Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных

Карточки «Факт» и «Исполнение»: создание и настройка

Дальше просто тиражируем созданную карточку: копируем, отступаем два столбца, оставляя зазор, и вставляем. Меняем в скопированной карточке ссылку на ячейку (вместо планового показателя теперь нужен фактический). Как и в первой карточке, здесь нужно разделить показатель на 1000: проследите, чтобы это осталось в формуле.

Меняем название новой карточки на «Факт, тыс. руб.». Не страшно, если данные не поместились и отобразились в ячейке как «#######». Чтобы увидеть фактическое значение, просто растяните ширину столбца. Останется только привести полученные данные к нужной разрядности.

Вторая карточка – «Факт, тыс. руб.» – создана. Так как мы копировали уже настроенную карточку, то нам не пришлось повторять все шаги настройки.

Для создания третьей карточки – «Исполнение» – копируем одну из созданных и вставляем ее так же на расстоянии в два столбца от соседней. Для вычисления значения в этой карточке достаточно вставить формулу с делением значения из карточки «Факт, тыс. руб.» на значение из карточки «План, тыс. руб.».

Полученное значение отображаем в процентах, для этого на вкладке «Главная» в разделе «Число» нажимаем кнопку «Процентный формат». Созданным карточкам придаем визуально одинаковый размер – и они готовы.

Не переборщите с количеством карточек KPI. Если заказчик просит вывести в них 7–10 показателей, объясните, что это сделает числа сложными для восприятия и приведет к перегрузу дашборда. Я рекомендую добавлять не более 6 карточек.

Резюме

Карточки KPI – первое, что видит пользователь на дашборде. Тут не нужны диаграммы и яркий цвет, все внимание должно быть сконцентрировано на важном числовом показателе. Мы создали эти элементы за несколько шагов.

1. На листе со сводными таблицами сформировали выборку с общими показателями плана и факта.

2. На листе с заготовками диаграмм («Чистовик») сформировали первую карточку: сослались на ячейку с показателем плана на другом листе, настроили разрядность и дали карточке понятное название.

3. Оформили внешний вид первой карточки: увеличили шрифт числового показателя и добавили светло-голубую заливку, чтобы акцентировать внимание на KPI.

4. С помощью тиражирования уже созданной карточки создали две новые – «Факт» и «Исполнение». Повторять все шаги настройки уже не придется, но нужно изменить ссылку в строке формул для показателя карточки «Исполнение».

Оформляем карточки итоговых показателей: урок на YouTube

https://rebrand.ly/kpi-cards

2.3 Выравниваем дашборд и добавляем заголовок

Из-за изменения размера карточек диаграммы на макете растянулись и часть данных на них уехала за пределы экрана. Но нам важно, чтобы пользователь видел всю информацию сразу.

Чтобы все помещалось на одном экране, нужно изменить размеры графиков и диаграмм. Для этого выделяем блок с диаграммой и регулируем размер, передвигая линии его границ.

То же самое делаем и с остальными визуальными элементами. Если необходимо переместить блок с диаграммой ровно по горизонтали или вертикали, выделяем его и, зажав клавишу Shift, передвигаем мышкой.

Удаляем лишнюю строчку между карточками и визуальными элементами. Теперь добавим на лист название дашборда.

Над карточками KPI нам нужны 3 пустые строки: добавьте, если их не хватает.

Во второй пустой строке, в ячейке над первой карточкой (у нас это ячейка D2), напишите название дашборда – «Анализ фонда оплаты труда».

Задайте размер шрифта заголовка в 20 пунктов – так же как у числовых показателей на карточках.

Чтобы сделать чистовик полноценным, остается только убрать сетку на листе с дашбордом. Для этого нужен всего один клик мышкой: на вкладке меню «Вид» уберите галочку у параметра «Сетка».

Вот как выглядит наш дашборд после всех операций по сборке.

Резюме

Практика показывает: любая неаккуратность снижает не только ценность вашей работы, но даже доверие к данным. Хорошо оформленный дашборд стоит дороже.

Вот что мы сделали для этого.

1. Изменили размер диаграмм, чтобы уместить все на один экран.

2. Выровняли расположение визуальных элементов.

3. Добавили заголовок дашборда в пустые строки над карточками.

4. Убрали с листа Excel линии сетки.

Уделяйте достаточно внимания и грамотному расположению элементов, и их выравниванию. Только в этом случае продукт может выглядеть профессионально.

Выравнивание, заголовок, отключение сетки: урок на YouTube

https://rebrand.ly/alignment

Часть 3 Анатомия диаграмм