Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных

Ключевое отличие дашборда от слайда – возможность фильтровать данные. Благодаря этому на одном экране мы можем перейти от итоговых показателей компании до каждого подразделения, углубиться в статьи затрат по каждому месяцу. На это ушли бы десятки слайдов.

Интерактивность дашборда можно настроить с помощью фильтров или срезов. Фильтры привычны многим, но у них есть свои недостатки, которые делают работу с дашбордом неудобной. Рассмотрим оба инструмента, чтобы подстроиться под предпочтения любого заказчика.

Старые добрые фильтры

В полях сводной таблицы предусмотрен блок «Фильтры». Мы можем перенести туда категорию данных, например подразделение, и над таблицей получим строку с фильтром.

Я не люблю стандартные фильтры по нескольким причинам.

● Сразу не видно, сколько элементов в списке, – может, 4, а может, 40. Нужно раскрывать список, чтобы выбрать элемент.

● Для выбора нескольких элементов надо нажимать отдельную галочку.

● Для каждой выборки нужно добавлять свои фильтры, даже если они уже были настроены для другой выборки.

● Они занимают лишнее место на листе.

Многие до сих пор добавляют множество фильтров и ставят галочки в длинных списках. Хотя еще в 2010 году появилась современная альтернатива – кнопки-срезы. Во многом благодаря им дашборд получает интуитивно понятный интерфейс.

Волшебные срезы

Как создать срез:

ставим курсор на ячейку внутри сводной таблицы;

на вкладке меню «Вставка» нажимаем «Срез»;

ставим галочку в поле с нужной категорией данных;

получаем интерактивный срез.

Если вместо списка полей появилось такое окно, значит, вы пропустили п. 1 – нужно поставить курсор внутрь сводной таблицы, чтобы ячейка выделилась, иначе Excel вам говорит: «Подключения не найдены».

Нажимаете на кнопку среза – и таблица с графиком динамически фильтруется по выбранному подразделению.

Если вы хотите выбрать несколько подразделений, то выбирайте их с зажатой клавишей Ctrl, а если это вам неудобно, то можете перейти в режим выбора нескольких объектов и по очереди выделять.

Чтобы сбросить фильтр, нажмите на знакомую кнопку справа вверху.

Подключаем срезы к отчетам

Созданный срез по умолчанию фильтрует только ту выборку, на основе которой он создан. Для влияния на другие выборки мы настроим взаимодействие.

Способ 1

Через кнопку на ленте меню

На вкладке «Срез» выберите кнопку «Подключения к отчетам». Если вы не видите такой вкладки, значит, ваш курсор стоит на какой-нибудь ячейке, поставьте его на срез.

Способ 2

Через контекстное меню

Кликните по срезу правой кнопкой мыши и выберите пункт «Подключения к отчетам» из контекстного меню.

У меня нет предпочтений, по ситуации применяю оба способа. В итоге открывается окно «Подключения к отчетам (Подразделение)», в нем отмечаем галочками все остальные таблицы.

Теперь срез «Подразделение» взаимодействует со всеми выборками и заготовками, что есть на листе.

Можно добавлять сразу несколько срезов, если в окне «Вставка срезов» поставить несколько галочек возле названий столбцов.

Для каждого среза нужно настроить взаимодействие с существующими выборками. Срез может влиять не на все визуальные элементы, а только на их часть в зависимости от сценария работы дашборда.

Не создавайте срезы для полей, которые содержат данные о фактических значениях, – используйте их для полей с категориями.

Выборки и срезы за 5 шагов

Работу с выборками можно оптимизировать, чтобы создание визуальных элементов стало более простым. Для этого сначала полностью настраиваем базовую выборку, а потом тиражируем ее и получаем почти готовую новую.

Шаг 1

Создайте на новом листе первую выборку из полей сводной таблицы «Месяц», «План» и «Факт».

Шаг 2

Откройте параметры сводной таблицы на вкладке меню «Анализ» → «Параметры» или с помощью контекстного меню (клик правой кнопкой мыши).

Шаг 3

В открывшемся окне настроек уберите галочку в пункте «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении». Если этого не сделать, при каждом использовании среза ширину столбцов придется настраивать заново.

Шаг 4

Добавьте нужные срезы из базовой выборки. На вкладке меню «Вставка» нажмите «Срез» и в появившемся окне отметьте галочками необходимые поля.

Чтобы выбрать на срезе несколько категорий, нажмите на кнопку «Выбор нескольких объектов» возле его заголовка и уберите выделение с ненужных позиций. Еще один вариант – нажать на клавиатуре Ctrl и мышью выбрать нужные позиции.

Шаг 5

Осталось тиражировать базовую настроенную выборку и добавить все нужные заготовки визуальных элементов.

Панель «Поля сводной таблицы» всегда можно скрыть, а при необходимости вызвать снова: клик правой кнопкой мыши из любой ячейки сводной таблицы → кнопка «Показать список полей».

Резюме

Срезы – основа интерактивности дашборда. Они работают как кнопки, и клик по каждой обновляет все данные на экране. Удобно, понятно, просто для анализа.