есть несколько вариантов уместных диаграмм. Выбирать правильно в каждом случае научат инструкции в следующих главах. Вы можете освоить мастерство визуализации данных, не будучи дизайнером.

Резюме

5 видов анализа данных:

1. Рейтинг – для количественного сравнения показателей.

2. Динамика – для понимания изменений во времени.

3. Структура – для анализа состава целого, долей в 100 %.

4. Взаимосвязи – для оценки количественных и логических связей между несколькими параметрами.

5. Распределение – для сегментации по интервальной или постоянной шкале.

В 90 % случаев в корпоративной отчетности используются только 3 из них.

1. Рейтинг.

2. Динамика.

3. Структура.

Чтобы избежать ошибок, надо сначала определить вид анализа данных, а затем выбирать подходящую диаграмму.

6.2 Как выбирать диаграммы