Управление в социальной работе

Рассмотренные выше структурные элементы функции организации представляют собой технологическое содержание организаторской деятельности по выполнению решений на уровне процессов. Дальнейшая их детализация до этапов, работ, форм и способов организации позволяет определить следующую технологическую последовательность.

Организация выполнения решений (планов) должна обеспечить своевременную постановку задач, согласование деятельности, рациональное использование персонала, своевременное реагирование на обстановку, выполнение задач в установленные сроки, качественное планирование и т. д. Опыт деятельности руководителей и органов управления позволяет в качестве основных выделить следующие этапы организации выполнения решений (планов):

1. Доведение решения (задачи) до исполнителей.

2. Создание (приспособление, адаптация) организационной структуры для выполнения решения. Развертывание и доразвертывание систем и подсистем.

3. Определение технологии выполнения задачи, включающей определение содержания процесса выполнения задач (функций), установление целесообразных схем, порядка и методов выполнения задачи и регламентацию деятельности по выполнению задачи.

4. Подбор исполнителей (персонала, подразделений, отделов и служб) для конкретной деятельности.

5. Делегирование полномочий.

6. Определение ответственности.

7. Подготовка сил и средств к решению задачи и организация всестороннего обеспечения выполнения решений (планов).

8. Определение порядка коммуникаций при решении задачи.

9. Контроль готовности созданной системы к выполнению решения (плана).

10. Координация и регулирование деятельности исполнителей при выполнении решения (плана).

Кроме указанных этапов организации, в зависимости от цели деятельности могут добавляться как самостоятельные либо входить содержательно в перечисленные этапы наращивание и восстановление элементов системы в процессе выполнения задачи, а также поддержание готовности системы и ее составляющих к выполнению задачи.

Рассмотрим этапы деятельности по организации выполнения решения.

• Доведение решения (задач) исполнителям осуществляется в форме и методом, которые зависят от характера самих задач и условий их выполнения. При доведении задач до исполнителей руководитель должен помнить, что обеспечение выполнения решения (задачи) начинается с его влияния на подчиненного в момент постановки задачи. Независимо от выбранной формы доведения задачи идеальной поэтому можно считать личную постановку задачи руководителем. Однако это не всегда представляется возможным, поэтому для постановки задач могут (должны) использоваться различные средства, способы и формы их доведения.

В любом случае приказы, распоряжения должны содержать постановку обязательной для выполнения задачи, перечень ограничений, то есть того, чего не следует делать, а в отдельных случаях – инструкции о порядке выполнения задачи. При постановке задач следует соблюдать следующие требования: во-первых, смысловая направленность и стиль изложения должны вселять в подчиненных уверенность в успешном выполнении задачи; во-вторых, не допускать двусмысленности и противоречий, в связи с чем задача должна быть однозначно понимаема и адекватно трактоваться руководителем и подчиненным; в-третьих, информация, содержащаяся в решении, должна доводиться адресно; в-четвертых, должны быть обеспечены точность и полнота доведения решения, сочетаемые с краткостью и ясностью изложения. Не должно оставаться никаких сомнений в том, кому, что и где необходимо выполнить, как при этом будет организовано управление, взаимодействие и обеспечение.

Кроме того, задачи должны быть доведены своевременно с учетом времени доставки приказа и времени, необходимого для работы подчиненных органов управления; способы передачи информации о задачах должны соответствовать обстановке и возможностям подчиненного.

Общий порядок работы органов управления по доведению задач обычно устанавливает руководитель организации. Выбор форм, способов и средств доведения задач должен отвечать требованию обеспечения быстрой и надежной постановки задач, чтобы предоставить подчиненным достаточное время на всестороннюю подготовку к решению поставленной задачи.

Основными способами доведения решений (задач) являются следующие: