Ценность ваших данных

Управление записями (records management) – важнейший компонент управления документами. К управлению записями предъявляются особые требования. Согласно международному стандарту ISO 15489–1:2016 Information and documentation – Records management – Part 1: Concepts and principles управление записями включает[478]:

a) создание записей и их ввод в систему с целью доказательства ведения деловых операций;

b) принятие надлежащих мер по защите их аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования в условиях изменяющейся во времени деловой среды и требований к управлению записями.

Управление жизненным циклом документов и записей предполагает следующие виды работ:

● учет – идентификация и инвентаризация существующих и вновь создаваемых документов и записей;

● определение политик – разработка, утверждение и обеспечение соблюдения политик ведения, оборота, хранения и уничтожения документов и записей;

● классификация документов и записей;

● хранение физических и электронных документов и записей (текущее и архивное);

● получение и распространение – регулирование доступа к документам и записям, их тиражирования и распространения в соответствии с установленными политиками и правилами, стандартами информационной безопасности и защиты данных, распоряжениями руководства организации и нормативно-правовыми требованиями;

● сохранение и уничтожение – своевременное архивирование и уничтожение документов и записей в соответствии с нуждами организации, законами, нормами и правилами.

Управление контентом

Управление контентом (content management) включает процессы, методы и технологии упорядочения, классификации и структурирования информационных ресурсов с целью обеспечения возможности их хранения, публикации и многократного многоцелевого использования.

Жизненный цикл контента может быть высокоактивным и предусматривать ежедневные изменения посредством контролируемых процессов создания, добавления или изменения информации. Существует также статичный контент, вовсе не меняющийся или изменяемый крайне редко и в минимальных пределах. В свою очередь, управление контентом может варьироваться от строго формализованного (в соответствии с жесткими правилами хранения, доступа, обращения и аудита, контролем сроков хранения и ликвидации) до полностью неформального добавления и изменения контента пользователями.

Если управление контентом ведется в масштабах организации, такой подход называется управлением корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM).

Контролируемые словари

Контролируемым словарем (controlled vocabulary) называют определенный перечень слов, которые допустимо использовать в индексах, названиях категорий, документов, файлов и иных объектов, а также тегах метаданных с целью обеспечения возможности поиска, извлечения и просмотра контента. Подобный регламентированный лексикон необходим также и для систематизации документов, записей и контента в каталогах библиотек. Сложность структуры словарей может варьироваться от простого списка или меню до более сложных кругов синонимов или нормативных словарей, еще более сложных таксономий и вплоть до сложнейших онтологий и тезаурусов.

Электронное раскрытие информации

Юрисдикции многих государств предусматривают действие специальных регламентов, дающих возможность организациям представлять суду доказательства в электронной форме. Электронные документы обычно маркированы метаданными (в отличие от многих бумажных, которые могут как иметь, так и не иметь данные об их происхождении), которые позволяют использовать их как важную часть доказательной базы. Процедура электронного раскрытия информации (e-discovery) позволяет выявлять электронные записи, которые могут быть предъявлены в судах различных инстанций и юрисдикций в качестве документальных доказательств.

14.2.4. Контекстная диаграмма области знаний и уровни зрелости функции «Управление документами и контентом»

Контекстная диаграмма области знаний «Управление документами и контентом» представлена на рисунке 14.7.

* DAMA. DAMA-DMBOK: Data Management Body of Knowledge: 2nd Edition. Technics Publications, 2017. (Русский перевод: DAMA-DMBOK: Свод знаний по управлению данными. Второе издание / Dama International. – М.: Олимп-Бизнес, 2020.)

Для успешного управления документами, записями и другими видами совместно используемого контента требуется:

1. Четкое планирование, включая формирование политик для различных видов доступа и обработки.

2. Обеспечение возможности управления терминологией, включая онтологии и таксономии, необходимой для организации, а также хранения и извлечения различных форм контента.

3. Определение информационной архитектуры и метаданных, необходимых для поддержки контент-стратегии.

4. Внедрение технологий, позволяющих управлять жизненным циклом контента – от создания или сбора контента до управления версиями и обеспечения безопасности.